System bezpieczeństwa w biurze

Ten artykuł zawiera bliskie informacje na temat systemu bezpieczeństwa w biurze.

Znaczenie bezpieczeństwa urzędu:

Bezpieczeństwo oznacza ochronę przyznawaną niektórym dającym się zidentyfikować przedmiotom lub ciału. Ta ochrona ma zapobiegać sabotażowi lub szpiegostwu.

Bezpieczeństwo staje się ważnym aspektem zarządzania ze względu na:

1. Wrażliwość intruzów na urząd, oraz

2. Wraz z pojawieniem się nowych technologii i instalacją tych nowych instrumentów technologicznych w biurze, pokusa dla szpiegostwa przemysłowego rośnie w przypadku nowych projektów produktów.

Zasada bezpieczeństwa:

Bezpieczeństwo ma dwa typy zakresów, a planowanie zależy również od tych dwóch typów zakresów.

Istnieją zasady, które regulują oba rodzaje zasad, ale tymi wspólnymi zasadami są:

1. Zasada nadzoru:

Nadzór jest potrzebny, aby sprawdzić prawidłowe wykonanie zadania bezpieczeństwa. Nadzór na co dzień musi być wykonywany w celu sprawdzenia normalności rzeczy idących naprzód w celu wykonania pracy organizacji na co dzień.

2. Koszt zabezpieczenia:

Wymagane jest jednak bezpieczeństwo; kontrola kosztów jest ważnym czynnikiem. Zbyt niski koszt bezpieczeństwa utrudnia wewnętrzną ochronę biura, a zbyt wysoki koszt również nie jest wskazany. Urząd powinien podjąć długoterminowe i krótkoterminowe planowanie bezpieczeństwa przed podjęciem decyzji o współczynniku kosztów.

3. Metoda i tryby komunikacji:

Bez względu na to, jaki jest system bezpieczeństwa, nie powinno to przeszkadzać w stylu i sposobach komunikacji między pracownikami w organizacji. Komunikacja jako połączenie z systemem bezpieczeństwa i dobra komunikacja każdego systemu biurowego również obciąża bezpieczeństwo.

4. Prosta praktyka bezpieczeństwa:

Dla każdego urzędu niezbędne i konieczne jest, aby pracownicy zrozumieli znaczenie bezpieczeństwa. Zasada i forma bezpieczeństwa zaprojektowana dla bezpieczeństwa personelu biurowego powinna być prosta i elastyczna, tak aby każdy pracownik rozumiał to samo i sam się do niego dostosowywał. Potrzeba bezpieczeństwa zależy od prostoty lub złożoności urzędu, jednak wdrożenie zależy od zastosowania tego samego w zależności od charakteru działalności.

5. Odpowiedni i pilny:

Bezpieczeństwo zależy od pilności i adekwatności. Jakąkolwiek formę zabezpieczenia należy wdrożyć, należy wziąć pod uwagę dział, w którym potrzebny jest system bezpieczeństwa, oraz osobę, dla której jest ona potrzebna.

Planowanie bezpieczeństwa:

Jak każda inna nowa koncepcja lub nowa rzecz, którą należy wdrożyć w biurze, należy zaplanować bezpieczeństwo przed wdrożeniem ich w branży bezpieczeństwa. Nikt nie może powstrzymać złodzieja lub osoby postronne przed wejściem do biura, jednak można zdecydowanie zrobić krok w kierunku sprawdzenia nowego uczestnika w biurze. To tutaj ostrożny plan bezpieczeństwa stara się minimalizować ryzyko, a nawet je eliminować.

1. Rekrutacja pracowników:

Pracownicy mogą zostać zatrudnieni w organizacji w celu zapoznania się z systemem bezpieczeństwa lub można skontaktować się z agencją zewnętrzną za posiadanie przeszkolonego personelu w celu zapewnienia bezpieczeństwa.

2. Powołanie Komitetu:

Sugeruje się utworzenie komitetu, w którym sam Office Manager jest częścią tego samego. W razie potrzeby kierownicy działów mogą zostać wprowadzeni do systemu. Zadaniem tego komitetu może być stworzenie systemu bezpieczeństwa, który będzie utrzymywał pogląd na potrzeby organizacji, ustanowi władzę i reprezentację jednostki w tym celu, a także zbada problemy.

3. Komunikacja systemowa:

Komitet, który formułuje plan bezpieczeństwa, powinien zakomunikować system zaprojektowany dla każdego członka organizacji, aby uzyskać jego zatwierdzenie, oraz ewentualne sugestie.

4. Poszukiwanie informacji i opinii, jeśli jakiekolwiek:

Komitet powinien poszukiwać informacji na temat odpowiednio zaprojektowanego formularza z wymogów bezpieczeństwa dla różnych celów w różnych działach.

5. Formułowanie planu bezpieczeństwa lub systemu:

Plan bezpieczeństwa należy przygotować na podstawie informacji i potrzeb organizacji.

6. Formułowanie systemu:

Należy sformułować system, który powinien opierać się na przyjęciu reakcji i sugestii, podając szczegóły, w jaki sposób całe bezpieczeństwo zostało zintegrowane ze strukturą organizacji, jak system powinien zostać przywrócony i jak należy go zintegrować. do układu, itp.

