Top 11 przykładowych listów biznesowych (z próbką)

Lista dobrze napisanych przykładowych listów biznesowych.

List biznesowy nr 1. Oferty, oferty i zamówienia:

Wprowadzenie:

Oferta oznacza zaproszenie od producenta lub handlowca do potencjalnych klientów oczekujących zamówień od nich.

Taka oferta może być:

(a) Dobrowolne:

Oficer czyni zaproszenie z własnej i

(b) Specyficzne:

Oferta jest składana w odpowiedzi na zapytanie od prawdopodobnego klienta. Kiedy biznesmen zwraca się do innego przedsiębiorcy z prośbą o zakup towarów dla celów handlowych, nazywa się to zapytaniem handlowym. W pierwszym przypadku sprzedawca wysyła okrągłe listy, aw pozostałych przypadkach określoną literę.

O ile dobrowolna oferta jest typu "ścigającego", który zwraca uwagę kupującego i kusi go, konkretna oferta zwraca uwagę na niektóre szczególne warunki.

Wielkie troski, przed zakupem artykułów papierniczych, sklepów, surowców itp., Proszą o oferty od dostawców. To zaproszenie jest zwane przetargiem. Oferty można składać do wszystkich dostawców w ogólności, publikując ogłoszenie o przetargu w gazetach lub można składać oferty wyłącznie dla zarejestrowanych lub zarejestrowanych dostawców. Wielkie obawy dotyczą takich zarejestrowanych lub zarejestrowanych dostawców określonych towarów. W odpowiedzi na oferty dostawcy przesyłają określone oferty lub oferty.

Wycena jest odpowiedzią na ofertę. Przetarg jest jak zapytanie handlowe, a oferta jest jak konkretna oferta. Niektóre z nich dotyczą drukowanych lub powielanych formularzy ofert, w których należy przesłać oferty. Z powodu jednolitości łatwiej jest porównać cytaty do podejmowania decyzji.

Dostawca w pełni rozumie, co jest poszukiwane przez kupującego. Wraz z ofertą, należy wysłać próbki, a czasami niektóre poważne pieniądze. Szczere pieniądze zapewniają prawdziwość i szczerość dostawcy.

Konkretna oferta lub oferta cenowa jest pełna szczegółów - opis towarów, cena, stawka rabatu (jeśli dotyczy), rodzaj transportu, kto będzie nosił transport, ubezpieczenie i inne dodatkowe koszty, czas, jaki należy przy dostawie, trybie płatności, kiedy trzeba będzie zapłacić, rodzaju opakowania i jego kosztach itp.

Zleceniodawcy mogą składać zamówienia na zakupy u dostawców na podstawie otrzymanych ofert lub ofert lub bezpośrednio. Zamówienie to pisemne zamówienie na dostarczone towary. Czasami kupujący przesyła najpierw list polecający do oferty lub oferty, która ma być wypełniona listem zleceniowym, tworząc formalną umowę między kupującym a sprzedającym, prowadzącą do zobowiązań prawnych.

Dlatego list polecający musi zostać opracowany bardzo starannie. List polecający może być pierwszym lub może być powtórzony. Jeżeli zamówiono pewną liczbę sztuk, do pisma można dołączyć oddzielną Kartę Zamówień. Zamówienie niekoniecznie musi być złożone na tę osobę, która podaje najniższą cenę. Należy również uwzględnić zdolność dostawcy lub niezawodność. Zamówienie może zostać podzielone, a część po części może być umieszczona u różnych dostawców w celu zapewnienia regularnych dostaw.

Okaz 1:

OFERTA (dobrowolna):

Przykład 1:

Office Equipment Co. Ltd chce złożyć ogólną ofertę dla wszystkich swoich dealerów w odniesieniu do nowej marki maszyny do pisania.

Office Equipment Co. Ltd

Brabourne Road, Calcutta-700 001

(Producenci sprzętu biurowego)

Telefon: 34-6003

Telegraficzny

Adres: OFEQ

Telex: C7348

Kod: A, B, C.

Ref. Nie. Cir / L / L15 / 88

24 kwietnia 1998 r

Do wszystkich Dealerów

Szanowni Państwo,

Re: Przedstawiamy maszynę do pisania LIPI:

Mamy przyjemność ogłosić, że właśnie wprowadziliśmy na rynek nasz prestiżowy produkt - markę LIPI Typewriter. Jest to najnowszy model od naszych dobrze wyszkolonych projektantów produktów, najlepiej dostosowanych do nowoczesnych biur.

Cechy szczególne tego modelu to:

1. Obsługa za dotknięciem palca.

2. Absolutnie bez dźwięku.

3. Wiele regulacji.

4. Elegancka szafa ze stopu aluminium.

5. Lekki jak torba z portfolio.

Oferujemy specjalne rabaty w wysokości 25% naszym zarejestrowanym dealerom na wszystkie zamówienia otrzymane przez nas w dniu 30 czerwca 1988 lub przed innymi warunkami pozostającymi bez zmian.

W załączeniu znajduje się ilustrowany katalog pokazujący zewnętrzny widok maszyny i jej wewnętrznych mechanizmów. Maszyny do pisania LIPI są również dostępne w naszym salonie pokazowym.

Mamy nadzieję, że nie przegapisz tej oferty.

Z poważaniem,

Dla Office Equipment Co. Ltd

Encl: Jeden katalog

Menadżer marketingu

List biznesowy nr 2. Potwierdzenie, odmowa i anulowanie zamówień:

Po otrzymaniu zamówienia przez dostawcę powszechną praktyką jest wysyłanie listu potwierdzającego do kupującego. Nazywa się to listem potwierdzającym.

Ma dwa aspekty:

(1) Grzeczność polega na potwierdzeniu zamówienia.

