Stworzenie sprawnego systemu kontroli zapasów

Ten artykuł rzuca światło na pięć głównych kroków związanych z ustanowieniem sprawnego systemu kontroli zapasów. Kroki są następujące: 1. Klasyfikacja i kodyfikacja wykazu. 2. Konserwacja rejestrów ewidencji 3. Sterowanie cyklicznym przepływem materiałów 4. Sterowanie narzędziami 5. Przechowuj pomieszczenie.

Krok 1. Klasyfikacja i kodyfikacja wykazu:

Niezbędny jest dobry system klasyfikacji i kodyfikacji inwentarza, aby zapobiec mieszaniu jednego rodzaju zapasów z drugim. Zapasy mogą być klasyfikowane na różne sposoby w zależności od ich przeznaczenia / lokalizacji dystrybucji itp. Aby zaoszczędzić czas i uprościć identyfikację i kontrolę, różne kategorie zapasów powinny otrzymać numer kodu.

Krok # 2. Utrzymanie ewidencji zapasu:

Poniżej przedstawiono dwie ważne metody prowadzenia ewidencji zapasów:

(i) System okresowych zapasów.

(ii) System Wieczystego Inwentarza.

Wyjaśnimy teraz je w skrócie w następujący sposób:

W ramach tego systemu wartość zapasów ustalana jest dopiero pod koniec okresu księgowego po uzyskaniu fizycznej certyfikacji jednostek. Ten system nie dostarcza informacji związanych z ilością i wartością zapasów w sposób ciągły. W tym systemie nie są rozliczane żadne straty, straty, kradzieże itp.

Zakłada się w tym przypadku, że zużyty zapas jest ustalany w tym miejscu poprzez dodanie całkowitej wartości zapasów zamawianych w danym okresie do wartości zapasów w kasie jako zapasów i odjęcie wartości zapasów na końcu jako zapasy końcowe.

System wieczystych zapasów:

Zgodnie z terminologią Rachunku kosztów "Wieczysta inwentaryzacja to system rekordów utrzymywanych przez dział kontroli, który odzwierciedla fizyczny ruch zapasów i ich obecny bilans."

Celem ciągłej inwentaryzacji jest opracowanie systemu zapisów, dzięki którym wpływy i emisje zapasów mogą być rejestrowane natychmiast w momencie każdej transakcji, a saldo może zostać wyprowadzone w celu pokazania aktualnej pozycji różnych pozycji.

Rekordy, które są zazwyczaj używane do ciągłej inwentaryzacji, to:

1. Karty odbiorów.

2. Przechowuj konta księgi głównej lub przechowuj karty księgi.

3. Przyjęcie stałego wykonywania zapasów.

1. Karty odbiorów:

Karta Kasa jest kartą wskazującą ilościowe zapisy pokwitowań, emisji i bilansów zamknięcia materiału przechowywanego w odpowiednim pojemniku, jak pokazano na Rys. 12.2. Bin oznacza stojak, półkę, pojemnik lub przestrzeń, w której przechowywane są materiały. Karta koszowa jest umieszczona w różnych pojemnikach.

Oddzielne karty koszyków są przygotowywane dla każdej pozycji w sklepach, a jeśli dwa różne materiały są przechowywane w jednym pojemniku, dwa pudełka z kartami po jednym dla każdego są przygotowywane, traktując półkę jako dwa pojemniki.

Poniższy wzór karty Bin pomoże w prawidłowym zrozumieniu zawartości karty bin:

Wpływy są wprowadzane zgodnie z GRN, emisje są wyświetlane na podstawie zgłoszeń do magazynu, a saldo końcowe jest wskazywane po każdym wprowadzeniu do niego. W kartach bin wszystkie wpisy, tj. Wpływy, wydania i salda materiałów są wyrażane tylko ilościowo, a nie jakościowo.

