Organizowanie: znaczenie, proces, zasada i znaczenie

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie, proces, zasadę i znaczenie kierowniczej funkcji organizowania.

Znaczenie i proces organizowania:

Organizacja może być zdefiniowana w następujący sposób:

Organizowanie to ten proces zarządzania, który ma na celu określenie roli każdej osoby (menedżera i operatora) w osiąganiu celów przedsiębiorstwa; z należytym uwzględnieniem ustanowienia relacji między władzą a odpowiedzialnością; oraz zapewnienie koordynacji w przedsiębiorstwie - jako wbudowane urządzenie do uzyskiwania harmonijnych działań grupowych.

W funkcji zarządzania organizacja jest procesem; zasadniczo składa się z następujących kroków:

(i) Określenie całkowitego obciążenia pracą:

Pierwszym krokiem w procesie organizacji jest określenie wszystkich działań, które należy podjąć w celu osiągnięcia celów przedsiębiorstwa. Ten etap organizowania jest w istocie tylko oszacowaniem całkowitego obciążenia pracą, które musi zostać wykonane dla realizacji celów.

(ii) Grupowanie i podgrupowanie działalności, tj. tworzenie wydziałów:

Całkowite działania określone dla osiągnięcia celów przedsiębiorstwa muszą zostać sklasyfikowane, tj. Umieszczenie podobnych lub powiązanych działań w jednym miejscu w formie grupy lub podgrupy. Ten etap organizowania bezpośrednio prowadzi do procesu tworzenia działów. Jeśli przedsiębiorstwo jest porównywane z budynkiem; utworzenie w nim działów oznaczałoby wybudowanie pomieszczeń w budynku dla każdego pomieszczenia przeznaczonego na określony cel.

(iii) Utworzenie Manager-Ship poprzez delegację uprawnień:

Po sfinalizowaniu planu wydziałów; Następnym krokiem w procesie organizacyjnym byłoby powierzenie odpowiedzialności za funkcjonowanie każdego działu odrębnemu menedżerowi. Stworzenie w ten sposób menedżera wymaga wymaganego przekazania uprawnień każdemu menedżerowi, aby umożliwić menedżerowi zajęcie się powierzoną mu pracą.

(iv) Podział pracy w ramach departamentalnej organizacji organizacyjnej:

Ponieważ żadna osoba nie może podjąć się wykonywania całości pracy przypisanej do jednego działu; konieczne staje się uciekanie się do podziału pracy - przypisanie każdej osobie tylko jednej części całości pracy. W rezultacie do podziału pracy dla wszystkich działów; w przedsiębiorstwie pojawia się organizacja ludzka.

(v) Rozmieszczenie wyposażenia fizycznego personelu w ramach departamentalnej organizacji organizacyjnej:

Każda jednostka przedsiębiorstwa, działająca w dowolnym charakterze, w jakimkolwiek dziale, musi potrzebować podstawowych urządzeń fizycznych - surowców, maszyn i narzędzi, technologii i innych danych wejściowych - w celu prawidłowego wykonania przydzielonego zadania. Kiedy fizyczne wyposażenie udostępniane jest wszystkim pracownikom we wszystkich działach; w przedsiębiorstwie pojawia się materialna organizacja (lub organizacja fizyczno-techniczna).

(vi) Definicja i ustanowienie relacji między władzą a odpowiedzialnością;

Po utworzeniu menedżerskiego statku i organizacji ludzkiej w przedsiębiorstwie; konieczne staje się opracowanie systemu, który umożliwi zdefiniowanie i ustanowienie relacji władzy i odpowiedzialności pomiędzy wszystkimi osobami zarządzającymi personelem i operatorami. W rzeczywistości takie związki muszą być zdefiniowane i ustanowione w całym przedsiębiorstwie zarówno w poziomie, jak iw pionie.

Punkty komentarza:

Niektóre z wartych uwagi uwag na temat powyższego opisu funkcji kierowniczej organizacji są następujące:

(a) W wyniku podjęcia procesu organizacji pojawia się struktura, zwana strukturą organizacyjną (lub po prostu organizacja). W rzeczywistości organizowanie to proces zarządzania; organizacja jest wynikiem tego.