Praktyka bezpieczeństwa:

W odniesieniu do systemu bezpieczeństwa warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

1. Korzystanie z systemu ostrzegawczego:

Zawsze należy używać lub emitować sygnał dźwiękowy lub system alarmowy dla bezpieczeństwa. Ilekroć pojawia się niebezpieczeństwo, dzwonek alarmu powinien rozbrzmiewać, wysyłając komunikat o kłopotach w systemie.

2. Identyfikacja przez wpis:

Przepustki powinny być przekazywane osobom wchodzącym do biura. Po zakończeniu pracy, powinni oni sprawdzić swoje kontrole i kontrasygnaty przez władze, które spotykają w biurze, przekazać to samo do bezpieczeństwa, kiedy ostatecznie opuszczają kompleks biurowy. Karta identyfikacyjna powinna zostać wydana każdemu pracownikowi w celu właściwej identyfikacji. Jest to niezbędny dodatek do każdego biura.

3. Bezpieczne pozycjonowanie działu gotówkowego:

Jest to powszechny zwyczaj każdego intruza, który wchodzi do biura z udawaną intencją, aby najpierw zaatakować departament gotówki i rozebrać się z łupem. Dział kasowy musi znajdować się w bardzo bezpiecznej części budynku, a wejście do tej części budynku powinno być ograniczone.

Jeżeli nie jest możliwe zabezpieczenie działu gotówki, barykada powinna być przygotowana na umieszczenie kasjera i gotówki w barykadzie dla normalnego funkcjonowania działu gotówki.

Trening i dyscyplina w bezpieczeństwie:

Nie jest potrzebna bardzo rodzima lub techniczna metoda utrzymania właściwego systemu bezpieczeństwa w biurze. Każdy pracownik musi zrozumieć, jak ważna jest potrzeba bezpieczeństwa, i będzie musiał zostać odpowiednio przeszkolony.

Należy zanotować kilka punktów:

1. Każdy pracownik powinien zostać poinformowany o tym, aby nie mówić więcej o organizacji lub o jej dziale, o działaniach prowadzonych w dziale. Jeśli pracownik nie wyraża na to zgody, departament i organizacja powinny poważnie spojrzeć na działalność pracownika.

2. Podczas przerwy na kawę lub herbatę każdy pracownik powinien włożyć wszystkie swoje dokumenty, papiery, artykuły papiernicze itp. Do szuflady i właściwie je zamknąć, zamiast zostawiać miejsce na podłodze, pozostawiając wszystko na stole, dając innym szansa na manipulowanie rekordem biura.

3. Odwiedzający mechanicy i inżynierowie mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, ponieważ mają swobodny dostęp do większości działów, w których przechowywane są maszyny biurowe i mogą natknąć się na cenne poufne informacje.

4. Dokumenty urzędu powinny być odpowiednio sklasyfikowane, a dostęp do nich ograniczony.

5. Poufne dokumenty obsługiwane przez najwyższego szefa urzędu i poufną pracę powinny być obsługiwane wyłącznie przez regularnych pracowników biura, którzy mają pewność bezpieczeństwa.

6. Wszystkie dokumenty o mniejszym znaczeniu powinny zostać zniszczone przez urząd. Poważne wycieki mają miejsce w sekcji fotokopii lub w sekcji powielacza. Wszystkie zepsute kopie powinny zostać zniszczone.

Bezpieczeństwo komputera:

Komputery zaczęły zyskiwać popularność w naszym kraju, ponieważ większość dużych organizacji zaczęło z nich korzystać. W krajach wysoko rozwiniętych przemysłowo dużą wagę przywiązuje się do bezpieczeństwa komputerowego, ponieważ przetwarzanie danych komputerowych jest podatne na zagrożenia dla tych, którzy chcą manipulować lub niszczyć. W nadchodzących latach centralna sala komputerowa może być celem wszystkich zabezpieczeń związanych z organizacją.

Naruszenie bezpieczeństwa komputerów:

Istnieją dwa powody naruszenia bezpieczeństwa komputerów:

1. Przyczyna zewnętrzna:

Przyczyna zewnętrzna może być spowodowana klęską żywiołową.

2. Przyczyna wewnętrzna:

Przyczyną wewnętrzną może być zaniedbanie pracownika, zamiar karny pracownika lub niepowodzenie pracownika do prawidłowej pracy z komputerem. Zagrożenia naturalne mogą być spowodowane ogniem, wodą lub powodzią. Ogień jest głównym powodem.

Aby zapobiec pożarowi, należy wziąć pod uwagę, że w sali komputerowej nie pali się ani nie pali papierosów ani bidis. W pomieszczeniu komputerowym nie należy przechowywać łatwopalnego artykułu. Poza tym każdy powinien zdjąć buty przed wejściem do pokoju komputerowego.

O ile to możliwe, sala komputerowa powinna mieć pewną liczbę gaśnic. Pliki itp. Biura nie powinny być przechowywane ani w pomieszczeniu komputerowym, ani w żadnym miejscu sąsiadującym z salą komputerową, aby nie doszło do pożaru.