Organizacja i metody (O & M): znaczenie i akceptacja

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie, akceptację, konieczność, cele, zasady i kroki organizacji i metod (O & M).

Znaczenie organizacji i metody (O & M):

Firma O & M od dawna jest uznawana za ważną część zarządzania biurem w wielu krajach, w tym w Indiach.

Termin "O & M" można określić jako działalność grupy osób w rządzie lub innych organach publicznych lub w prywatnej firmie, które proszone są o doradzenie administratorom lub kierownictwu w kwestiach organizacji i metod w celu zwiększenia wydajności pracownika, o pracy, za którą odpowiada kierownik - albo poprzez zapewnienie lepszej usługi, albo za tańszą, albo za jedno i drugie.

Akceptacja O & M:

Praca O & M jest radą. W związku z tym sukces O & M będzie zależał od tego, w jakim stopniu lub do którego doradcy przyjmą rade.

Przyjęcie porady zależy od trzech czynników:

1. Wewnętrzna praca porad.

2. Umiejętność personelu O & M w formułowaniu porady i przyjmowaniu jej.

3. Wartość, którą zarząd przywiązuje do pracy O & M.

Konieczność O & M:

Nasuwa się pytanie, dlaczego w ogóle należy przyjąć O & M w biurze.

Po zrozumieniu, czym jest O & M, wyjaśniono powody, dla których należy je przyjąć:

1. Pracownik biurowy O & M zapewnia świeżość i niezależność poglądów, co w połączeniu z wiedzą administratora może rzucić nowe światło na problemy.

2. Został przeszkolony w zakresie specjalistycznych technik badań.

3. Ma więcej okazji do testowania pomysłów na doświadczenie pracy SIMILIAR wykonanej gdzie indziej.

4. Zazwyczaj koncentruje się na jednej pracy i poświęca wystarczająco dużo czasu na zapytania i przemyślenia, podczas gdy administrator musi DYWAĆ swoją uwagę między wieloma tematami, z których większość wydaje się bardziej pilna niż problem organizacji lub metody.

5. Będąc niezależnym w działaniu, jest w stanie realizować każdą owocną linię dochodzenia, a będąc częścią organizacji, nie musi mieć żadnych uprzedzeń na korzyść ustalonej praktyki lub być pod wpływem relacji personalnej.

6. Nie jest ograniczony do jednej sekcji lub działu, ale obejmuje całą organizację jako całość.

Cele O & M:

Cele lub cele O & M to:

1. Aby doprowadzić do świadomości w personelu.

2. Głównym celem O & M jest eliminacja odpadów we wszystkich działaniach.

3. Poprawa jakości usług świadczonych przez pracę biurową.

4. Kodyfikacja procedury pracy.

5. Poprawa dokładności.

6. Poprawa przepływu pracy.

7. Ulepszanie istniejącej wydajności prac.

Zasady O & M:

Oto zasady przewodnie O & M:

1. Zasada działania Flow:

Konieczne jest, aby praca przepływała do pracownika w sposób regularny. Nierównomierne przepływy pracy są czasem bardzo ciężkie, a czasem nieistotne, dając poczucie przygnębienia pracownikom. Nigdy nie ma poczucia "dotarcia na szczyt świata". Pożądany jest równomierny przepływ pracy.

2. Zasady "promocji" udziału każdego pracownika:

Jest to podstawą sukcesu każdej działalności w dowolnej organizacji, bardziej w przypadku O & M, która obejmuje zmiany, innowacje, ulepszenia, które mogą być prezentowane przez wielu pracowników. Konieczne jest promowanie poczucia uczestnictwa wszystkich pracowników.

3. Zasada redukcji odległości :

Dokumenty i ludzie w biurze muszą podążać najkrótszą trasą. Długie i kręte trasy są marnotrawstwem pod względem wysiłku, pieniędzy i wydajności. Oficer O & M musi przestudiować trasy, którymi zajmują się mężczyźni i dokumenty, i reorganizować je w taki sposób, aby podróżować na jak najkrótszym dystansie.

4. Zasada dominacji działań roboczych:

Tam, gdzie to możliwe, należy unikać ponownego kopiowania i łączenia działań w ramach pracy. W niektórych rodzajach prac będzie miało miejsce ponowne kopiowanie, ale każdy system i rodzaj pracy powinien być przestudiowany przez oficera O & M, a połączenie pracy musi zostać wykonane.

