Proces komunikacji w organizacji
Proces komunikacji w organizacji!
Komunikacja to proces zawierający trzy elementy, mianowicie. nadawca, wiadomość i odbiorca. Te trzy elementy są niezbędne do ukończenia procesu komunikacji.
Działanie procesu komunikacji pokazano na poniższym schemacie:
Aby zakończyć proces komunikacji, należy wykonać następujące kroki:
1. Nadawca lub komunikator przygotowuje wiadomość starannie. Jest źródłem, z którego generowany jest komunikat. To on rozpoczyna proces komunikacji.
2. Wiadomość ma być zakodowana symbolicznie, która ma być przekazana. To przesłanie jest pomysłem nadanym przez nadawcę, który chciał przekazać.
3. Przesyłanie wiadomości odbywa się za pośrednictwem metody komunikacji, której wybór ma zostać dokonany. Przesłanie może zostać przekazane ustnie twarzą w twarz, przez posłańca, przez powietrze lub pisemną notatkę w formie zamówienia, notatki, ulotki itp. Od nadawcy zależy dokonanie właściwego wyboru.
4. Medium komunikacji obejmuje telefon, internet, komunikator, pocztę, faks, e-mail itp. Wybór medium zależy od nadawcy.
5. Odbiorca lub komunikacja to osoba, do której wiadomość została wysłana przez nadawcę lub komunikator. Odbiorca po otrzymaniu wiadomości musi ją zrozumieć we właściwej perspektywie, a wtedy spełniony zostanie jedynie cel komunikacji.
6. Odbiornik po dekodowaniu wiadomości musi działać lub podejmować działania zgodnie z instrukcjami zawartymi w komunikacie.
7. Ostatnim krokiem jest uzyskanie opinii. Informacja zwrotna oznacza, że nadawca powinien wiedzieć, czy odbiorca odebrał wiadomość i zrozumiał ją. Potwierdzeniem tego jest informacja zwrotna. Pozytywne sprzężenie zwrotne to skuteczna komunikacja. Dzięki informacji zwrotnej proces komunikacji jest zakończony.
Formalna komunikacja:
Formalny kanał komunikacji wynika z formalnej struktury organizacyjnej. Formalna komunikacja to taka, w której wiadomość przechodzi przez formalną trasę określoną przez organizację. Jest to oficjalna droga, przez którą powinna przejść wiadomość. Jeśli "A" chce przekazać określoną wiadomość zawierającą pewne instrukcje do "£", a pomiędzy A i £ to 8, C i D (którzy tworzą oficjalną hierarchię), to ta wiadomość przyjmuje trasę, jak pokazano poniżej.
A-> B -> C -> D ---> E
Ta formalna komunikacja zapewnia uporządkowany przepływ informacji. W tym systemie komunikacji zapewniony jest płynny i dokładny przepływ informacji do miejsca przeznaczenia. Pozwala linii władzy mieć wiedzę o informacjach, gdy przechodzi przez nie. Formalna komunikacja ma pewne zalety i wady.
Zalety:
1. Formalna metoda komunikacji pomaga w utrzymaniu hierarchii autorytetu w organizacji i kontrolowaniu podwładnych poprzez ustalenie odpowiedzialności staje się łatwa.
2. Przełożony ma bezpośredni kontakt ze swoim podwładnym, rozumie go lepiej i jest świadomy swojego zachowania w miejscu pracy. To sprawia, że sterowanie jest łatwe.
3. Poprzez formalną komunikację wyżsi podwładni rozwijają dobre relacje i lepiej się rozumieją. Dzięki temu mogą oni łatwo znaleźć rozwiązania codziennych problemów organizacyjnych, siedząc razem.
Niedogodności:
1. Formalna komunikacja sprawia, że każda linia jest bardziej zajęta, ponieważ wszystkie informacje przechodzą przez nie i muszą przez nie przejść. To prowadzi do marnowania czasu. Dzieło zatem cierpi.
2. Wielu dyrektorów czasowych nie czyta szczegółów i przekazuje je innemu podwładnemu. Ta postawa rozwija niedbałość.
3. W niektórych wypadkach nie ma wzajemnie znanych wyższych podwładnych. To przeszkadza w związku.
4. Nieostrożne podejście ze strony władzy wykonawczej stawia pod znakiem zapytania poprawność przesłania.
Nieformalna komunikacja:
Komunikat wolny od wszelkich formalności to komunikacja nieformalna. Nieformalna komunikacja odbywa się poprzez nieformalne kontakty między ludźmi. Współistnieje z formalną siecią komunikacyjną w organizacji.
