System bezpieczeństwa w biurze
Ten artykuł zawiera bliskie informacje na temat systemu bezpieczeństwa w biurze.
Znaczenie bezpieczeństwa urzędu:
Bezpieczeństwo oznacza ochronę przyznawaną niektórym dającym się zidentyfikować przedmiotom lub ciału. Ta ochrona ma zapobiegać sabotażowi lub szpiegostwu.
Bezpieczeństwo staje się ważnym aspektem zarządzania ze względu na:
1. Wrażliwość intruzów na urząd, oraz
2. Wraz z pojawieniem się nowych technologii i instalacją tych nowych instrumentów technologicznych w biurze, pokusa dla szpiegostwa przemysłowego rośnie w przypadku nowych projektów produktów.
Zasada bezpieczeństwa:
Bezpieczeństwo ma dwa typy zakresów, a planowanie zależy również od tych dwóch typów zakresów.
Istnieją zasady, które regulują oba rodzaje zasad, ale tymi wspólnymi zasadami są:
1. Zasada nadzoru:
Nadzór jest potrzebny, aby sprawdzić prawidłowe wykonanie zadania bezpieczeństwa. Nadzór na co dzień musi być wykonywany w celu sprawdzenia normalności rzeczy idących naprzód w celu wykonania pracy organizacji na co dzień.
2. Koszt zabezpieczenia:
Wymagane jest jednak bezpieczeństwo; kontrola kosztów jest ważnym czynnikiem. Zbyt niski koszt bezpieczeństwa utrudnia wewnętrzną ochronę biura, a zbyt wysoki koszt również nie jest wskazany. Urząd powinien podjąć długoterminowe i krótkoterminowe planowanie bezpieczeństwa przed podjęciem decyzji o współczynniku kosztów.
3. Metoda i tryby komunikacji:
Bez względu na to, jaki jest system bezpieczeństwa, nie powinno to przeszkadzać w stylu i sposobach komunikacji między pracownikami w organizacji. Komunikacja jako połączenie z systemem bezpieczeństwa i dobra komunikacja każdego systemu biurowego również obciąża bezpieczeństwo.
4. Prosta praktyka bezpieczeństwa:
Dla każdego urzędu niezbędne i konieczne jest, aby pracownicy zrozumieli znaczenie bezpieczeństwa. Zasada i forma bezpieczeństwa zaprojektowana dla bezpieczeństwa personelu biurowego powinna być prosta i elastyczna, tak aby każdy pracownik rozumiał to samo i sam się do niego dostosowywał. Potrzeba bezpieczeństwa zależy od prostoty lub złożoności urzędu, jednak wdrożenie zależy od zastosowania tego samego w zależności od charakteru działalności.
5. Odpowiedni i pilny:
Bezpieczeństwo zależy od pilności i adekwatności. Jakąkolwiek formę zabezpieczenia należy wdrożyć, należy wziąć pod uwagę dział, w którym potrzebny jest system bezpieczeństwa, oraz osobę, dla której jest ona potrzebna.
Planowanie bezpieczeństwa:
Jak każda inna nowa koncepcja lub nowa rzecz, którą należy wdrożyć w biurze, należy zaplanować bezpieczeństwo przed wdrożeniem ich w branży bezpieczeństwa. Nikt nie może powstrzymać złodzieja lub osoby postronne przed wejściem do biura, jednak można zdecydowanie zrobić krok w kierunku sprawdzenia nowego uczestnika w biurze. To tutaj ostrożny plan bezpieczeństwa stara się minimalizować ryzyko, a nawet je eliminować.
1. Rekrutacja pracowników:
Pracownicy mogą zostać zatrudnieni w organizacji w celu zapoznania się z systemem bezpieczeństwa lub można skontaktować się z agencją zewnętrzną za posiadanie przeszkolonego personelu w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
2. Powołanie Komitetu:
Sugeruje się utworzenie komitetu, w którym sam Office Manager jest częścią tego samego. W razie potrzeby kierownicy działów mogą zostać wprowadzeni do systemu. Zadaniem tego komitetu może być stworzenie systemu bezpieczeństwa, który będzie utrzymywał pogląd na potrzeby organizacji, ustanowi władzę i reprezentację jednostki w tym celu, a także zbada problemy.
3. Komunikacja systemowa:
Komitet, który formułuje plan bezpieczeństwa, powinien zakomunikować system zaprojektowany dla każdego członka organizacji, aby uzyskać jego zatwierdzenie, oraz ewentualne sugestie.
4. Poszukiwanie informacji i opinii, jeśli jakiekolwiek:
Komitet powinien poszukiwać informacji na temat odpowiednio zaprojektowanego formularza z wymogów bezpieczeństwa dla różnych celów w różnych działach.
5. Formułowanie planu bezpieczeństwa lub systemu:
Plan bezpieczeństwa należy przygotować na podstawie informacji i potrzeb organizacji.
6. Formułowanie systemu:
Należy sformułować system, który powinien opierać się na przyjęciu reakcji i sugestii, podając szczegóły, w jaki sposób całe bezpieczeństwo zostało zintegrowane ze strukturą organizacji, jak system powinien zostać przywrócony i jak należy go zintegrować. do układu, itp.