(2) Obowiązkiem kupującego jest spełnienie jego obietnicy.

List potwierdzający przekaże dzięki kupującemu. Jeśli jest on całkowicie nowym nabywcą, wówczas zostanie powitany jako nowy klient koncernu. W liście potwierdzającym podaje się spodziewaną datę doręczenia przesyłki.

Jak tylko zamówienie zostanie wykonane, dostawca może przesłać informację do nabywcy o tym fakcie listem, zwanym listem o realizacji zamówienia.

Jest to pożądane z dwóch powodów:

(1) W ramach uprzejmości i

(2) Do utworzenia zapisu, aby w przyszłości nie mogło powstać żadne nieporozumienie w związku z realizacją zamówienia.

Zazwyczaj takie pisma wysyłane są przy realizacji ciężkiego zamówienia lub dostawy towarów do znaczącego nabywcy, od którego oczekuje się dalszego patronatu lub w przypadku odległego (zagranicznego) nabywcy. Pismo zawiera wszystkie szczegóły dotyczące wysyłanych towarów.

Każde zamówienie otrzymane przez biznesmena może nie być akceptowalne. Istnieją różne powody odmowy przyjęcia zamówienia lub odmowy przyjęcia zamówienia. Na przykład strona, składając zamówienie może nie być wiarygodna w odniesieniu do płatności, lub warunki sugerowane przez kupującego mogą nie być akceptowalne itp.

Innymi słowy, przyczyny odmowy mogą być osobiste lub bezosobowe. Niezależnie od tego, jaka jest przyczyna, należy nie poinformować kupującego o niedopuszczeniu, bezzwłocznie podając przyczynę i jednocześnie sporządzając list w sposób uprzejmy i dyplomatyczny. Taki list nazywa się Listem odmowy.

Czasami klient po złożeniu zamówienia decyduje się go anulować. Anulowanie może być konieczne z różnych powodów, o których wcześniej nie można było pomyśleć. Na przykład popyt na towary lub cena rynkowa towarów może spaść nagle, a przedsiębiorca, który złożył zamówienie, może zostać zmuszony do anulowania zamówienia. Lub przedsiębiorca złożył zamówienie na niektóre towary, na które miał klienta, który teraz anuluje zamówienie. Czasami kupujący może, z obrzydzenia, anulować zamówienie, gdy dostawca dokona niezwykłego opóźnienia w jego wykonaniu.

W każdym przypadku kupujący zobowiązuje się sprzedać sprzedającemu za pośrednictwem listu zwanego "Letter of Cancellation Order", który musi zostać wysłany z odpowiednim wyprzedzeniem, aby dotarł do sprzedawcy przed wykonaniem zamówienia. Czasami intymacja jest podawana przez telegram. Sprzedający może skorzystać z wyjątku w przypadku anulowania i odwołania się do prawa, domagając się odszkodowania lub nalegając na konkretne świadczenia (np. Zmuszając kupującego do zakupu towaru na mocy orzeczenia sądu).

Czasami sprzedawca akceptuje anulowanie, gdy ma dobre stosunki i regularne transakcje z "kupującym lub gdy spodziewa się w przyszłości dobrego zamówienia od tego kupującego. Z drugiej strony, czasami sprzedawca, który przyjął zamówienie, może mieć trudności w jego wykonaniu z różnych przyczyn.

Na przykład, towary są zapakowane, istnieje duże zapotrzebowanie na towary, więc dostawa musi zostać opóźniona, sprzedawca nie ma wystarczających środków na zakup lub wysyłkę towarów itp. W takich przypadkach sprzedawca pisze listy do kupujący żądający od niego czekania, a nawet oferowania dodatkowej usługi w celu uzupełnienia niedogodności.

Okaz 2:

List potwierdzający:

Przykład 2:

Office Equipment Co. Ltd wysyła list potwierdzający do Technico Engineering Co. Ltd po otrzymaniu zamówienia (wzór nr 6, przykład 2).

Nagłówek (poza numerem referencyjnym i datą) i zakończenie dobrowolne są takie same jak w Liście do Wzoru 1.

Ref. Nr 200 / D / T-2

12 maja 1988 r

Dyrektor zarządzjący

Technico Engineering Co. Ltd

Connaught Place

Nowe Delhi

Szanowny Panie,

Re: Twoje zamówienie na jedną maszynę do pisania LIPI:

Bardzo dziękujemy za Twój list nr OP-M / OE / 82 z 4.5.88.

Zgodnie z życzeniem, wyślemy artykuł Transportu Drogowego i przekażemy dokumenty za pośrednictwem Banku Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi.

Zwracamy uwagę na stronę 4 katalogu, której kopię załączamy, gdzie wyraźnie zaznaczono, że oferujemy gwarancję na rok na maszynę do pisania, a nie na dwa lata, zgodnie z oczekiwaniami. Jednakże nasze usługi będą zawsze do Państwa dyspozycji zawsze, gdy pojawią się jakiekolwiek trudności.

Chociaż ze względu na duże zapotrzebowanie na Maszyny do pisania LIPI na rynku, zwykle nie jesteśmy w stanie wykonać zamówienia przed upływem miesiąca od daty jego otrzymania, postaramy się jak najlepiej przygotować ten artykuł we wcześniejszym terminie. .

Jesteśmy pewni, że specjalnie zaprojektowana maszyna do pisania LIPI zaspokaja twoją satysfakcję.

Z poważaniem,

Menadżer marketingu

Encl: Jeden katalog

Business List # 3. Roszczenia, skargi i korekty:

Zamówienia należy realizować z zachowaniem wszelkiej możliwej ostrożności, tak aby nie było błędów w ilości lub jakości dostarczanych towarów, w wystawianiu faktur lub rachunków, w sposobie transportu, w pakowaniu itp. Zawsze, gdy jest jakikolwiek błąd w dowolny z powyższych sposobów, w jaki kupujący składa reklamacje i może dochodzić roszczeń o odszkodowanie. Czasami trzeba wypłacić odszkodowanie lub sprawę można uregulować za pomocą dostosowań.

