Organizacja projektu: definicja, zalety i ograniczenia
Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z wprowadzającą obserwacją, definicją, funkcjonowaniem, warunkami, wykresem, zaletami i ograniczeniami organizacji projektu.
Wstępne obserwacje organizacji projektu :
Tradycyjne struktury organizacyjne nie są odpowiednie do podejmowania dużych projektów o charakterze technicznym, w obecnych niestabilnych i burzliwych zewnętrznych warunkach środowiskowych.
Stąd potrzeba struktury organizacyjnej projektu.
Definiowana organizacja projektu:
Organizacja projektu może być zdefiniowana w następujący sposób:
Organizacja projektu to taka, w której struktura projektu jest tworzona jako oddzielna jednostka lub podział w ramach stałej struktury funkcjonalnej; rysowanie specjalistów i pracowników z różnych działów funkcjonalnych, którzy pracują pod ogólnym przywództwem, kontrolą i koordynacją kierownika projektu, aby ukończyć projekty o charakterze technicznym i kosztownym.
George R. Terry definiuje organizację projektu w następujący sposób:
"Organizacja projektu jest preferowanym sposobem, gdy dobrze zdefiniowany projekt musi zostać rozwiązany lub zadanie jest większe niż cokolwiek, do czego organizacja jest przyzwyczajona."
Funkcjonowanie organizacji projektu:
W ramach organizacji projektu zespół specjalistów i pracowników pochodzi z różnych obszarów funkcjonalnych, z trwałej struktury funkcjonalnej organizacji - do pracy nad projektem. Kierownik projektu może również skorzystać z pomocy ze źródeł zewnętrznych.
Zespół projektowy działa pod ogólną kontrolą i kierownictwem kierownika projektu. W trakcie trwania projektu menedżerowie funkcjonalni wyrzekają się władzy nad podwładnymi (wchodzącymi w skład zespołu projektowego) na korzyść kierownika projektu.
Punkt komentarza:
Po zakończeniu projektu; zespół projektowy zostaje rozwiązany, a personel zespołu wraca do odpowiedniego działu funkcjonalnego. W rzeczywistości system organizacyjny projektu jest stałą cechą wielu organizacji funkcjonalnych. W związku z tym, po ukończeniu jednego projektu, starszym członkom zespołu projektowego można przypisać role w ramach projektu miękkiego.
Warunki wymagające organizacji projektu:
Warunki wymagające utworzenia organizacji projektu są następujące:
(i) Projekt ma charakter techniczny, wymagający najwyższej precyzji i dokładności, np. budowa statku, projektowanie i uruchamianie satelitów, produkcja statków powietrznych itp.
(ii) Zakończenie projektu wymaga ogromnych kosztów.
(iii) czynnik czasu jest czynnikiem krytycznym; wymagające zakończenia projektu w ograniczonym, przepisanym czasie. Wszelkie opóźnienia w realizacji projektu w czasie mogą świadczyć o reputacji organizacji.
Schemat organizacji projektu:
Poniższa tabela przedstawia typową strukturę organizacyjną projektu:
Wykres ilustruje stałą strukturę funkcjonalną organizacji, składającą się z działów produkcji, finansów, marketingu, inżynierii i badań. Istnieją dwa menedżerów projektu dla projektu I i II. Każdy kierownik projektu ma zespół projektowy składający się z pracowników z różnych działów funkcjonalnych; i pracują pod przywództwem i kontrolą kierowników projektów.
Zalety i ograniczenia organizacji projektu:
(a) Meritia:
Oto główne zalety organizacji projektowej:
(i) Skoncentrowana uwaga na pracy nad projektem:
W organizacji projektu pełna i skoncentrowana uwaga kierownika projektu na pracę nad projektem; jako kierownik projektu nie ma innej pracy niż zarządzanie projektem. Ma pełne uprawnienia do koordynowania i kontrolowania działań związanych z projektem. W rzeczywistości, w trakcie trwania projektu, menedżerowie funkcjonalni wyrzekają się swojego autorytetu nad personelem zespołu projektowego, na korzyść kierownika projektu.
(ii) Zalety specjalizacji zespołowej:
Zespół projektowy utworzony w celu realizacji projektu składa się ze specjalistów z wielu obszarów funkcjonalnych. Zjawisko to udostępnia organizacji projektu, zalety specjalizacji zespołowej.
(iii) Zdolność do radzenia sobie z wpływami środowiska:
Dzięki kierownictwu kierownika projektu w połączeniu ze specjalistyczną wiedzą członków zespołu projektowego organizacja projektu jest w lepszej pozycji, aby poradzić sobie z wyzwaniami środowiskowymi. W rzeczywistości jednym z powodów stworzenia struktury projektu jest skuteczne zwalczanie sił środowiskowych.
(iv) Terminowe zakończenie projektu:
Organizacja projektu zapewnia terminową realizację projektów; bez zakłócania normalnego funkcjonowania całej organizacji.
(b) Ograniczenia:
Poniżej przedstawiono główne ograniczenia organizacji projektu:
(i) Wyraźne problemy koordynacji:
W organizacji projektu występują zwiększone problemy koordynacji; ze względu na różnorodne poglądy specjalistów zespołu. W rzeczywistości specjaliści mają tendencję do nadmiernego podkreślania swoich wyspecjalizowanych poglądów w stosunku do sposobu projektowania i wdrażania projektu.
Ta tendencja specjalistów tworzy poważny ból głowy dla kierownika projektu; który przez cały czas może być zajęty pogodzeniem sprzecznych poglądów specjalistów, którzy nie mają czasu poświęcać uwagi postępowi projektu.
(ii) Niejasno zdefiniowany związek:
Zazwyczaj w organizacji projektu relacje między kierownikiem projektu a specjalistami funkcjonalnymi nie są jasno zdefiniowane. Ta sytuacja może prowadzić do napięcia między nimi; powodując słabe relacje międzyludzkie w organizacji projektu. W ostatecznym rozrachunku efektywność pracy w projekcie może być znacznie zmniejszona.
(iii) Uczucie braku bezpieczeństwa wśród personelu:
Zwykle w umyśle personelu zespołu projektowego pojawia się poczucie niepewności co do miejsca, w którym będą szukać schronienia; po konkretnym projekcie (na którym byli zaręczeni) już minął. To poczucie niepewności w kwestii przydziału stwarza poczucie braku bezpieczeństwa wśród personelu; a następnie mają tendencję do nadmiernego rozciągania istniejących opóźnień spowodowanych pracami projektowymi w celu terminowego zakończenia projektu.
(iv) Powielanie wysiłków:
Organizacja projektu cierpi z powodu ograniczenia powielania wysiłków związanych z zakończeniem działań projektowych. Kiedy np. W organizacji projektu realizowany jest więcej niż jeden lub dwa projekty; jest całkiem prawdopodobne, że te same rodzaje działań mogą być powielane podczas realizacji różnych projektów. Zjawisko to ostatecznie wskazuje ogólną efektywność organizacyjną i rentowność.