Praktyka bezpieczeństwa:
W odniesieniu do systemu bezpieczeństwa warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:
1. Korzystanie z systemu ostrzegawczego:
Zawsze należy używać lub emitować sygnał dźwiękowy lub system alarmowy dla bezpieczeństwa. Ilekroć pojawia się niebezpieczeństwo, dzwonek alarmu powinien rozbrzmiewać, wysyłając komunikat o kłopotach w systemie.
2. Identyfikacja przez wpis:
Przepustki powinny być przekazywane osobom wchodzącym do biura. Po zakończeniu pracy, powinni oni sprawdzić swoje kontrole i kontrasygnaty przez władze, które spotykają w biurze, przekazać to samo do bezpieczeństwa, kiedy ostatecznie opuszczają kompleks biurowy. Karta identyfikacyjna powinna zostać wydana każdemu pracownikowi w celu właściwej identyfikacji. Jest to niezbędny dodatek do każdego biura.
3. Bezpieczne pozycjonowanie działu gotówkowego:
Jest to powszechny zwyczaj każdego intruza, który wchodzi do biura z udawaną intencją, aby najpierw zaatakować departament gotówki i rozebrać się z łupem. Dział kasowy musi znajdować się w bardzo bezpiecznej części budynku, a wejście do tej części budynku powinno być ograniczone.
Jeżeli nie jest możliwe zabezpieczenie działu gotówki, barykada powinna być przygotowana na umieszczenie kasjera i gotówki w barykadzie dla normalnego funkcjonowania działu gotówki.
Trening i dyscyplina w bezpieczeństwie:
Nie jest potrzebna bardzo rodzima lub techniczna metoda utrzymania właściwego systemu bezpieczeństwa w biurze. Każdy pracownik musi zrozumieć, jak ważna jest potrzeba bezpieczeństwa, i będzie musiał zostać odpowiednio przeszkolony.
Należy zanotować kilka punktów:
1. Każdy pracownik powinien zostać poinformowany o tym, aby nie mówić więcej o organizacji lub o jej dziale, o działaniach prowadzonych w dziale. Jeśli pracownik nie wyraża na to zgody, departament i organizacja powinny poważnie spojrzeć na działalność pracownika.
2. Podczas przerwy na kawę lub herbatę każdy pracownik powinien włożyć wszystkie swoje dokumenty, papiery, artykuły papiernicze itp. Do szuflady i właściwie je zamknąć, zamiast zostawiać miejsce na podłodze, pozostawiając wszystko na stole, dając innym szansa na manipulowanie rekordem biura.
3. Odwiedzający mechanicy i inżynierowie mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, ponieważ mają swobodny dostęp do większości działów, w których przechowywane są maszyny biurowe i mogą natknąć się na cenne poufne informacje.
4. Dokumenty urzędu powinny być odpowiednio sklasyfikowane, a dostęp do nich ograniczony.
5. Poufne dokumenty obsługiwane przez najwyższego szefa urzędu i poufną pracę powinny być obsługiwane wyłącznie przez regularnych pracowników biura, którzy mają pewność bezpieczeństwa.
6. Wszystkie dokumenty o mniejszym znaczeniu powinny zostać zniszczone przez urząd. Poważne wycieki mają miejsce w sekcji fotokopii lub w sekcji powielacza. Wszystkie zepsute kopie powinny zostać zniszczone.
Bezpieczeństwo komputera:
Komputery zaczęły zyskiwać popularność w naszym kraju, ponieważ większość dużych organizacji zaczęło z nich korzystać. W krajach wysoko rozwiniętych przemysłowo dużą wagę przywiązuje się do bezpieczeństwa komputerowego, ponieważ przetwarzanie danych komputerowych jest podatne na zagrożenia dla tych, którzy chcą manipulować lub niszczyć. W nadchodzących latach centralna sala komputerowa może być celem wszystkich zabezpieczeń związanych z organizacją.
Naruszenie bezpieczeństwa komputerów:
Istnieją dwa powody naruszenia bezpieczeństwa komputerów:
1. Przyczyna zewnętrzna:
Przyczyna zewnętrzna może być spowodowana klęską żywiołową.
2. Przyczyna wewnętrzna:
Przyczyną wewnętrzną może być zaniedbanie pracownika, zamiar karny pracownika lub niepowodzenie pracownika do prawidłowej pracy z komputerem. Zagrożenia naturalne mogą być spowodowane ogniem, wodą lub powodzią. Ogień jest głównym powodem.
Aby zapobiec pożarowi, należy wziąć pod uwagę, że w sali komputerowej nie pali się ani nie pali papierosów ani bidis. W pomieszczeniu komputerowym nie należy przechowywać łatwopalnego artykułu. Poza tym każdy powinien zdjąć buty przed wejściem do pokoju komputerowego.
O ile to możliwe, sala komputerowa powinna mieć pewną liczbę gaśnic. Pliki itp. Biura nie powinny być przechowywane ani w pomieszczeniu komputerowym, ani w żadnym miejscu sąsiadującym z salą komputerową, aby nie doszło do pożaru.