Precis: znaczenie i przygotowanie

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o Precis. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Znaczenie Precis 2. Przygotowanie Precis.

Znaczenie Precis:

Do celów administracyjnych należy obsługiwać różne rodzaje informacji i dużą liczbę rekordów jednocześnie. Wiele czasu może zostać niepotrzebnie zmarnowane, jeśli wszystkie z nich zostaną szczegółowo omówione. Istotne punkty każdej pozycji rekordu wystarczą, by poradzić sobie z jakąś sprawą. Dotyczy to osób z najwyższego kierownictwa, które muszą radzić sobie z wieloma problemami w jak najkrótszym czasie.

Dokumenty przychodzą do nich przetwarzane przez różne działy z notatkami odpowiednich szefów departamentów do decyzji. Najwyższe kierownictwo musi polegać w dużej mierze na urzędnikach, ponieważ decyzje będą zależeć głównie od sposobu, w jaki urzędnicy przedstawią każdy przypadek.

Ale jednocześnie, jeśli najwyższe kierownictwo ma przed sobą krótkie podsumowanie lub istotę wszystkich faktów związanych z konkretnym problemem, wówczas podejmowanie decyzji staje się bardziej racjonalne i oparte na faktach.

Istnieje niewielka szansa, że ​​zostaną potraktowani przez notatki przygotowane przez podległych pracowników. Dlatego pożądane jest, aby takie podmuchy były dla nich dostępne. Najwyższe kierownictwo może być zmuszone do podjęcia decyzji w sprawie, do której odwołał się kierownictwo wyższego szczebla, ale w międzyczasie mogła zostać wymieniona seria listów.

Decydenci muszą mieć przed sobą zwięzłe streszczenie tych listów. Precyzję określa się jako "zwięzłe podsumowanie istotnych punktów, stwierdzeń lub faktów". Z definicji jasno wynika, że ​​podsumowanie jest nie tylko podsumowaniem, ale zwięzłym streszczeniem i składa się wyłącznie z istotnych punktów.

W przypadku administracji, dokładne informacje o różnych typach dokumentów lub oświadczeń muszą być sporządzone w formie korespondencji biznesowej, raportów, memorandów itp. Korespondencja biznesowa oznacza pisma handlowe z odpowiednimi odpowiedziami.

Każda litera, zarówno oryginalna, jak i odpowiedź, składa się z różnych spraw, w tym formalności, ale z tego tylko istotne punkty służą użytecznemu celowi. Bardzo często za każdym razem, gdy jest pisana litera, istotne punkty są wyraźne lub gdy czyta się list, podkreśla się najważniejsze punkty.

Raporty są również przygotowane, podkreślając istotne punkty. Kiedy przestrzegany jest odpowiedni styl pisania raportu, najważniejsze punkty stają się automatycznie skupione. Raporty mogą być duże i obszerne, więc ich streszczenie może być konieczne do szybkiego odesłania.

Memoranda to liczba mnoga memorandum. Termin memoriał oznacza "nieformalny zapis lub notatkę pisemną o transakcji". Oficjalne lub formalne zamówienia są używane przez różne wydziały urzędu jako dyrektywy do działania. Są one wydawane w formie listów do osób z zewnątrz. Są one znane jako litery DO, ale wewnątrz wytycznych biura są wysyłane akcje lub sugestie lub informacje, które nazywane są memorandami lub notatkami biurowymi.

Notatka gotówkowa to memorandum, które opisuje jednocześnie sprzedany artykuł, jego wartość i fakt, że płatność została otrzymana. Nie jest to dokładnie pokwitowanie, które jest formalnym dokumentem i zawiera imię i nazwisko osoby lub strony, od której otrzymano płatność.

Notatka gotówkowa jest nieformalnym dokumentem i nie ujawnia nazwy nabywcy towarów. Notatka kasowa zawiera krótki opis sprzedawanych artykułów, ale rachunek, jeśli jest przygotowany, zawiera wiele szczegółów na temat artykułów.

Przygotowanie Precisów:

Powyższa dyskusja wystarcza, aby uzasadnić znaczenie pisania streszczenia w pracy biurowej. Przygotowanie streszczenia korespondencji biznesowej lub raportów lub memorandów jest pracą sekretarską. Sekretarz musi przygotować dane do rozważenia najwyższego kierownictwa. Specjalny rodzaj papeterii-arkuszy papieru z liniami mającymi duży margines po lewej stronie do pisania notatek lub istotnych punktów jest używany w biurach.

Istnieją szczegółowe zasady przygotowania precisów:

(1) Jest to zwięzłe streszczenie przedmiotu lub tekstu. Zasadniczo poprzez skondensowanie przedmiotu zostaje zredukowana do jednej trzeciej.

(2) Musi istnieć nagłówek, oznaczający znaczenie przedmiotu.

(3) Jest napisany w czasie przeszłym i w mowie pośredniej.

(4) Cytaty, jeśli istnieją, w temacie nigdy nie pojawiają się w tekście.

(5) Pisarz posługuje się własnym językiem.

(6) Kolejność punktów lub kolejność faktów w przedmiocie musi być zachowana.

(7) Jest zwięzły, ale dokładny.