(b) Podczas projektowania struktury organizacyjnej zarząd musi planować i zapewniać koordynację w całej organizacji, zarówno poziomo jak i pionowo. W rzeczywistości koordynacja jest wbudowanym urządzeniem zapewniającym harmonijne, efektywne i ekonomiczne funkcjonowanie organizacyjne.

(c) Kwestia prawomocnego kompromisu między centralizacją a decentralizacją władzy musi zostać rozstrzygnięta, przynajmniej początkowo, na etapie organizacji-przetwarzania. W rzeczywistości, podczas delegowania uprawnień do kierowników departamentów i podległych menedżerów na średnim i niższym poziomie organizacji, najwyższe kierownictwo powinno decydować o problemie, czy wyposażyć małych menedżerów w więcej uprawnień decyzyjnych lub mniej.

Oto kilka popularnych definicji organizacji:

1. "Organizowanie to ustanowienie stosunków władzy z przepisami dotyczącymi koordynacji między nimi, zarówno w pionie, jak iw poziomie w strukturze przedsiębiorstwa".

-Koontz i O 'Donnell

2. "Organizacja jest procesem identyfikacji i grupowania wykonywanej pracy, określania i delegowania odpowiedzialności i autorytetu oraz ustalania wzorca relacji w celu umożliwienia ludziom najbardziej efektywnej pracy w celu osiągnięcia celu".

- Louis A. Allen.

Zasady organizacji:

Zasady organizacji, dla jasności dyskusji i lepszego ich zrozumienia, zostały sklasyfikowane w następujący sposób:

(I) Ogólne zasady:

(i) Zasada jedności celu

(ii) Zasada prostoty

(iii) Zasada elastyczności

(II) Zasady strukturalne:

(iv) Zasada podziału pracy

(v) Zasada definicji funkcjonalnej

(vi) Zasada optymalnego departamentu

(vii) Zasada jedności kierunku

(viii) Zasada zarządzania

(III) Zasady operacyjne:

(ix) Zasada odpowiedniej delegacji

(x) Zasada łańcucha skalarnego

(xi) Zasada jedności komentarza

(xii) Zasada poziomu władzy

Poniżej znajduje się krótki komentarz do każdej z wyżej wymienionych zasad organizacji w odpowiednich kategoriach:

(I) Ogólne zasady:

W ramach tej klasyfikacji uwzględnione są niektóre z bardzo podstawowych zasad organizacji, tj. Zasady, które są absolutnie niezbędne dla skutecznego i logicznego funkcjonowania organizacji.

Krótkie wyjaśnienie zasad w tej kategorii jest następujące:

(i) Zasada jedności celu:

Mówiąc bardzo prosto, zasada ta wymaga, aby cele indywidualne i departamentalne w całym przedsiębiorstwie były doskonale zharmonizowane; oraz że wszystkie cele muszą się wzajemnie wspierać i wspólnie przyczyniać się do ogólnych wspólnych celów.

(ii) Zasada prostoty:

Przestrzeganie tej zasady wymaga, aby kierownictwo musiało, w miarę możliwości, zaprojektować prostą strukturę organizacyjną. Prosta struktura ułatwia lepsze zrozumienie relacji nadrzędny-podwładny; i stanowi tło dla lepszej współpracy między ludźmi.

(iii) Zasada elastyczności:

Podczas projektowania struktury organizacyjnej zarząd musi zapewnić wbudowane urządzenia w samej strukturze; które ułatwiłyby zmiany w strukturze organizacyjnej, które miałyby nastąpić w momencie, gdy wymagają tego czynniki środowiskowe - wewnętrzne i / lub zewnętrzne.

(II) Zasady strukturalne:

Strukturalne zasady organizacji odnoszą się do tych aspektów organizacji, które mają wpływ na strukturę (lub rozwój) organizacji; jego podstawowy projekt i kształt.