Kupujący po otrzymaniu towaru może napisać list reklamacyjny składający wnioski lub z innych przyczyn z następujących powodów:

(a) Towary nie są dostosowane do jakości.

(b) Ilości różnią się od złożonego zamówienia lub od opisu na fakturze lub rachunku.

(d) Cena nie zgadza się z ofertą.

(e) Nastąpiło opóźnienie w wysyłce towarów.

(f) Rodzaj transportu różni się od uzgodnionego, powodując uszkodzenie towaru, opóźnienie przybycia itp.

Napisanie listu skargi jest delikatne, ale kupujący ma wystarczające powody, aby być niezadowolonym z rozdrażnienia. List skargi powinien być uprzejmy, ale stanowczy. Przedstawione zarzuty muszą być uzasadnione i faktyczne. Jest szybka i w rozsądnym terminie. Dostawca ma możliwość usunięcia wady lub dokonania korekty. Jeżeli złożona skarga okaże się nieprawdziwa, wówczas osoba składająca skargę uzna to za stosowne.

Pisemna korekta jest wysyłana przez dostawcę, sugerując poprawienie błędu, a tym samym rozstrzygnięcie sporu. Po otrzymaniu reklamacji dostawca musi dokładnie zbadać przyczynę usterki i ją zweryfikować. W związku z tym z jednej strony powinien napisać do kupującego z prośbą o dostosowanie, az drugiej strony powinien podjąć kroki wewnętrzne, aby ten rodzaj winy się nie powtórzył. Zapewni kupującego, że taki błąd nie powtórzy się w przyszłości.

Jeżeli skarga okaże się nieprawdziwa, kupujący uprzejmie poinformuje o tym kupującego, nie niepokojąc go, aby klient nie zginął. Ogólna zasada stosowana przez biznesmenów oznacza, że "klient ma zawsze rację". Dostawca musi jednak być taktowny iw żadnym wypadku nie może zaakceptować rażącej niesprawiedliwości popełnionej przez klienta składającego fałszywą skargę. List korekty może być krótki, aby dostawca mógł w pełni wyjaśnić swoją pozycję. Będzie uprzejmy i taktowny.

Okaz 3:

Listy roszczenia, skargi i dostosowania

Przykład 3:

Messrs Garments Stores of Calcutta, dystrybutor odzieży, otrzymuje zbyt późno na zimę przesyłkę gotowych wełnianych swetrów z Punjab Wollen Products of Amritsar.

Sklepy odzieżowe

Grant Street, Kalkuta

(Dealerzy we wszelkiego rodzaju gotowych ubraniach)

Telefon: 44 9098

17 stycznia 1989 r

Messrs Punjab Woolen Products

Main Road, Amritsar

Szanowni Państwo,

Re: Twoja przesyłka nr 30971:

Ma to na celu natychmiastowe powiadomienie, że właśnie otrzymaliśmy Twoją przesyłkę nr 30971 zawierającą 250 sztuk wełnianych swetrów różnych rozmiarów w ramach naszego zamówienia nr 238 z dnia 7.9.88.

Sezon zimowy w Kalkucie trwa od grudnia. Rynek towarów wełnianych w Kalkucie nadrabia zaległości na początku grudnia i nabiera rozpędu przed świętami Bożego Narodzenia. W tym kontekście nie mamy nic wspólnego z twoimi towarami otrzymanymi dopiero w drugim tygodniu stycznia.

Złożyliśmy zamówienie już w dniu 7.9.88, abyśmy mieli wystarczająco dużo czasu na wysłanie towaru na czas. To bardzo dziwne, że wykonałeś zamówienie cztery miesiące.

Z przykrością stwierdzamy, że jesteśmy zmuszeni nie przyjmować przesyłki. Jesteś proszony o zabranie towaru z powrotem.

Z poważaniem,

Sklepy odzieżowe

Właściciel

List biznesowy nr 4. Kolekcja:

W biznesie, kredyt musi być udzielony przez jednego biznesmena drugiemu. Każda firma ma niektórych dłużników (głównie nabywców), na koniec okresów finansowych. Przedsiębiorcy udzielają kredytów innym, którzy podejmują wszelką opiekę, stwierdzając sytuację finansową dłużnika z banku lub innych przedsiębiorców.

Odniesienie do banku lub przyjęcie akredytywy z banku jest bardzo powszechną sprawą. Pomimo tych wszystkich środków ostrożności, niekiedy strony nie otrzymują płatności. "Zbiór" oznacza przypomnienie wysłane do dłużnika z prośbą o zapłatę.

Istnieją różne rodzaje dłużników:

(a) Niektórzy dłużnicy zapłacą dopiero po otrzymaniu upomnienia.

(b) Niektórzy dłużnicy mają skłonność do zapłaty, ale z powodu trudności nie są w stanie zapłacić.

(c) Istnieją dłużnicy, którzy celowo unikają lub opóźniają płatności. Ton i styl listów będą różnymi rodzajami dłużników. Pismo zbiorcze nie może zaszkodzić dłużnikowi ani obniżyć jego prestiżu. Jednocześnie musi być skuteczny. Czasami trzeba napisać liczbę lub serię listów.

Ton takich listów staje się stopniowo coraz trudniejszy i ostatecznie kończy się zagrożeniem dla działań prawnych. Pierwsza litera będzie łagodnym przypomnieniem. Drugi również będzie łagodny z odniesieniem do pierwszej litery i może mu towarzyszyć duplikat. Trzecia litera będzie twarda i stanowcza, wskazując na niedogodności spowodowane brakiem płatności. Czwarte pismo zawiera żądanie zapłaty w określonym terminie. Ostatni list stanowi zagrożenie dla działań prawnych.

