System biurowy: potrzeba, znaczenie, planowanie i zalety

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać potrzeby, cechy, znaczenie, planowanie, zalety i wady systemu biurowego.

Potrzeba systemu w biurze:

Każde biuro jest ustawione, aby osiągnąć jakiś cel. Aby to osiągnąć, na każdym etapie należy wykonać szereg zadań.

Stanowi to duże zapotrzebowanie na zarządzanie, ponieważ wraz z rozwojem przedsiębiorstwa staje przed trudną konkurencją.

W przypadku błędu popełnionego podczas wykonywania zadania ze względu na brak systemu, kosztowne staje się naprawienie zadania, uporządkowanie go i ponowna realizacja.

W prostych słowach, kiedy istnieje system i przez cały czas, jeśli każdy w biurze podąża za systemem, staje się on procedurą urzędu. "Procedury biurowe są zatem szeregiem kroków, które należy podjąć, aby wykonać określoną pracę w biurze, zgodnie z systemami biurowymi." Na przykład rekrutacja personelu biurowego powinna odbywać się na podstawie planowanego systemu.

Charakterystyka systemu biurowego:

Są to następujące cechy dobrego systemu biurowego:

1. Systemy biurowe są wzajemnie powiązanymi częściami działającymi w sekwencji i nie są odosobnionymi działaniami.

2. Systemy biurowe dotyczą metody pracy w biurze.

3. Mają na celu osiągnięcie celu przedsiębiorstwa.

4. Zajmują się miejscem i czasem wykonania pracy w biurze lub dowolnej części przedsiębiorstwa.

Znaczenie systemu biurowego:

1. Jeśli personel biurowy musi zostać odpowiednio przycięty, konieczne jest posiadanie dobrego systemu biurowego.

2. Powszechny błąd spowodowany przez pracownika może zostać w dużym stopniu zredukowany, jeśli system jest właściwy i ustanowiony w biurze.

3. Frustracja, opóźnienia i blokada pracy biurowej jest mniejsza, jeśli istnieje dobry system biurowy.

4. Aby zapewnić odpowiednią koordynację, kontrolę i nadzór w biurze, konieczny jest bardzo dobry system biurowy.

5. Ponieważ w systemie jest zaangażowana metoda, pomaga ona w szybszym przemieszczaniu się, ponieważ personel w biurze zna i postępuje zgodnie z systemem.

6. Oszczędność siły roboczej i kosztów ogólnych powstaje, jeśli ustanowiony zostanie właściwy system.

Planowanie lub projektowanie systemu biurowego:

Zadaniem najwyższego kierownictwa jest zaangażowanie się i dzielenie odpowiedzialnością, aby pokazać entuzjazm i gorliwość w projektowaniu systemu biurowego. Jak każdy inny rodzaj działalności, system musi być odpowiednio zaplanowany i starannie zaprojektowany. System, zaplanowany, zaprojektowany i zatwierdzony przez kierownictwo i ustanowiony w organizacji, musi skutkować sprawnym funkcjonowaniem biura i osiągnięciem dobrego wyniku.

Organizacja projektowania systemu:

System można ustanowić, ustawić lub sformułować jednym z następujących sposobów:

1. Konsultanci zewnętrzni: Konsultanci ci mogą zostać wezwani do przeprowadzenia specjalnego przeglądu biura w celu stworzenia systemu i procedur, tak aby porady zostały ustanowione.

2. Najwyższe kierownictwo powołuje komitet systemowy, który rozpatruje każdy aspekt systemu i przedstawia odpowiednie sugestie.

3. Odrębny wydział lub sekcja składająca się z analizy systemowej tworzona jest w celu opracowania systemu i zaproponowania określonych metod i procedur.

4. Jeżeli biuro jest bardzo małe, kierownikowi biura przypisuje się zadanie analizy systemu i sugestie, które należy przedstawić dla ich instytucji.

Kroki do planowania systemów:

Prace związane z planowaniem systemu można podzielić na:

1. Ustalanie celów i zasad:

Jest to podstawowa konieczność każdego systemu. Jest to zadanie najwyższego kierownictwa.

Niektóre z ważnych aspektów ustanawiania celów to:

(i) Jakie informacje należy podać i komu?

(ii) Czy istnieje uzasadnienie dla obniżenia obecnego kosztu?

(iii) Jaki jest zakres konkurencji, aby ustanowić system?

(iv) Jaki powinien być zakres mechanizacji?

(v) Jeżeli system został ustanowiony, jaki byłby jego procent, który można by śledzić i jaka byłaby stopa wzrostu systemu?