Niektóre z ważnych zasad w tym kontekście mogą być następujące:

(iv) Zasada podziału pracy:

Ponieważ całkowita praca przedsiębiorstwa nie może być wykonywana przez jedną osobę; konieczne jest, aby taka praca była odpowiednio podzielona między kilka osób. W rzeczywistości całkowita praca na stanowisku kierowniczym powinna być podzielona na kilku menedżerów; a całkowita praca operacyjna jest podzielona na część personelu operacyjnego.

(v) Zasady definicji funkcjonalnej:

Powyższa zasada zakłada, że ​​rola (lub praca) każdej osoby i każdego departamentu przedsiębiorstwa musi być odpowiednio określona, ​​pod względem treści pracy, autorytetu i urządzeń wymaganych do wykonania pracy i stosunku pracy do innych osób w przedsiębiorstwie.

(vi) Zasada optymalnego wydziału:

Istnieje wiele sposobów i podstaw tworzenia działów w organizacji. Zgodnie z zasadą optymalnego departamentu, działy w organizacji muszą być tak tworzone i utrzymywane, aby ułatwić jak najlepsze osiągnięcie wspólnych celów przedsiębiorstwa.

(vii) Zasada jedności kierunku:

Zasada ta zakłada, że ​​każda grupa działań mająca ten sam cel musi mieć tylko jeden ogólny ogólny i tylko jeden ogólny lub ogólny plan. Jako zasada organizacji, ta koncepcja jedności kierunku musi być tak osadzona w projektowaniu struktury organizacyjnej, aby dla każdej grupy podobnych działań istniał przepis na tylko jedną ogólną władzę nad wszystkimi pracownikami pełniącymi tę samą funkcję, w dowolnym miejscu. w organizacji.

(viii) Zasada zarządzania:

Zasada zarządzania jest różnie określana jako zakres kontroli lub zakres nadzoru. Jednak określenie "zakres zarządzania" jest najszersze; w tym także pojęcia zakresu kontroli i zakresu nadzoru. Zasada zarządzania implikuje, że istnieje ograniczenie liczby podwładnych; którego praca może być skutecznie zarządzana (kontrolowana lub nadzorowana) przez przełożonego.

Punkty komentarza:

Pewne użyteczne uwagi w kontekście zasady zarządzania mogą być następujące:

(a) Ograniczenie dotyczy tylko skutecznego zarządzania; dla nieefektywnego lub nieefektywnego zarządzania, cóż, nie ma limitu. W związku z tym zasada zarządzania jest ważna, jedynie w kontekście skutecznego zarządzania. Przykład ilustruje znaczenie tego pomysłu.

Na przykład w klasie szkolnej lub szkolnej liczba uczniów musi być ograniczona; ponieważ żaden nauczyciel, niezależnie od tego, jaki jest kompetentny, nie mógłby efektywnie przekazywać nauki nieskończonej liczbie uczniów.

W związku z tą sytuacją, weź udział w wystąpieniu publicznego mówcy, który może zwrócić się do gigantycznego zgromadzenia publiczności; w tym przypadku nie ma znaczenia, czy i jak daleko publiczność jest otwarta na wystąpienie mówcy lub jak skuteczny jest proces komunikacji między prelegentem a publicznością. W tym ostatnim przypadku zasada zarządzania nie jest ani ważna, ani stosowana.

(b) Co dokładnie jest lub musi być liczbą mniej niż jednego przełożonego podporządkowanego, nie można twierdzić z precyzją ani pewnością; ponieważ zasada zarządzania jest sytuacyjna. Nie ma twardej i szybkiej liczby podwładnych, które określałyby optymalny okres zarządzania we wszystkich sytuacjach kierowniczych.

Oprócz innych czynników, kompetencje przełożonego oraz umiejętności, umiejętności i wymagania podwładnego są najbardziej dominującymi czynnikami, które mogą determinować okres zarządzania w konkretnej sytuacji menedżerskiej.

(c) Zasada zarządzania obszarem wyjaśnia rację bytu dla struktury organizacji; w przeciwnym razie pojedynczy menedżer może być w stanie obsłużyć i zarządzać pracą wszystkich podwładnych; i nie byłoby potrzeby zorganizowania struktury organizacyjnej.