Należy zauważyć, że styl pisania zwykłego listu przypominającego i pierwszej litery z serii jest taki sam.

Okaz 4:

Listy kolekcji

Przykład 4:

Załóżmy, że Technico Engineering Co. Ltd (wzór listu 2, wzór litery 6-przykład 2 i wzór litery 7- przykład 1) nie dokonuje płatności po otrzymaniu dostaw maszyny do pisania LIPI od Office Equipment Co. Ltd, .

Pierwsza litera:

Nagłówek (z wyjątkiem numeru referencyjnego i daty), adres wewnętrzny i zakończenie dobrowolne będą takie same jak w przypadku wzorca literowego 7.

Ref. Nr 200 / D / T-3

2 czerwca 1988 r

Szanowny Panie,

Re: Nasza ustawa nr 759 z 17.5.88:

Zwracamy uwagę na wspomniany wyżej Bill za dostarczenie jednej maszyny do pisania LIPI. W swoim rodzaju zamówienia 4.5.88 poprosiłeś nas o przesłanie artykułu przez Bank of Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi. Oczekiwaliśmy, że Bank Draft natychmiast po tym, jak artykuł dotarł do ciebie. Niestety nie otrzymaliśmy jeszcze płatności. Być może nasz Bill uniknął twojej uwagi.

Będziemy zadowoleni, jeśli życzliwie wyślemy Bank Draft w najbliższym dogodnym momencie.

Drugi list:

Ref. Nr 200 / D / T-4

19 czerwca 1988 r

Szanowny Panie,

Re : Nasz rachunek 759 z 17.5.88:

Zwracamy uwagę na nasz list nr 200 / D / T-3 z 2.6.88 z prośbą o dokonanie płatności we wcześniejszym terminie.

Z przykrością stwierdzamy, że dotychczas nie otrzymano żadnej płatności, ani że wspomniany list nie został uznany. Przesyłamy jednak duplikat ustawy w celach informacyjnych i prosimy o przyspieszenie płatności.

Koniec: kopia ustawy nr 759 z 17.5.88

Trzeci list:

Zarejestrowany za pomocą A / D

Ref. Nr 200 / D / T-5

26 czerwca 1988 r

Szanowny Panie,

Re: Nasza ustawa nr 759 z 17.5.88

Z przykrością zauważamy, że nasze listy z 2.6.88 i 19.fi.88, które zwracają uwagę na opłacenie naszego rachunku nr 759 z 17.5.88, pozostają niezweryfikowane.

Powinieneś przyznać, że kwota jest spóźniona i nie możemy dłużej czekać. Nie prosiliśmy o zaliczkę, ponieważ poprosiłeś nas o przesłanie artykułu za pośrednictwem Twojego banku. Naszą zasadą nie jest udzielanie tak długiego kredytu naszym klientom.

W związku z tym prosimy o przesłanie wyciągu bankowego pocztą zwrotną.

Czwarty list:

Zarejestrowany za pomocą A / D

Ref. Nr 200 / D / T-6

5 lipca 1988 r

Szanowny Panie,

Re: Nasza ustawa nr 759 z 17.5.88:

Bardzo szkoda, że pomimo naszych powtarzających się przypomnień 2.6.88, 19.6.88 i 26.6.88, nie zadaliście sobie trudu, aby załatwić konto i nawet nie potwierdzili listów za pomocą zwykłej uprzejmości biznesowej.

W tej sytuacji jesteśmy zmuszeni poinformować, że jeśli nie otrzymamy płatności od ciebie w ciągu trzech dni od otrzymania tego listu, nie będziemy mieli innego wyjścia, jak przekazać sprawę naszemu działowi prawnemu.

Ufamy, zdasz sobie sprawę z sytuacji i zrobisz to, czego potrzebujesz, aby uniknąć nieprzyjemności.

Ostatni list:

Zarejestrowany za pomocą A / D

Ref. Nr 200 / D / T-7

10 lipca 1988 r

Szanowny Panie,

Re: Nasz rachunek nr 759 z. 17, 5.88:

Musimy Cię poinformować, że nie otrzymaliśmy żadnej odpowiedzi na nasz list nr 200 / D / T-7 z 5.7.88 oraz wszystkie poprzednie pisma z żądaniem dokonania zapłaty za nasz rachunek nr 759 17.5.88, w dniu dzisiejszym przekazaliśmy sprawę naszemu Działowi Prawnemu w celu podjęcia niezbędnych działań.

Niedługo usłyszysz od Departamentu.

List służbowy nr 5. Listy agencji:

Przedsiębiorcy muszą wyznaczyć agentów do prowadzenia działań w ich imieniu i reprezentowania ich stronom trzecim. Jest to najbardziej powszechne w przypadku dystrybucji towarów. W celu dystrybucji towarów należy nawiązać kontakty z potencjalnymi nabywcami. Ogólne wprowadzenie odbywa się za pośrednictwem reklam, ale w przypadku kontaktów osobistych powoływani są przedstawiciele handlowi, którzy poruszają się po rynku.

Nawet wtedy może nie być możliwe spełnienie każdego możliwego nabywcy. Dlatego przedsiębiorcy wyznaczają agentów w różnych obszarach lub miejscowościach. Czasami wyznacza się jedynego agenta do przejęcia całej dystrybucji, a jedyny agent powołuje agentów. Agent ma wiele funkcji - nawiązywać kontakty, zamawiać zamówienia, realizować sprzedaż, zbierać płatności, udzielać gwarancji na sprzedaż kredytów itp. Agent jest powoływany na podstawie pisemnej umowy.

