Organizowanie i ocena informacji w biurze

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak organizować i oceniać informacje w biurze.

Organizowanie informacji w biurze:

Po zebraniu danych, zebraniu ich, ułożeniu w serie, muszą one zostać umieszczone na papierze w taki sposób, aby wyłoniły się z nich fakty i liczby.

Dane te muszą być ułożone w taki sposób, aby były łatwo zrozumiałe.

Prezentacja graficzna lub prezentacja danych w rzędach i kolumnach zależy od zebranych danych oraz od celu, w jakim należy sformułować system lub procedury. Graficzna reprezentacja danych będzie obejmowała wykres przepływu, wykres procesu, tabelę operacji i wykres rozkładu pracy.

Fakty można zorganizować na kilka sposobów:

1. Na podstawie problemów:

Podczas procesu zbierania danych odkrywane są niektóre główne problemy lub skargi. Konieczne jest jednak uwzględnienie tylko autentycznych skarg i problemów oraz tych, które mają ogromne znaczenie.

2. Na podstawie celów:

Fakty można zorganizować na podstawie celów, do których się odnoszą. Jednak określenie celów nie jest łatwe, a także nie zawsze możliwe jest wyraźne i wyraźne podzielenie informacji.

3. Na podstawie procesu:

Ta metoda ujawnia aktualny status przetwarzanych i śledzonych danych. Ujawnia także wykorzystanie maszyn i rodzaj uzyskanych informacji.

4. W podstawach organizacji:

Fakty można organizować na podstawie jednostek organizacyjnych i ich personelu. W ten sposób ujawnia się przepływ danych. Poza tym, poprzez konsolidację różnych typów informacji w jeden obraz dla całego przedsiębiorstwa zapewnia projektowanie skutecznego i kompleksowego systemu.

5. Na podstawie wejść i wyjść:

Takie podejście jest proste i jest bardzo przydatne, gdy istniejące systemy mają zostać ulepszone. Ta podstawa jest trudna w użyciu, gdy system ma zostać wprowadzony po raz pierwszy.

Ewaluacja informacji w biurze:

Aby ocenić dane, dobrze byłoby wyrazić ogólne stwierdzenia w kategoriach ilościowych.

Do oceny należy zwrócić uwagę na następujące punkty:

1. Analiza kosztów i korzyści powinna zostać przeprowadzona, ponieważ zaprojektowany system powinien być ostatecznie wygodny, a także oszczędny.

2. Możliwe jest uzyskanie dokładnych danych dotyczących kosztów i wydajności pracowników w ujęciu ilościowym. Dane już uzyskane w tych aspektach powinny być sprawdzane poprzez pobieranie próbek w celu ustalenia dokładności dokumentów źródłowych oraz wiarygodności raportów i zapisów.

3. Na systemy zaprojektowane do sprawnego funkcjonowania organizacji duży wpływ mają również czynniki działające poza organizacją - na przykład systemy w biurach importu i eksportu organizacji.

4. Niektóre oceny w pewnym stopniu zależą od osądu i wiary jednostki. Dzieje się tak, ponieważ niektóre informacje zawsze składają się z wymiernego elementu człowieka.