(d) Zasada zarządzania musi odnosić się do kształtu struktury organizacyjnej; tj. czy byłaby to wysoka, czy też o płaskiej strukturze organizacyjnej. Jest to pojęcie sugerowane za koncepcjami wąskich i szerokich rozpiętości zarządzania.

Wąski zakres zarządzania to taki, w którym przełożony może obsłużyć raczej mniejszą liczbę podwładnych; podczas gdy w szerokim zakresie zarządzania liczba podwładnych jest "większa" niż możliwa do opanowania w ramach wąskiego zakresu zarządzania.

W związku z tym wąski zakres zarządzania spowodowałby nieco wyższy kształt organizacji; a szeroki zakres zarządzania doprowadziłby do stosunkowo "płaskiej" struktury organizacyjnej. Weźmy hipotetyczny przykład ilustrujący, jak kształtowała się "wysoka" lub "płaska" struktura organizacyjna - w zależności od tego, czy jest to wąski, czy szeroki zakres zarządzania.

Załóżmy, że w przedsiębiorstwie jest 10 podwładnych zarządzanych przez kierownictwo. Dalej przypuśćmy, że zakres zarządzania jest równy 10. W tej sytuacji tylko kierownik byłby zobowiązany do obsługi i zarządzania pracą wszystkich dziesięciu podwładnych.

Struktura organizacyjna wygląda następująco:

Załóżmy teraz, że zakres zarządzania wynosi zaledwie 5. W tym przypadku menedżer będzie wspomagany przez dwóch asystentów menedżerów; i kontrolowanie 10 podwładnych za pośrednictwem dwóch asystentów - każdy asystent menedżera zarządzający pracą 5 podwładnych.

Struktura organizacyjna w tym przypadku wyglądałaby na nieco wyższą niż jego odpowiednik w szerokim zakresie; i będzie miało więcej warstw organizacji. Poniższa tabela ilustruje tę koncepcję.

Nie wdając się w szczegóły dyskusji, wystarczy powiedzieć, że kształt struktury organizacyjnej - wysoka lub płaska - ma wpływ na efektywność organizacyjną ze względu na koszty administracji, skuteczność komunikacji i urządzeń w koordynacji.

(III) Zasady operacyjne:

Można zasugerować zasady działania organizacji, które mają wpływ na działanie lub funkcjonowanie organizacji.

Niektóre ważne zasady w tej kategorii są następujące:

(ix) Zasada odpowiedniej delegacji:

Zgodnie z zasadą odpowiedniego delegowania rozumiemy, że każda pozycja kierownicza ma zapewnione odpowiednie (lub konieczne lub wymagane) uprawnienia - aby umożliwić posiadaczowi stanowiska, tj. Kierownikowi, skuteczne radzenie sobie z wymaganiami swojej pracy.

(x) Zasada łańcucha skalarnego:

Scalar chain oznacza łańcuch przełożonych - od najwyższej rangi do najniższej rangi - w organizacji. Łańcuch skalarny stanowi podstawę relacji między władzą a odpowiedzialnością pomiędzy menedżerami i podwładnymi w organizacji; w ten sposób promując wzajemne zrozumienie pomiędzy przełożonymi i podwładnymi na różnych poziomach organizacji.

Jako zasada organizacji, zasada łańcucha skalarnego wymaga włączenia do projektu organizacji, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

(xi) Zasada jedności dowództwa:

Powyższa zasada zakłada, że ​​pracownik musi otrzymywać rozkazy i instrukcje tylko od jednego przełożonego na raz. Przestrzeganie tej zasady jest pożądane ze względu na usunięcie wątpliwości i zamieszania z umysłu pracowników; oraz w celu ułatwienia dokładnego ustalenia odpowiedzialności jednostki za oczekiwane rezultaty.

(xii) Zasada poziomu władzy:

Zasada na poziomie autorytetu oznacza, że ​​menedżerowie na poszczególnych szczeblach hierarchii zarządzania muszą decydować tylko o tych kwestiach, które wchodzą w zakres kompetencji władzy nad ich stanowiskami kierowniczymi.