Bardzo często negocjacje odbywają się poprzez wymianę listów i takie listy nazywane są listami agencyjnymi. Początkowo producent lub hurtownik może napisać do strony oferującej agencję lub strona może napisać do producenta lub agencji poszukującej hurtowni. Istnieją różne rodzaje agentów.

Ogólnie mówiąc, z punktu widzenia sytuacji prawnej, istnieją dwa rodzaje agentów:

(a) Agent Komisji prowadzący działalność samodzielnie, podejmujący ryzyko i prowizję zarobkową.

(b) Przedstawiciel handlowy działający w imieniu zleceniodawcy, nie podejmujący ryzyka, lecz pobierający prowizję.

W świecie biznesu słowa dystrybutorship, dealership itp. Są również używane w tym samym znaczeniu co agencja. Dlatego styl litery będzie taki sam w każdym takim przypadku.

Okaz 5:

Agencja poszukująca listów:

Przykład 5:

Załóżmy, że Syndykat Handlowy Nataraja Trading (wzór nr 4) wysyła skomplikowane warunki i warunki do Office Equipment Co. Ltd, szukając agencji w Tamilnadu.

Syndykat transakcyjny Nataraja:

Ennore, Madras

Telefon: 215748

Ref. Nie. TE / OEC / 1-88

19 kwietnia 1988 r

Dyrektor zarządzjący

Office Equipment Co. Ltd

Barbourne Road, Calcutta

Szanowny Panie,

Re: Agencja w Tamilnadu na Twoją maszynę do pisania LIPI:

Obyśmy przedstawili się jako dealerzy w sprzętach biurowych, w tym maszynach, mając w tej linii około dwudziestu lat doświadczenia. Posiadamy sieć organizacji w stanie Tamilnadu, z doświadczonymi sprzedawcami. Utrzymujemy dobrze urządzony salon wystawowy i sprzedaż w najbardziej zaludnionym miejscu w mieście.

Z zainteresowaniem przyglądaliśmy się reklamom Twojego produktu, ale nie znaleźliśmy żadnych skutecznych kroków w celu jego wprowadzenia do obrotu w tym stanie. Ufamy, że istnieje ogromny zakres tego samego.

Chętnie otworzymy negocjacje z Tobą w sprawie utworzenia centrum sprzedaży z naszym produktem.

Można się odnieść do State Bank of India, Main Office, Madras, wbrew naszym referencjom.

Jesteśmy gotowi, aby najlepiej wykorzystać nasze usługi, aby rozwinąć rynek Twojej maszyny do pisania LIPI w Tamilnadu, jeśli powierzysz nam tę odpowiedzialność. Chętnie poznamy Twoje warunki korzystania z usług agencji.

Z poważaniem

W przypadku syndykatu handlowego Nataraja

Partner

List Biznesowy nr 6. Zapytania o status:

Dużą część handlu na dzień przeprowadza się na kredyt. I zawsze istnieje element ryzyka przy przyznawaniu kredytu nowemu klientowi. Mądrzy handlowcy nie dopuszczają kredytu wprost. Zamiast tego najpierw wnikliwie pytają o stan finansowy i zdolność kredytową nowego klienta, zanim udzielą mu kredytu.

Zapytania o status są poufne. Informacje mogą pochodzić od przyjaciół biznesowych potencjalnego klienta lub od jego bankiera. W krajach rozwiniętych działają agencje informacji kredytowej, które świadczą takie usługi.

W liście z zapytaniem o status należy odnotować następujące punkty:

(1) Przyczyna złożenia takiego zapytania.

(2) Rodzaj poszukiwanych informacji.

(3) Zapewnienie zachowania informacji w tajemnicy.

(4) Zapewnienie okazywania takiej przychylności na prośbę.

(5) Nazwiska strony, której dane informacje są potrzebne, nie są zazwyczaj wymieniane w treści pisma. Jest napisany na oddzielnym arkuszu, który może zostać zniszczony w dowolnym momencie, tak że nie jest zachowywany zapis i zachowana jest absolutna tajemnica.

Odpowiedź na taki list z zapytaniem może być korzystna lub niekorzystna. Innymi słowy, strona, do której skierowane zostało zapytanie, może przemawiać w imieniu partii lub popierać ją (ubiegać się o kredyt).

W liście zwrotnym należy odnotować następujące kwestie:

(1) Odpowiedź jest zwięzła i na temat.

(2) Dostarczone informacje powinny być ściśle oparte na wiedzy osobistej.

(3) Jeśli odpowiedź jest niekorzystna, powinna być wyrażona taktownie i ostrożnie.

(4) Odpowiedzialność jest jednak podejmowana przez osobę udzielającą informacji, kiedy odpowiedź jest pozytywna. Pozytywna odpowiedź nie jest gwarancją.

Okaz 6:

Listy pytające o status i odpowiedzi na nie:

Przykład 6:

Pan Janata Electronics Co. z Kanpur poprosił o dostawę 6 zestawów telewizyjnych "LOOK-HEAR" o wartości Rs. 24 000-00 ze Wschodniej Indii Electronics Ltd z Kalkuty, producenta zestawów. Producent pisze list do Messrs Sharma Sound Products of Kanpur z zapytaniem o status finansowy firmy Janata Electronics Co.

Eastern India Electronics Ltd

109 Camac Street, Calcutta 71

(Producenci urządzeń elektronicznych)

Telefon: 641257

Ref. Nie, S-EN / UP53

26 marca 1988 r

Messrs Sharma Sound Products

Droga Meston

Kanpur

Szanowny Panie,

Re: Zapytanie o status firmy:

Firma wymieniona na załączonym dowodzie złożyła zamówienie na 6 zestawów telewizyjnych "LOOK-HEAR" i poprosiła o kredyt w wysokości 3 miesięcy. Ponieważ firma nie jest nam znana, będziemy bardzo zobowiązani, jeśli ty, jeden z naszych najbardziej cenionych klientów, przekaże nam niezbędne informacje na temat jej sytuacji finansowej i reputacji biznesowej. Szczególnie chcemy wiedzieć, czy można pozwolić firmie na kredyt w wysokości Rs, 24 000, 00.