2. Przechowuje księgę:

Księgowość sklepów jest zapisem sklepów, zarówno pod względem ilości, jak i wartości. Jest utrzymywany przez księgowego sklepów. Jest podobny do kart typu bin z istotną różnicą, że w sklepach pokazana jest również wartość księgowa materiałów. To jest w księdze sklepu wszystkie wpisy są wyrażane zarówno ilościowo, jak i jakościowo.

Te księgi są zazwyczaj w postaci luźnych liści w segregatorach i dla oddzielnych klas materiałów stosowane są oddzielne środki wiążące. W niektórych kwestiach te księgi są utrzymywane w powiązanych ilościach, aby uniknąć utraty luźnych folio.

3. Przyjęcie stałego pobierania zapasów:

Ciągła inwentaryzacja jest istotnym elementem stałego systemu inwentaryzacji. Odbywa się to poprzez porównanie fizycznej ilości z ilościami pokazanymi na karcie koszyka i w księdze magazynowej.

Zwykle robi to niezależny personel audytu wewnętrznego. Rozbieżności między saldem wykazanym przez księgę sklepów a faktycznym saldem sklepów mogą wynikać z dwóch następujących przypadków:

(a) Możliwe przyczyny:

Obejmują one kwestie związane ze sprawami lub problemami z przedmiotami, błędy pisarskie, rozbicie, kradzieże, umieszczanie materiałów w niewłaściwym koszu itp.

(b) Nieuniknione przyczyny:

Obejmuje to odparowanie, kurczenie się lub jakąś inną fizyczną zmianę itp. Zapasów, zrywając masę, tj. Wydając zapasy w małych partiach, warunki klimatyczne powodują pogorszenie stanu zapasów.

Zalety systemu wieczystych zapasów:

1. Ułatwia planowanie produkcji, ponieważ zapisy w magazynie są sposobem na przydzielanie materiału do zleceń produkcyjnych: umożliwia planowanie i wydawanie zamówień z pełnym zapewnieniem, że materiały będą dostępne w razie potrzeby.

2. Umożliwia terminowe kupowanie różnych materiałów wejściowych z dokładnymi specyfikacjami dotyczącymi "ile" i "kiedy".

3. Umożliwia alokację kosztów materiałowych do zamówień produkcyjnych lub do działów produkcyjnych zużywających artykuły.

4. Pozwala na sporządzanie sprawozdań finansowych bez fizycznej weryfikacji zapasów.

5. Ustanawia podstawę do przeprowadzania fizycznej weryfikacji zapasów i kontrolowania niewłaściwej alokacji, odpadów, przestarzałości i kradzieży materiałów.

6. Możliwe jest sterowanie przepływem cyklu materiałów. Wydajny system musi być tak zaprojektowany, aby kontrolować materiał w sklepach od momentu rekwotowania zakupów do przechowywania gotowych towarów.

Krok # 3. Sterowanie cyklicznym przepływem materiałów:

Według Johna A. Shubina, kolejne etapy cyklu kontroli materiału:

1. Urzędnicy-sprzedawcy nagrań przygotowują zgłoszenia zapotrzebowania na zakup potrzebnych materiałów, części, materiałów i narzędzi i przesyłają je do biura zakupów; i składają "wnioski o produkcję" z biurem planowania dla tych części i narzędzi, które mają być wykonane w fabryce, aby uzupełnić zapasy.

2. Dział zakupów pozyskuje zamówione przedmioty, składając zamówienia u sprzedawców i śledząc dostawy wymaganych materiałów.

3. Oddział odbiorczy rozładowuje przesyłki przychodzące i sprawdza materiały pod względem zamówień pod względem ilości i specyfikacji itp.

4. Sekcja zakupu audytuje dostawców faktur i (w razie potrzeby) przejmuje z nimi korekty rozbieżności.

5. Obsługa mężczyzn, przenoszenie otrzymanych materiałów i części wykonanych do sekcji przechowywania. Urzędnicy wprowadzają odpowiednie zapisy w księgach sklepowych, kartach lub księgach sklepowych dla towarów umieszczonych w magazynie.