Komunikacja nieformalna ma formę komentarzy, porad, sugestii, nieformalnych rozmów i reakcji. Ten rodzaj komunikacji jest również znany jako "winorośl". Zarządzanie organizacją nie może kontrolować lub regulować tego typu sieci komunikacyjnej. Wynika to z relacji społecznych wypracowanych wśród osób pracujących w organizacji.
Człowiek będący zwierzęciem społecznym musi tam być. Tworzą grupy i dyskutują o sprawach organizacyjnych między sobą oraz wyrażają swoje opinie i komentarze na temat pracy, niektórzy wyrażają także swoje negatywne reakcje. Komunikacja nieformalna ma pewne zalety, dlatego też menedżerowie zachęcają do tego typu komunikacji.
Koontz i O'Donnell słusznie zauważyli, że "najskuteczniejsza komunikacja pojawia się, gdy menedżerowie wykorzystują nieformalną organizację do uzupełnienia kanałów komunikacji formalnej organizacji".
Niektórzy krytykują nieformalną komunikację twierdząc, że jest ona niedokładna i wprowadzająca w błąd, ale nie zawsze tak jest. Może być niekompletne, co prowadzi do nieporozumień. To raczej wspomaga formalny system komunikacji, wypełniając istniejącą lukę w formalnej komunikacji. Nieformalny system komunikacji ma pewne zalety i wady.
Zalety:
1. Wiadomość płynie z większą prędkością przez kanał nieformalny. To oszczędność czasu.
2. Pomaga w zjednoczeniu ludzi w pracy w sprawach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania.
3. Dostosowuje się do zmian okoliczności. W tym sensie jest dynamiczny i elastyczny.
4. Pomaga w generowaniu nowych pomysłów. W ten sposób promuje kreatywność.
5. Zaspokaja potrzeby społeczne ludzi pracy, których nie można spełnić formalną komunikacją.
6. Informacja zwrotna jest natychmiastowa w tym kanale.
Niedogodności:
1. Jest to najbardziej niewiarygodny rodzaj komunikacji. Menedżer używający tego kanału może wpaść w poważne kłopoty.
2. W pewnym momencie rozpowszechnia plotki i błędne informacje, które okazują się szkodliwe dla organizacji.
3. Wiele razy ten kanał przenosi zniekształcone informacje.
4. Informacje przekazywane za pośrednictwem tego kanału są zwykle niekompletne.
Menedżer korzystający z tego kanału powinien zawsze być bardzo ostrożny, ponieważ nie może go kontrolować. Musi więc powstrzymać się, aby go użyć i jeśli to konieczne, wówczas powinien podjąć konieczne działania, aby zminimalizować jego złe skutki.
Komunikacja werbalna:
Jest to prosta i powszechna metoda komunikacji. Jest to komunikacja werbalna. Jest to komunikacja osobista. Mówienie osobiście oraz wymiana poglądów i pomysłów z podwładnymi i pracownikami przynosi efekty specjalne i pomaga w rozwijaniu dobrych relacji międzyludzkich. Aby komunikacja ustna była skuteczna, należy wybrać odpowiednie słowa, aby uzyskać jasność w komunikacie. Należy unikać ostrych słów.
Ton osoby również wpływa na komunikację, mimo że używane są dobre i odpowiednie słowa. Powinien być kontrolowany przez głośnik. Należy dołożyć starań, aby poczuć się swobodnie. Nie powinien się denerwować po wysłuchaniu instrukcji mówiących. Komunikacja ustna jest skutecznym narzędziem utrzymywania dobrych relacji międzyludzkich.
Uśmiech na twarzy, osobiste pytanie, powitanie osoby, poczucie humoru, zrozumienie praktycznych trudności to niektóre z ważnych wskazówek, które sprawiają, że komunikacja jest bardzo skuteczna. Komunikacja ustna ma również pewne zalety i wady.
Zalety:
1. Jest szybki i oszczędza czas i koszty.
2. Głośnik natychmiast zna reakcję słuchacza.
3. Jest to skuteczniejszy kanał komunikacji.
4. Jest to przydatne narzędzie w sytuacji emergentnej.
5. Informacja zwrotna jest natychmiastowa. 6 Jest dokładniejszy.
7. Pomaga w skutecznym nadzorze i kontroli.
8. Wiadomości są zrozumiałe, ponieważ komunikacja ustna jest kanałem dwukierunkowym. np. komunikacja twarzą w twarz lub korzystanie z niektórych urządzeń mechanicznych, takich jak telefon lub najnowsze elektroniczne wideokonferencje.