Wszelkie informacje pochodzące od Ciebie będą traktowane jako ściśle poufne i będziemy bardzo zadowoleni z odwzajemnienia Twojego gestu, gdy pojawią się okazje.

Z góry dziękujemy za życzliwą współpracę.

Z poważaniem,

Dla Eastern India Electronics Ltd

N. Sarkar

Kierownik Sprzedaży

Poślizg

Panowie Janata Electronics Co.

Droga Meston

Kanpur

List Biznesowy nr 7. Rekomendacja i kredyt:

Celem listu polecającego jest pomoc osobie znanej w uzyskaniu korzyści.

(1) Może być napisany, aby polecić kandydatowi na stanowisko pracy swojemu przyszłemu pracodawcy. W tego typu pismach autor wspomina nazwisko skarżącego, podaje krótki opis swojego pochodzenia i kwalifikacji oraz potwierdza jego charakter i umiejętności. Autor powinien podać fakty i fakty. Język powinien być prosty, a styl pisania powinien być uprzejmy.

(2) List polecający może zostać napisany w celu polecania znajomego biznesowego innym znajomym biznesowym prowadzącym ten sam rodzaj działalności. Celem tego typu listu rekomendacyjnego jest wprowadzenie znajomego biznesowego do innego biznesmena, aby pomóc mu w tworzeniu nowych powiązań biznesowych lub uzyskaniu kredytu na rynku.

W tego typu liście polecającym autor powinien podać pełną nazwę osoby polecanej, cel zalecenia oraz status finansowy osoby i wartość firmy. Autor zażąda, aby adresat mógł udzielić wszelkiej możliwej pomocy osobie, której polecono. List powinien być prosty i nie powinien zawierać niczego poza prawdą.

Jednocześnie pisarz powinien wyraźnie zaznaczyć, że nie może wziąć osobistej odpowiedzialności za osobę polecaną. W przypadku akredytywy (patrz niżej) istnieje taka osobista odpowiedzialność. List powinien zamknąć się z podziękowaniami za wszelkie usługi, które mogą być świadczone.

W przypadku akredytywy autor wprowadza osobę do adresata, a także żąda od niej zapłaty określonej kwoty lub dostarczenia towarów osobie, która ją wprowadziła. Akredytywa jest niezbędnym instrumentem w handlu zagranicznym, za pomocą którego bankier importera wprowadza importera do eksportera, tak aby ten ostatni mógł bezpiecznie wysłać towar do importera i zagwarantować płatność. Akredytywa bankiera stosowana w handlu zagranicznym ma określoną formę.

Akredytywa zwykła zawiera nazwisko i adres oraz inne dane szczegółowe dotyczące osoby, która jest wprowadzana, nazwisko i adres adresata, któremu należy go przedstawić do zapłaty, kwotę lub limit kwoty, która ma zostać zapłacona. płatny, wzór podpisu osoby, która została wprowadzona (należy to porównać z podpisem, który ma być złożony przez niego w momencie dokonania płatności), okresem ważności kredytu oraz innymi instrukcjami dotyczącymi płatności, jeśli takie istnieją.

Listy kredytowe są zasadniczo podzielone na:

(Reklama:

Są one wydawane przez przedsiębiorców na rzecz ich przedstawicieli handlowych lub innych przedstawicieli, którzy są uprawnieni do pobierania płatności lub wydawane przez bankierów na rzecz swoich klientów, głównie w handlu zagranicznym. Komercyjne akredytywy mogą być ponownie różnego typu: odwołalna (która może zostać odwołana w przewidzianym terminie), nieodwołalna (gorąca do unieważnienia), odnawialna (taka akredytywa staje się ważna ponownie po upływie ustalonego okresu) itp.

(b) niekomercyjny:

Są one emitowane przez banki na rzecz swoich klientów lub podróżnych, którzy mogą łączyć się w innych miejscach z oddziałami tamtejszych banków. Są one równie dobre jak czeki podróżne. Ludzie mogą zwiedzać i wydawać pieniądze bez przenoszenia gotówki.

Listy polecające i akredytywy można podzielić na dwa:

(prosty:

Takie pismo jest adresowane do jednej strony.

(b) Okólnik:

Taki list jest przeznaczony dla wielu stron.

Wzory różnych form listów polecających i kredytów podano poniżej.

Okaz 7:

Listy polecające:

Przykład 7:

Załóżmy, że ktoś chce pracować w firmie. Ma kwalifikacje akademickie, ale potrzebuje rekomendacji od rzetelnej i godnej szacunku osoby, na podstawie której pracodawca ufa mu i zapewnia mu zatrudnienie. Taki list polecający może być napisany przez osobę lub firmę lub firmę (a) przeznaczoną dla konkretnego pracodawcy lub (b) przeznaczoną dla każdego pracodawcy. Były pracodawca może napisać taki list na korzyść swojego byłego pracownika.

(a) List rekomendacyjny przeznaczony dla konkretnego pracodawcy.

Plasticon (Indie)

200 Brabourne Road, Calcutta 1

(Producenci wyrobów z tworzyw sztucznych)

Telefon: 26 1235

Adres telegraficzny: plastik

Ref. No. Misc / 23/89

5 stycznia 1989 r

Messrs Chemoflax Co.

178 Aleja Narimana

Bombay 400005

Szanowni Państwo,

Sri Pravin Popat był naszym pracownikiem w dziale sprzedaży od 1972 roku. Posiada on dobrego B. Sc. dyplom z wyróżnieniem w dziedzinie chemii. Jego wiedza w dziedzinie chemii pomogła mu w zrozumieniu problemów związanych z produkcją wyrobów z tworzyw sztucznych.