6. Sklepy-rekordzistki w biurze planowania przygotowują zamówienia materiałowe, przydzielają materiały do celów produkcyjnych i dokonują odpowiednich wpisów w rejestrze wieczystych zapasów.

7. Przechowuj w pokoju urzędników materiały i części, jak określono w formularzach zamówień otrzymanych z biura planowania. Wpisy są dokonywane na kartach kosza i przesyłają rejestr materiałów wydanych do biura rachunkowego w celu rozliczenia kosztów.

8. Przedstawiciele zakładów kontrolują przepływ towarów w procesie za pomocą arkuszy tras i "zleceń przeniesienia", które kierują przepływem pracy za pośrednictwem tablic sterowania zakładu w biurze planowania i wskazują postęp prac w zakładzie.

9. Przedstawiciele zwracają nieużywane materiały i części do magazynów. Urzędnicy na podstawie "formularzy zwrotów sklepowych" dokonują odpowiednich wpisów na kartach bin, zapasach wieczystych inwentaryzacji i arkuszach kalkulacji kosztów niezbędnych do prac na rachunku.

10. Kierownicy kierują ruch gotowych produktów do magazynów i na podstawie wypełnionych formularzy otrzymanych od urzędników biura zakładu dokonują odpowiednich wpisów w ewidencji końcowej.

Krok # 4. Kontrola narzędzi:

Narzędzia składają się z czterech kategorii, a mianowicie:

1. Narzędzia do trzymania:

Są to narzędzia do trzymania i sterowania pracą, używane w połączeniu z operacjami maszyn. Przykładami są przyrządy i mocowania, ćwiartki itp.

2. Narzędzia do formowania i cięcia:

Narzędzia te są używane w maszynach do zmiany kształtu lub formy materiału. Przykładami są: matryce, taśmy, noże, wiertła, jednopunktowe narzędzia tnące itp.

3. Narzędzia pomiarowe:

Tego typu narzędzia są urządzeniami służącymi do sprawdzania zgodności pracy ze standardami. Przykładami są różne rodzaje wskaźników, mikro-metrów, noników itp.

4. Narzędzia pomocnicze:

Istnieją urządzenia służące do budowania lub rozłączania produktów lub maszyn. Przykładami są śrubokręty, klucze, klucze itp.

Procedura dla narzędzi i retoolingu:

Oprzyrządowanie to planowanie i nabywanie narzędzi. Oprzyrządowanie jest niezbędne, gdy ma być produkowany nowy produkt. Retooling jest wymagany, gdy zmienia się projekt produktu lub powstaje nowy model.

Kroki w narzędziach:

W oprzyrządowaniu jest sześć kroków. To są:

1. Rozbicie produktu na jego podzespoły oraz części i komponenty analizujące przygotowanie zestawów materiałów, rysunków i innych specyfikacji wymaganych do określenia wymaganej ilości narzędzi.

2. Wybór i badanie metody przetwarzania oraz ilości produkowanych wyrobów, określających typ oprzyrządowania, które ma być wyprodukowane i użyte dla każdej operacji.

3. Projektowanie niezbędnych narzędzi specjalnych i przystawek do konkretnych operacji i wybór standardowych narzędzi potrzebnych w produkcji.

4. Nabywanie lub wytwarzanie narzędzi zgodnie z ich projektem / rysunkami itp.

5. Sprawdzanie narzędzi pod kątem ich zgodności ze specyfikacjami.

6. Monitorować wydajność narzędzi w produkcji, zachowując niezbędny rejestr kosztów narzędzi, wskaźnik wydajności uzyskiwany dla każdego układu narzędziowego i wykorzystując informacje do ulepszenia projektu już wykonanych narzędzi.