9. Jest bardzo skutecznym narzędziem dla pracowników i pracodawców do rozwiązywania problemów.
Niedogodności:
1. Nie jest odpowiednim kanałem do komunikowania długich i tajnych wiadomości.
2. Jeśli komunikator nie jest biegły w języku, który komunikuje, rozumie się, trudno jest tym pierwszym skutecznie korzystać z kanału ustnego.
3. Słuchacz będzie musiał podjąć natychmiastową decyzję. Nie znajduje czasu, by poważnie przemyśleć tę propozycję.
4. Nie może służyć temu celowi w przypadku, gdy wiadomości mają być przechowywane jako zapisy.
5. Komunikacja ustna ma skutek tymczasowy.
Komunikacja niewerbalna:
Komunikowanie się za pomocą gestów, ruchów ciała, działań, sygnałów i mimiki jest komunikacją niewerbalną. W prymitywnym społeczeństwie komunikacja była niewerbalna. Komunikacja niewerbalna jest wizualna, którą można obserwować, rejestrować i rozumieć. Komunikacja niewerbalna jest używana wraz z komunikacją werbalną. Komunikacja niewerbalna nie jest przestarzała, ale wciąż jest w modzie. Wykonawczy może zrozumieć z mimikę uczuć swoich podwładnych.
Kiedy dyrektor wykonawczy jest zajęty swoją pracą, dzwoni do swojego asystenta z sygnałem ręcznym. W pewnych okolicznościach lepiej jest używać komunikacji niewerbalnej, ponieważ słowa mogą zranić uczucia i należy pamiętać, że "Akty mówią głośniej niż słowa".
Kanały komunikacji:
W dzisiejszych czasach organizacje chcą szybkiego przepływu informacji. W świecie zawodów jest to potrzeba godziny, ponieważ jeśli się spóźnisz, pozostaniesz w tyle. Teraz jest internet, w którym wyrzucą stare kanały. Wszelkie wymagane informacje są teraz dostępne w Internecie. Kanał komunikacji to ścieżka przesyłania wiadomości od nadawcy do odbiorcy. Menedżerowie potrzebują szybko i na czas różnych rodzajów informacji, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki zarządcze. Organizacje zgodnie z ich potrzebami ustanawiają własny system komunikacji. Popularne i praktyczne kanały komunikacji są skierowane w dół, w górę, w poziomie i na przekątnej.
Komunikacja w dół:
Kanał komunikacji w dół przepływa od najwyższego do najniższego poziomu zarządzania. Jak sugeruje kierunek przepływu komunikacji, jest on od przełożonego do podwładnego. Ten rodzaj kanału komunikacji mówi o autorytarnym charakterze zarządzania i środowiska. Niniejszy komunikat ma charakter dyrektywy. Komunikacja przełożonych obejmuje dyrektywy, polecenia, instrukcje dotyczące polityk, programów, misji, celów i innych informacji związanych z konkretnym zadaniem itp.
Zalety:
1. Służy do wydawania dyrektyw pracownikom.
2. Pomaga w dostarczaniu informacji dotyczących polityk i procedur organizacji.
3. Dyrekcje najwyższego kierownictwa w zakresie realizacji programów organizacji są przekazywane za pośrednictwem tego kanału.
Niedogodności:
1. Jest czasochłonne i często powoduje opóźnienie.
2. Komunikacja w dół jest jednym ze sposobów, dlatego nie można uzyskać informacji zwrotnej.
3. Jest to bardzo sztywny kanał komunikacji.
4. Reakcja podwładnego nie może być znana i zrozumiana za pośrednictwem tego kanału.
Komunikacja w górę:
Jest to tylko odwrotność niższego kanału komunikacji i przepływa z dołu do najwyższego poziomu zarządzania. Znaczenie tego kanału komunikacji jest realizowane. Przełożeni otrzymują informacje zwrotne i znają reakcje, uczucia i opinie swoich podwładnych i personelu pracującego na niższym poziomie za pośrednictwem tego kanału komunikacji. Pomaga w poznaniu skarg pracowników, których generalnie nie znają władze nadrzędne. Ma również pewne zalety i wady.
Zalety:
1. Pomaga w dwukierunkowej komunikacji w organizacji.
2. Rozwija poczucie przynależności wśród pracowników, ponieważ ich opinie zostały wysłuchane.
3. Przełożeni otrzymują natychmiastową informację zwrotną do swoich instrukcji poprzez kanał komunikacji w górę.
4. Jest ważnym źródłem motywowania pracowników.
Niedogodności:
1. Przekazywanie głosu w górę jest zwykle zniechęcane i ignorowane przez przełożonych.
2. Sugestie i opinie pracowników niższego szczebla nie docierają do najwyższego poziomu, ponieważ są blokowane w połowie przez bezpośrednich przełożonych.