Podczas swojej służby wypełnił swoje obowiązki lojalnością i zasługą. Przykro mi z tego powodu, że został zmuszony, pod presją rodziny, do opuszczenia Kalkuty i osiedlenia się we własnym państwie. Każda organizacja będzie dumna z posiadania zaufanej i pracowitej osoby, takiej jak Sri Popat. Polecam go na każde stanowisko zaufania i odpowiedzialności.

Będę bardzo wdzięczny, jeśli Sri Popat pochłonie cię twoja troska.

Z poważaniem

Dla Plasticon (Indie)

R. Merhotra

Właściciel

List Biznesowy nr 8. Bankowość i ubezpieczenie:

Banki świadczą różne usługi zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla społeczeństwa. Główną funkcją banku jako dealera pieniądza jest przyjmowanie depozytów, zarówno pod względem popytu, jak i czasu, oraz zapewnienie zakwaterowania finansowego poprzez umożliwienie nadmiernego kredytowania, zapewnianie kredytu gotówkowego, udzielanie pożyczek i dyskontowanie rachunków.

Pozostałe funkcje banku polegają na wydawaniu akredytyw, zabezpieczaniu cennych przedmiotów, kupowaniu i sprzedawaniu papierów wartościowych w imieniu klienta, doradzaniu w kwestiach biznesowych (bankowość handlowa) oraz inwestycjach, dokonywaniu lub zbieraniu płatności w imieniu klient itp. Korespondencja między bankiem i jego klientami odbywa się bardzo często w przypadku dowolnej z tych funkcji.

Ponieważ relacje między bankiem a jego klientami są typu powierniczego, tj. Oparte na zaufaniu, korespondencja jest zasadniczo poufna. Należy zauważyć, że podczas pisania listu do banku, klient podpisuje się przy użyciu wzoru podpisu zapisanego w banku, gdy list dotyczy kwestii monetarnej lub rachunku bankowego.

Ubezpieczenie jako działalność komercyjna ma ogromne znaczenie w świecie biznesu. Przedsiębiorca musi podejmować różnego rodzaju ryzyka, które mogą powodować straty pieniężne. Ale biorąc polisy ubezpieczeniowe biznesmen może zabezpieczyć się przed stratami wynikającymi z różnego rodzaju ryzyka. Straty mogą powstać z morza, pożaru lub innych wypadków, kradzieży, włamań, wojen, zamieszek, klęsk żywiołowych itp.

Polisa ubezpieczeniowa może zostać zawarta po negocjacjach, roszczenia muszą być podejmowane po wystąpieniu jakiejkolwiek straty, a różne rodzaje informacji przechodzą między ubezpieczycielem, tj. Firmą ubezpieczeniową a ubezpieczonym, tj. Policjantem. Wszystko to wymaga regularnej korespondencji. Umowa ubezpieczenia opiera się na kilku zasadach, z których zasada dobrej wiary jest znacząca. Dlatego listy związane z ubezpieczeniem mają charakter poufny i muszą być starannie opracowane.

Okaz 8:

Listy bankowe:

Przykład 8:

Toolman Co. (P) Ltd, firma produkująca obrabiarki, pisze do swojego bankiera z prośbą o zakwaterowanie finansowe. Firma jest gotowa zaoferować odpowiednie papiery wartościowe.

Tekst listu będzie następujący:

Toolman Co. (P) Ltd

138 Shakespear Sarani, Calcutta 71

(Producenci obrabiarek i urządzeń)

Telefon: 26 9158

Ref. No. Fin / MB / 43

2 stycznia 1989 r

Menedżer

Merchant Bank Ltd

Oddział Chowringhee

Everest House

Chowringhee Road

Kalkuta

Szanowny Panie,

Odp .: Finansowe zakwaterowanie dla Rs. 25 000 ^. 00:

Jako pięcioletni klient z przyjemnością informujemy, że Rada Dyrektorów Spółki zdecydowała się rozszerzyć produkcję, aby zaspokoić rosnący popyt na jej produkty. W tym celu istnieje pilna potrzeba zainstalowania maszyny Capstan, która będzie kosztować Rs. Około 50 000, 00.

Dostępne środki finansowe, o których Pan wie, nie pozwalają na pełną płatność za maszynę. W tych okolicznościach apelujemy do Ciebie o udzielenie pożyczki na kwotę 25 000, 00 Rs przez sześć miesięcy na zwykłych zasadach i warunkach. Maszyna po zakupie pozostanie dla ciebie w formie hipotezy.

Jesteśmy pewni, że wspomniana kwota zostanie zwrócona Państwu po sześciu miesiącach, w których zostaną zrealizowane niektóre niezapłacone rachunki od naszych klientów.

Będziemy wdzięczni, jeśli zechcesz wysłać swoje warunki w bardzo wczesnym terminie.

Z poważaniem,

Dla Toolman Co. (P) Ltd

Dyrektor zarządzający

List służbowy nr 9. Firma ma znaczenie:

Większość dużych firm powołuje sekretarzy, a obecnie jest to ustawowy obowiązek dla firmy posiadającej opłacony kapitał Rs. 25 lakhs lub więcej, aby powołać wykwalifikowanego sekretarza. Sekretarz firmy jako sekretarz jest dyrektorem naczelnym biura i oficerem łącznikowym. W związku z tym musi dbać o ogólną korespondencję i public relations. Ponieważ firma musi przejść różne formalności prawne, należy utrzymywać stały kontakt z rejestratorem spółek.

Poza tym już wcześniej dyskutowano, że sekretarz spółki ma obowiązki wobec dyrektorów, członków Co, członków personelu, klientów, sekretarza i, w końcu, ogółu społeczeństwa. Kontakt jest utrzymywany głównie za pośrednictwem korespondencji.

