Procedura zakupu materiałów: 7 etapów

Niektóre etapy to: 1. Otrzymywanie i analiza wymagań i przetwarzanie zapotrzebowań 2. Wybór i lokalizacja potencjalnych dostawców 3. Zapytanie, odbiór i analiza ofert 4. Składanie zamówień 5. Kontynuacja i przyspieszenie zamówień zakupu i innych .

Etapy w procedurze zakupu:

Wpływy i analiza wymagań i przetwarzanie zapotrzebowań
Wybór i lokalizacja potencjalnych dostawców
Żądanie, odbiór i analiza ofert
Składanie zamówień
Kontynuacja i przyspieszenie zamówień
Weryfikacja faktur dostawców dla płatności po przetworzeniu Rozbieżności i odrzuty
Zamykanie zrealizowanych zleceń i utrzymanie dokumentacji

Etap 1. 1. Potwierdzenia i analiza wymagań i przetwarzanie zapotrzebowań:

Różne działy organizacji przekazują swoje wymagania dotyczące różnych przedmiotów do działu zakupów za pośrednictwem formularza zapotrzebowania.

Formularz zapotrzebowania na zakup przygotowuje podstawę do dokonania zakupu i zawiera następujące dane:

(i) Jaki materiał / element jest wymagany przy jakości i innych niezbędnych specyfikacjach?

(ii) Wymagana ilość?

(iii) Data, w której materiały są potrzebne?

(iv) Miejsce dostawy?

(v) Nazwa sugerowanego dostawcy.

Zgłoszenie zapotrzebowania jest przygotowywane w dwóch egzemplarzach i podpisywane przez właściwy organ. Aby sprawdzić dostępność towaru w sklepie, jest on kierowany przez sklep. Format pokazano na rys. 6.3

Etap # 2. Wybór i lokalizacja potencjalnych dostawców:

Ten proces polega na wybraniu dużej liczby dostawców za pośrednictwem autoryzowanych przedstawicieli, katalogów, czasopism branżowych. Reklamy, katalogi handlowe lub targi.

Kryterium ostatecznego wyboru dostawcy zależy również od następujących czynników:

(i) Wiarygodność dostaw: w oparciu o wcześniejsze wyniki dostawcy.

(ii) Zapewnienie terminowej dostawy towarów w oparciu o wcześniejsze dane.

(iii) Inne kwestie, takie jak obsługa posprzedażna, stosunek do towarów odrzuconych przez nabywcę, pomoc techniczna po zainstalowaniu itd.

Podczas rozważań potencjalnych dostawców rozważa się również następujące:

(i) Jeśli zakup ma być dokonywany z lokalnego rynku lub innego konkurencyjnego miejsca z dala od branży.

(ii) Jeśli cały zakup ma być dokonany od jednego dostawcy lub od kilku dostawców.

(iii) Czy kupować bezpośrednio od producentów.

Agenci zakupów nieustannie skanują rynek w poszukiwaniu potencjalnych nowych dostawców.

Etap # 3. Żądanie, odbiór i analiza ofert:

Oferta jest zapytaniem, czy dostawcy mogą dostarczyć żądany materiał w określonym terminie, a jeśli tak, to w jakim tempie.

Zapytanie ofertowe składa się na określonej formie, jak pokazano na Rys. 6.4

Cytaty są zapraszane na zakup materiału, jak pokazano poniżej i powinny dotrzeć do tego biura najpóźniej w dniu (data) w (czas). Oferty należy przesłać wraz z pełnymi szczegółami i poparte szczegółami literackimi lub pamfletami itp.

(i) Proszę podać na górze koperty

Zapytanie nr .......... Data, w której należy ..................

(ii) Oferty należy składać w dwóch egzemplarzach.

(iii) Oferty należy podać w takiej kolejności, w jakiej znajdują się w piśmie z zapytaniem.

(iv) Oferty powinny być ważne przez co najmniej jeden miesiąc od daty otwarcia,

(v) Podane stawki powinny dotyczyć miejsca docelowego nabywcy i zawierać wszystkie podatki.