Naturalnym rozszerzeniem tej zasady jest to, że jeśli menedżer na dowolnym szczeblu hierarchii zarządzania napotka sprawę nieobjętą jego autorytetem; sprawa musi być skierowana do góry w hierarchii lub przesunięta w dół hierarchii na odpowiednim poziomie dla podjęcia decyzji.

Znaczenie (lub zalety) organizacji:

Znaczenie organizacji można podkreślić poprzez odniesienie do roli, jaką odgrywa ona w życiu przedsiębiorstwa, rozpatrywanej w następujący sposób analityczny:

(i) Podstawowa rola organizacji

(ii) Inne aspekty roli

Rozważmy role organizacji zgodnie z powyższym planem:

(i) Podstawowa rola Organizacji:

Podstawową rolę organizacji można wyrazić porównując ją z pojazdem; który został opracowany i zaprojektowany dla osiągnięcia celów przedsiębiorstwa.

Tak jak za pomocą pojazdu dana osoba może dotrzeć do swojego celu; w podobny sposób grupa osób (wchodzących w skład przedsiębiorstwa) jest w stanie dotrzeć do celu, tj. osiągnąć wspólne cele za pośrednictwem pojazdu organizacji.

W rzeczywistości, w celu osiągnięcia celów przedsiębiorstwa, konieczne jest działanie ze strony osób, które jest częścią działalności grupowej; a podejmowanie takich działań jest ułatwione w planowanym i systematycznym zarządzaniu przez strukturę organizacyjną, tj. organizację.

(II) Inne aspekty roli:

Niektóre ważne aspekty roli organizacji można określić w następujący sposób:

(i) Ułatwia specjalizację:

Organizacja istnieje zasadniczo po to, aby zająć się i wdrożyć podział pracy różnego typu - pomiędzy menedżerów, podwładnych i operatorów. Taki podział pracy, prowadzący do specjalizacji w różnych sferach, ma zasadnicze znaczenie w zwiększaniu wydajności człowieka w funkcjonowaniu organizacji.

Punkt komentarza:

Podział pracy nie tylko umożliwia przedsiębiorstwu skorzystanie ze specjalizacji, w pracy menedżerskiej i operacyjnej; powoduje także porządek i system, w funkcjonowaniu organizacji.

(ii) Unika zaniechań, nakładania się i powielania wysiłków:

Podczas podziału pracy pomiędzy działami i osobami, podczas procesu organizowania, kierownictwo sprawuje opiekę nad tym, aby:

(a) Żadna część pracy, niezbędna do osiągnięcia celów, nie jest widoczna

(b) Nie ma nakładania się ani dublowania działań i wysiłków, przydzielając pracę osobom i działom.

W ten sposób organizacja prowadzi do ekonomicznego, efektywnego i efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

(iii) Definiuje (lub wyjaśnia) relacje odpowiedzialności organu:

Struktura organizacyjna definiuje i wyjaśnia relacje odpowiedzialności za odpowiedzialnoœć pomiędzy menedżerami i podwładnymi w przedsiębiorstwie - wszystko to w pionie i poziomie. Takie wyjaśnienie relacji odpowiedzialności za władzę oznacza nie tylko sprawne funkcjonowanie życia organizacyjnego; ale także promuje dobre stosunki międzyludzkie w organizacji poprzez ułatwianie sobie wzajemnego zrozumienia.

(iv) Ułatwia obsadzanie stanowisk:

Struktura organizacyjna jest bardzo pomocna w efektywnym zatrudnianiu personelu. To, jasno określając różne stanowiska organizacyjne - kierownicze i operacyjne, nie tylko wskazuje na potrzebę odpowiedniego personelu, który musi obsadzić te stanowiska; ale także określa wymagania, jakich należy wymagać od różnych pracowników pod względem umiejętności i umiejętności potrzebnych do wykonywania tych zadań.

Punkt komentarza:

Dobrze zdefiniowana struktura organizacyjna ułatwia rozwój personelu, zwłaszcza menedżerów, poprzez umożliwienie rotacji pracy. Najwyższe kierownictwo może uciec się do techniki rotacji zawodowej, ponieważ wymagania miejsc pracy określone w strukturze wskazują na możliwość lub w inny sposób podjęcia odpowiedniej decyzji w sprawach przesuwania się między różnymi stanowiskami.