2. Definiowanie ograniczeń systemów:

Ten znany również jako "wie, czym jest struktura systemu". Gdy granice są już znane, obsługa staje się łatwa. Po ustaleniu celów granice lub ramy są łatwe do zaprojektowania, a następnie zestaw zasad i polityk może zostać wprowadzony w ramy, aby system mógł przybrać konkretny kształt.

3. Gromadzenie danych:

Aby zebrać dane, należy zastosować metodę. Nieistotne, niewystarczające lub marnotrawstwo zebrane dane nie będą służyły tworzeniu ani tworzeniu systemu. Tutaj należy gromadzić lub gromadzić tylko te dane, które są przydatne dla systemu.

W momencie gromadzenia danych należy zająć się następującymi kwestiami:

(i) Rodzaj zebranych danych

(ii) Źródło, z którego zbierane są dane

(iii) Czas zbierania danych

(iv) Podejście, które należy przyjąć przy gromadzeniu danych.

Źródła gromadzenia danych:

1. Podręczniki i wykresy organizacji:

Schematy organizacyjne i podręczniki również dają pewne szkicowe szczegóły. Ale gdy są używane w podręcznikach organizacji, wskazują, w jaki sposób są pogrupowane działania i jakie działania należy podjąć na każdym etapie, aby zadania zostały wykonane. Niezbędne byłoby przygotowanie listy wykonanych zadań, ponieważ identyfikuje ona wykonaną pracę, skąd jest wykonywana i czy ma miejsce dublowanie itp.

2. Przepływ informacji i system:

Wszystkie odpowiednie pliki powinny zostać wykorzystane do wyodrębnienia danych dotyczących systemu informacji. Wskazują sposób wykonywania pracy - zarówno w przeszłości, jak i prądu. Poza tym wskazują preferencje różnych menedżerów.

3. Producent maszyn biznesowych:

Niektórzy producenci maszyn biznesowych mogą pomóc w projektowaniu systemu. Mimo że jest to powszechna praktyka w krajach rozwiniętych przemysłowo, jest to raczej rzadkość w naszym kraju, być może z wyjątkiem komputerów, duplikatów i maszyn Xerox. Porozmawiaj z przełożonymi, przełożonymi i pracownikami operacyjnymi.

Osoby zaangażowane w proces mogą dostarczyć najlepsze dane w celu zaprojektowania systemu. Są w stanie udzielić odpowiedzi na wiele pytań bez odpowiedzi. Dlatego wskazane byłoby przesłuchanie przełożonych i pracowników tylko pod koniec procesu zbierania danych, ponieważ do tego czasu znane są pytania, na które odpowiedzi są poszukiwane.

4. Obserwowanie dzieła:

Obserwacja pracy jest wiarygodna i zawsze powinna być stosowana. Wiarygodność danych już zgromadzonych za pośrednictwem innych źródeł można sprawdzić przy jego pomocy. Jednak właściwa obserwacja wymaga odpowiedniego przeszkolenia części obserwatora.

5. Badanie danych księgowych:

Dane księgowe ujawniają koszty i kontrolę rachunkowości finansowej oraz systemy i metody ich funkcjonowania. Jest prawdopodobne, że w niektórych przypadkach funkcjonuje niekompletny, częściowy lub odrzucony system rachunkowości, który może nawet pomóc w rozwiązaniu niektórych problemów związanych z projektowaniem systemu.

Ustanowienie pomieszczeń systemowych:

Kroki już określone dla projektu systemu stanowią podstawę do ustalenia założeń systemu. Informacje zebrane na temat obecnych procedur i systemu dają fakty dotyczące jakości i ilości wykonanej już pracy. Teraz należy zaprojektować system, który musi uwzględniać fakty, dlatego konieczne jest uwzględnienie przyszłych możliwości rozbudowy systemu.

Innymi słowy, system powinien mieć wbudowaną elastyczność. Chociaż żadna część systemu nie może pozostać taka sama przez pewien okres czasu, jednak ze względów praktycznych, musimy zaprojektować jakiś statyczny koncept w celu zaprojektowania systemu. A ponieważ stan zmienia się z biegiem czasu, system można zmienić.

Wdrażanie systemu:

Po zaplanowaniu systemów konieczne jest przekazanie ich pracownikom na wszystkich poziomach. Wiele systemów czasu sugeruje zmiany w istniejącej metodzie pracy i zwiększa mechanizację. W związku z tym konieczne może być wykształcenie lub przeszkolenie pracowników na temat nowych metod pracy lub zakup nowych maszyn i zorganizowanie szkolenia lub rekrutacji pracowników do obsługi tych maszyn. System nie może być właściwie zaprojektowany lub wdrożony, chyba że istnieje integracja systemu.