(vi) Oferty należy przesyłać w zapieczętowanych kopertach.

(vii) Zastrzega się prawo do przyjęcia lub odrzucenia jakiegokolwiek cytatu w całości lub w części bez podania przyczyny.

(viii) Przedstawiciel producenta może być obecny w momencie otwarcia oferty cenowej.

Zgłaszanie ofert na oferty:

Wniosek o wycenę sporządza się na określonej Performa pokazanej na Rys. 6.4 dla wszystkich wybranych dostawców lub źródeł i dostaw. Formularz ofertowy zawiera szczegóły dotyczące zakupionego materiału oraz warunki, w których nabywca chciałby pozyskać materiał.

Analiza ofert:

Po otrzymaniu ofert z różnych źródeł są one badane w celu porównania stawek, innych warunków wymienionych w zapytaniu ofertowym. Zestawienie porównawcze przedstawione na rys. 6.5 jest przygotowane do analizy. N.TS i A.TS są zaznaczone na każdym elemencie, tzn. Nie na specyfikacjach i zgodnie ze specyfikacją, a wybór właściwego dostawcy jest z pozycji oznaczonych ATS

Przygotowane wyżej zestawienie porównawcze stanowi dobry przewodnik przy wyborze właściwego dostawcy, którego materiał spełnia wymagane specyfikacje.

Etap # 4. Składanie zamówień:

Po wybraniu odpowiedniego dostawcy wysyłane jest mu zamówienie zakupu (jak pokazano na Rys. 6.6). Zamówienie zakupu stanowi dokument prawny i służy jako organ dostawcy do dostarczenia materiału zgodnie z warunkami zamówienia zakupu.

Etap # 5. Kontynuacja i przyspieszanie zamówień:

Samo złożenie zamówienia nie gwarantuje dostawy materiałów i wymagane są również pewne działania.

Sekcja zakupu utrzymuje kontakt z dostawcą w celu:

(i) Uzyskaj informacje o postępie w realizacji zamówienia.

(ii) Dostawca ma otrzymać przypomnienie przed upływem terminu dostawy, ponieważ stanowi on istotę umowy kupna.

(iii) Podejmowanie działań korygujących (takich jak zmiana rodzajów transportu lub przekazywanie części zleceń innym dostawcom), aby materiały mogły zostać odebrane w terminie zgodnie z wcześniejszym planem.

Sześć egzemplarzy zamówienia zakupu jest przygotowywanych przez zakupy. a każda kopia jest podpisana przez urzędnika ds. zakupów.

Z tych kopii jedna kopia jest wysyłana do:

(i) Sprzedawca.

(ii) Przechowywać sekcję.

(iii) Sekcja rachunków.

(iv) Inspekcja Deptt.

(v) Deptt. składanie rekwizycji.

(vi) Zakup Deptt dla rekordu.

Etap # 6. Weryfikacja sprzedawców Faktury do zapłaty po przetworzeniu Rozbieżności i odrzuty :

Raporty o materiale, co zostało otrzymane, są porównywane ze zleceniami zakupu w celu stwierdzenia rozbieżności, tj. Różnic w jakości itp. Rozbieżności, jeśli zostaną stwierdzone odnośnie jakości lub ilości, powinny być natychmiast zgłaszane sprzedawcom. Odrzucony materiał może zostać zwrócony dostawcy w celu wymiany.

Faktury są sprawdzane w celu upewnienia się, że materiał został otrzymany zgodnie ze specyfikacją zamówienia zakupu i uzgodnioną ceną. Po potwierdzeniu tych rzeczy płatność jest przekazywana sprzedawcy za otrzymany materiał.

Etap # 7. Zamykanie zrealizowanych zleceń i utrzymanie zapisów:

Po porównaniu zamówienia zakupu z raportami odbiorczymi i fakturą dostawcy. Zamówienia są traktowane jako zrealizowane zamówienia i zamknięte. Ostatnim krokiem procedury zakupu jest archiwizacja tych transakcji, tj. Utrzymanie dokumentacji.