5. Zasada niezbędności:

Każde działanie musi być uzasadnione ze względu na jego istotność, a niepotrzebne muszą zostać wyeliminowane. Zasada istotności ma na celu zminimalizowanie elementów nieprodukcyjnych, które powinny zostać zredukowane do absolutnego minimum, a tak zwane elementy produkcyjne procedury powinny zostać zmaksymalizowane.

Kroki zaangażowane w pracę O & M:

Praca O & M stała się ważnym wydarzeniem w organizacji i wiele książek zostało napisanych na ten temat.

Ograniczymy się do podstawowych kroków:

1. Wybór pracy lub zadań:

Może być wiele obszarów, które mogą być odpowiednie dla O i M. Jednak nie wszystkie prace mogą być wykonane w tym samym czasie, tylko ograniczona może być przedmiotem dochodzenia O i M. Właściwe byłoby skonsultowanie się z kierownikiem biura, oddziału lub dyrektorem departamentu, zanim cesja zostanie rozpatrzona dalej.

2. Formularz zapytania :

W odniesieniu do zapytania uwzględniają następujące czynniki:

(a) Weryfikacja celu

(b) Określenie obowiązków i obowiązków

(d) System i zastosowana metoda

(e) Pomiar pracy

(f) Kalkulacja kosztów pracy

(g) Zatrudnienie maszyn biurowych i sprzętu

(h) Ruch i wysiłek fizyczny

(i) Warunki pracy

(j) Projektowanie formularzy.

Omówimy każdy punkt krótko:

(a) Weryfikacja celu:

Forma zapytania może zostać podjęta tylko w określonym celu. Oficer ds. OCM musi uzyskać od zainteresowanych oświadczenie o celu każdej oddzielnej części sprawdzanego działania lub procedury.

(b) Specyfikacja obowiązków i obowiązków:

Konieczne jest przygotowanie poprawnej specyfikacji obowiązków i odpowiedzialności ludzi. Jest to oczywiście bardzo trudne zadanie, ponieważ nie zawsze łatwo jest dać jasny obraz i definicję obowiązków i obowiązków ludzi.

(c) Potrzeba użytkownika lub klienta:

Procedury i działania urzędowe muszą być badane nie tylko z punktu widzenia tych, którzy są zaangażowani w nie, ale także z punktu widzenia klientów - czy to przez opinię publiczną, określoną część społeczeństwa, czy przez grupa organizacji biznesowej.

(d) System i zastosowana metoda:

Systemy biurowe i stosowane metody muszą być badane w kontekście obiektu, do którego zostały przyjęte. Należy dołożyć starań, aby znaleźć najprostszy sposób wykonania pracy.

(e) Pomiar pracy:

Poprzez pomiar pracy, tj. Poprzez pomiar ilości pracy wykonanej w wybranym okresie czasu, można uzyskać dokładną informację o objętości, częstotliwości, częstotliwości i wykonywaniu pracy oraz prędkości, z jaką jest wykonywana.

(f) Kalkulacja kosztów pracy:

Koszt pracy jest bardzo użytecznym wskaźnikiem skuteczności. Badanie O i M musi wykorzystać tę koncepcję, aby ułatwić porównanie.

(g) Zatrudnienie maszyn i urządzeń biurowych:

Zapytanie powinno dotyczyć maszyn biurowych i sprzętu używanego do zbadania procedur.

(h) Ruch i wysiłek fizyczny:

Chociaż większość pracowników pracujących w biurze wykorzystuje mózg, a nie salceson, angażuje się również minimalna ilość wysiłku fizycznego, np. Przy manipulowaniu papierami, ruchach plików, użytkowaniu maszyn, okazjonalnym przemieszczaniu mebli itp.

Forma dochodzenia obejmuje zmniejszenie zmęczenia, z powodu wysiłku fizycznego, płynnego przepływu pracy, opracowywania najkrótszych dróg przepływu dokumentów i przemieszczania się ludzi itp.

(i) Warunki pracy:

Powszechnie wiadomo, że odpowiednie warunki pracy sprzyjają pracy. Biuro O i M powinno dowiedzieć się, jakie sytuacje i miejsca pracy, w których powinien być przestrzegany wyższy standard warunków pracy niż te, które normalnie określa się w pracy, powinny sprzyjać efektywności. Konieczne jest zwrócenie większej uwagi na zespoły maszynowe, aby zminimalizować ich wpływ na pracujących w nich pracowników i osoby pracujące w pobliskich jednostkach.

(j) Projektowanie formularza:

Formularze są bardzo ważną częścią pracy biurowej. Oficer O i M musi przestudiować procedury, dla których formularze zostały zaprojektowane w taki sposób, aby można było sformułować odpowiednie sugestie.