Zalety systemu Office:

1. Wyzwolenie zarządzania:

Ta pojedyncza korzyść ma ogromne znaczenie. Dobry system pozostawia szefowi swobodę w wykonywaniu tego, co tylko on ma do zrobienia, może planować, wprowadzać pożądane działania, badać wynik tego działania, oceniać osiągi, wprowadzać ulepszenia, delegować z ufnością, pod warunkiem, że użyje systemu, aby zrobić wszystko. praca, która nie wymaga jego uwagi.

2. Unikanie opóźnienia i szyjki butelek:

Dobry system zapewnia sprawne funkcjonowanie biura, dzięki czemu unika się wszelkiego rodzaju opóźnień i wąskich gardeł. Praca przebiega sprawnie.

3. Eliminacja błędu:

Ponieważ system opiera się na właściwej analizie, szanse błędu są eliminowane lub przynajmniej minimalizowane. To dodatkowo zwiększa wydajność maszyny.

4. Lepsza prędkość:

Szybka wysyłka pracy jest możliwa, ponieważ system oparty jest na metodzie pracy, a nie na zwykłych kaprysach i fantazjach indywidualnego pracownika lub menedżera.

5. Szkolenie dla personelu:

System biurowy poprawia szkolenie personelu, a tym samym poprawia efektywność pracownika w biurze. Kilku dobrze wyszkolonych pracowników jest lepszych niż armia niewyszkolonych pracowników.

6. Lepsza kontrola:

System zapewnia lepszą kontrolę nad pracą, a z kolei pomaga w eliminowaniu oszustw.

7. Lepsza koordynacja:

Właściwa koordynacja jest głównym celem systemu. Lepsza koordynacja jest możliwa dzięki wprowadzeniu systemu. Powoduje to większą spójność i wydajność. Szyjkę butelki usuwa się.

8. Gospodarka:

Dobry system pozwala także zaoszczędzić na ogólnych wydatkach i bezpośredniej pracy, ponieważ metoda pracy opiera się na właściwej analizie i są one zmieniane od czasu do czasu, aby sprostać zmieniającemu się otoczeniu biznesowemu.

9. Lepsza forma projektowania i kontroli formularzy:

Ponieważ dobry system ma na celu lepsze projektowanie i kontrolę formy, wydajność pracy biura wzrasta, a niepotrzebne maruderzy zostają wyeliminowane. Prowadzi to do większej efektywności we wszystkich działach przedsiębiorstwa.

Ograniczenia systemu biurowego:

Nasze dyskusje na temat systemu biurowego i jego systemu pozostaną niekompletne, chyba że uwzględnimy ograniczenia, w których działają. Aby wyciągnąć maksymalne korzyści z systemu, konieczne może być zbadanie ich ograniczeń.

Są one podsumowywane jako:

1. Ograniczenie integracji:

System musi być zintegrowany, aby osiągnąć system celów. Integracja systemu jest ogromnym zadaniem, a zatem nakłada ograniczenia na system działający w różnych działach. Niektóre systemy muszą być modyfikowane, mając na uwadze zapotrzebowanie innych systemów działających w organizacji.

2. Ograniczenie planowania:

Planowanie systemu narzuca wielkie ograniczenie. System nie będzie dawał rezultatów, jeśli odpowiednie planowanie nie przejdzie do jego instalacji.

3. Ograniczenie kosztów:

Czynnik kosztów jest jednym z ważnych czynników decydujących o sformułowaniu i przyjęciu systemu. System musi być oceniany na etapie planowania, aby ocenić jego efektywność, tak aby mógł on przynieść oszczędności w biurze, zamiast zwiększać koszty ogólne i bezpośrednie koszty pracy.

4. Ograniczenie powtarzalnego użycia:

Jeśli system jest używany powtarzalnie i wielokrotnie, w dużej mierze traci swoją efektywność. Staje się wielką powściągliwością w biurze. Zmiany w systemie muszą być wprowadzane od czasu do czasu na podstawie bieżących potrzeb, co wiąże się z dużymi wydatkami na organizację.

5. Ograniczenie ścisłego przestrzegania:

Ścisłe trzymanie się systemu przez cały czas sprawia, że ​​system jest nieelastyczny i niewykonalny. Dlatego istotne jest, aby system pozostawiał coś w gestii dyskrecji i osądu kierownika, przełożonego i podwładnych.