(v) Zapewnia koordynację:

Organizacja ułatwia koordynację; ponieważ ta ostatnia jest przewidziana w strukturze organizacji jako wbudowane urządzenie. Nie trzeba dodawać, że dobrze zaprojektowana i zdefiniowana struktura organizacyjna zapewnia dokładną koordynację - poziomo i pionowo; i pozwala kierownictwu rozkoszować się istotą managera-menedżera i przenosić przedsiębiorstwo na szczyty sukcesu.

(vi) Ustanawia kanały komunikacji:

Komunikacja między personelem w przedsiębiorstwie jest nie tylko podstawą życia operacyjnego organizacji; ale także odgrywa zasadniczą rolę we wspieraniu dobrych relacji międzyludzkich - poprzez tworzenie podstaw do wzajemnego zrozumienia. Struktura organizacyjna pomaga ustanowić różne kanały komunikacji; powiązanie ludzi ze sobą poprzez łańcuch skalarny i inne powiązania organizacyjne.

Ale dla organizacji komunikacja może być jedynie swobodna, niekonsekwentna i najmniej autentyczna lub może istnieć sytuacja absolutnej luki komunikacyjnej.

(vii) Ułatwia zarządzanie przez wyjątek ":

Zarządzanie przez wyjątek jest filozofią, w której najwyższe kierownictwo koncentrowałoby się wyłącznie na wyjątkowych lub krytycznych kwestiach (takich jak formułowanie strategii, tworzenie polityki, kontrolowanie znaczących odchyleń w wydajności przez personel itp.); pozostawiając resztę rutynowych i operacyjnych spraw podwładnym w całym przedsiębiorstwie.

Taki system zarządzania, tj. Zarządzanie przez wyjątek, nie mógł być zainicjowany i zainstalowany w przedsiębiorstwie, tylko przypadkowo lub nagle; raczej solidna struktura organizacyjna toruje Drogę i tworzy środowisko dla wprowadzenia tej filozofii w sposób stopniowy i systematyczny.

W gruncie rzeczy zwraca uwagę zarządzanie przez wyjątek, ale najwyższy stan decentralizacji władzy; a drugi może być zapewniony podczas projektowania i organizacji organizacji.

(viii) Radzi sobie ze zmianami środowiska:

Zmiany środowiskowe odzwierciedlone w warunkach takich jak superszybko zmieniająca się technologia, podkreślając konkurencję, pojawiające się najnowsze wartości społeczne i kulturowe, rozszerzając krajowe regulacje dotyczące handlu i przemysłu itp., Są dobrze zadbane przez dobrą organizację.

Organizacja może oczywiście stanąć przed takimi wyzwaniami, odwołując się do zmian w systemach stylów zarządzania, reorganizacji departamentów, zapewniając zaplecze dla badań i rozwoju oraz wpływając na poprawę w życiu operacyjnym i podejmując inne podobne działania.

(ix) Prowadzi do wzrostu i ekspansji:

Solidna organizacja prowadzi przedsiębiorstwo wzdłuż linii wzrostu. Rozwój i ekspansja przedsiębiorstwa, która jest niezbędna nawet dla przetrwania w wysoce dynamicznej gospodarce, jest znacznie ułatwiona przez organizację poprzez tworzenie kolejnych działów, powiększanie istniejących działów, rozszerzanie zakresu zarządzania, zapewnianie lepszej i bardziej efektywnej koordynacji i komunikacji. urządzenia i wszystko to odbywa się w ramach istniejącego systemu, struktury i funkcjonowania przedsiębiorstwa.

(x) wytwarza synergizm:

Solidna organizacja poprzez zapewnienie efektywnej integracji funkcjonowania departamentów pomaga przedsiębiorstwu skorzystać z synergii systemu biznesowego. Bardziej zwarta i odpowiedzialna jest struktura organizacyjna; tym bardziej byłyby zalety efektu synergii.