3. Badanie organizacji pracy:

W tej metodzie ważną rolę odgrywają następujące czynniki:

(a) Struktura organizacji.

(b) Planowanie i kontrola organizacji.

(d) Klasyfikacja pracowników - czyli promocje, transfery itp.

(e) Zarządzanie personelem.

Ogromne badania powinny być przeprowadzane przez oficera O i M w punktach sugerowanych powyżej.

4. Zbiór faktów i liczb:

Ta praca musi być wykonana ekonomicznie i wybiórczo. Nie ma sensu wchodzić na ślepo, co skutkuje gromadzeniem danych, których nie można właściwie wykorzystać. Powinny być gromadzone tylko te fakty, które są istotne dla celu. Oficer O i M będzie musiał wykorzystać swoje oceny i doświadczenie, aby ustalić fakty, które należy zebrać. Uzyskując fakty, nie wystarczy zanotować, co się stało.

W proces zaangażowane są następujące czynniki:

(a) Sposób uzyskiwania informacji

(b) Rejestrowanie informacji

(d) Charakter, ilość, cel i ludzie, którzy wykonują pracę.

5. Badanie danych i formułowanie wniosków:

Kolejny krok w O i M dotyczy badania danych i formułowania wniosków. Myślenie i rozumowanie nie powinno ograniczać się do żadnego konkretnego etapu zadania.

W celu zbadania danych należy wykonać następujące czynności:

(a) Badanie danych

(b) Opierając się na doświadczeniu i wiedzy

Narzędzia statystyczne, takie jak analiza regresji, analiza powiązań, analiza czynnikowa itp. Są również wykorzystywane do wyciągania interpretacji itp. I do wyciągania wniosków.

6. Formułowanie propozycji i szukanie rozwiązań:

Wniosek, aby być akceptowanym, musi posiadać następujące cechy:

(a) Powinien być praktyczny.

(b) Wniosek musi być dobrze przetestowany. Jeśli tak nie jest, departament, który ma wdrożyć wniosek, musi to czynić dobrowolnie i bez żadnych trudności.

7. Pisanie raportu O i M:

Pisanie raportu O i M jest zwieńczeniem zapytania O i M.

Pisząc raport O i M, warto pamiętać o następujących punktach:

(a) Dyskusje

(b) Odbiorcy

(d) Decydowanie o charakterze i kształcie raportu

(e) Struktura raportu.

8. Zgłoszenia formalnego sprawozdania:

Po prawidłowym i formalnym zakończeniu raportu należy go złożyć niezwłocznie, ponieważ fakty są nieaktualne. Składając raport, niezbędne jest ustalenie liczby kopii, które należy przygotować do tego celu. Raport powinien zostać przekazany kierownictwu, który go zlecił.

9. Wdrożenia:

Zadania oficerów O i M niekoniecznie kończą się sprawozdaniem.

Musi powiązać się z wdrażaniem sprawozdania i może być konieczne podjęcie dalszych działań w związku z:

a) W raporcie podano proste zmiany procedur, ale tam, gdzie potrzebne są dalsze informacje, oficer O i M powinien przyjść z pomocą danej osobie.

(b) W przypadku istotnych zmian procedur należy sformułować zalecenia. Oficer O i M powinien udzielić wszelkiej możliwej pomocy przy wdrażaniu istotnych zmian procedur dotyczących maszyn i wyposażenia, formularzy i materiałów piśmiennych, układu, szkoleń i informacji oraz programów i rozkładów jazdy.

(c) Tam, gdzie zaangażowane są specjalistyczne procedury, byłoby rozsądne, aby kierownictwo przyłączało personel O i M do ich wdrożenia.

(d) Aby wyjaśnić niezrozumienie pozostałych zaleceń, może być pożądane, aby personel O i M wyjaśnił punkty rekomendacji.

10. Recenzja:

Praca O i M wymaga ciągłego przeglądu i śledzenia rezultatów zadań, które pomogą wszystkim zainteresowanym w sformułowaniu szerokiego osądu dotyczącego niepowodzenia lub sukcesu pracy O i M. Dokonując oceny, należy wziąć pod uwagę czynniki biura, a kierownictwo i personel przeglądu O i M powinni uważniej i obiektywniej przyjrzeć się swojej pracy.

Może zapobiegać i zmniejszać roszczenia o dodatkowy personel, maszyny i niektóre zalecenia, chociaż nie są natychmiast akceptowane, może później okazało się, że miały one cenny wpływ na organizację pracy.