W wielu firmach sekretarz zajmuje się ogólną korespondencją biznesową i jako taki może dyktować, podpisywać lub przeglądać różne rodzaje listów biznesowych. Formy i teksty takich listów są takie same, jak wcześniej pokazano w tym rozdziale. Sekretarz firmy musi przygotować raporty dotyczące spraw administracyjnych lub organizacyjnych i przedstawić je Radzie Dyrektorów. Wzory raportów, jak pokazano wcześniej, będą miały zastosowanie do raportów) przygotowanych przez sekretarza spółki.

Sprawy spółki obejmują również sporządzanie zawiadomień, uchwał i protokołów. Można je znaleźć w rozdziale na temat spotkania. Istnieje kilka konkretnych rodzajów listów, które sekretarz firmy musi przygotować z powodów ustawowych. Wzór niektórych takich listów formularzy podano poniżej, a następnie litery o typie ogólnej korespondencji.

Okaz 9:

Formularze listów:

Przykład 9:

Pismo o przydziale pisemne do tych wnioskodawców, których wnioski o akcje zostały zaakceptowane przez Radę Dyrektorów.

West Bengal Carbons Ltd

Regd. Biuro: 24 Lord Sinha Road, Calcutta 71

Twórcy sadzy

Telefon: 47 9098

30 stycznia 1988 r

Ref. No. AL 103

Sri AK Majumdar

43 Lake Range

Kalkuta

Szanowny Panie,

Re: Przydział akcji:

Zostałem poinformowany, aby poinformować cię w odpowiedzi na Twój wniosek o akcję z dnia 5.12.87, że Zarząd Spółki na posiedzeniu w dniu 27.1.88 roku przydzielił Ci 50 Akcji Akcyjnych Rs. 100, 00 za sztukę w Spółce. Muszę prosić, abyś był wystarczająco dobry, aby zapłacić 28 lutego 1988 r. Lub przed nim do Zjednoczonego Banku Indii (Chowringhee Branch), Chowringhee Road, Kalkuta 71, Bankier firmy, suma Rs . 2 500, 00 jako pieniądze na spłatę Rs. 50, 00 za akcję.

Po otrzymaniu wyżej wymienionych pieniędzy zostanie Ci przesłany Certyfikat Akcji. W międzyczasie uprzejmie podpisz podaną poniżej część Deklaracji Pokwitowania i prześlij Bankowi cały formularz Potwierdzenia wraz z pieniędzmi. Pokwitowanie zostanie odesłane do ciebie w celu wymiany na certyfikat uczestnictwa.

Postanowieniem Zarządu

N. Ganguly

Sekretarz

Paragon

Data:

Otrzymany od Sri AK Majumdar z 43 Lake Range, Calcutta 26, suma Rs, 2500, 00 (Rupiety Tylko dwa tysiące pięćset) to kwota należna z tytułu przydziału 50 Akcji Akcyjnych Rs. 100, 00 każdy w West Bengal Carbons Ltd.

Rs. 2 500 00

United Bank of India

(Oddział Chowringhee)

Agent

Ta część zostanie zatrzymana przez bankiera.

No. AL103

Data:

Sekretarka

West Bengal Carbons Ltd

Niniejszym przekazuję ci sumę Rs. 2 500 00 (rupie dwa tysiące pięćset) tylko gotówką / czekiem nr ........................... .. w dniu .................................. przestarzały………………. będący kwotą należną z tytułu przydziału 50 akcji zwykłych Rs. 100, 00 za akcję.

Rs. 2 500-00

Podpis allottee

Adres…………………..

List Biznesowy # 10. Reprezentacja rządu:

Przedsiębiorca musi nawiązać kontakt z rządem za pośrednictwem różnych działów w prowadzeniu działalności gospodarczej. Musi zwrócić się do rządu o uzyskanie różnych zezwoleń, certyfikatów, licencji itp., A także składać skargi lub żądać odszkodowania lub zwrotów. Reprezentacja w rządzie staje się również konieczna do przeprowadzenia protestów lub wydania opinii w odniesieniu do różnych polityk lub nakazów rządu związanych z podatkami i obowiązkami, stosunkami pracy, importem lub eksportem, rejestracją, dokumentacją itp.

Zasadniczo odpowiednie stowarzyszenia handlowe, różne izby handlowe i inne reprezentatywne podmioty handlowe i zawodowe przejmują odpowiedzialność za takie oświadczenia w sprawach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania. Poza tym biznesmen musi się poruszać indywidualnie w interesie osobistym.

W tym ostatnim przypadku musi korespondować z rządem. W dzisiejszych czasach gospodarki planowej i różnych sposobów kontroli i regulacji działalności przez rząd taka korespondencja stała się cechą wspólną w administracji biznesowej. Aby reprezentacja rządu była ogólnie wymagana, istnieją formularze możliwe do uzyskania od odpowiednich departamentów rządu. Ale bardzo często listy pisane są w zwykłych formach.

Reprezentacja rządu musi być skierowana do odpowiednich funkcjonariuszy po ich wyznaczeniu, a nie po ich nazwiskach. Listy muszą być podpisane przez najwyższe kierownictwo lub właściciela lub partnerów, ponieważ takie listy mają wielkie wartości prawne. W przypadku firmy takie pisma są zazwyczaj podpisywane przez sekretarza, jeśli taki jest, lub przez dyrektora lub przez dyrektora zarządzającego, jeżeli takie istnieją.

Reprezentacja rządu w kwestiach komercyjnych może być udzielona w imieniu firmy jednoosobowej lub spółki osobowej lub przez spółkę lub jakąkolwiek inną formę organizacji. W przykładach przedstawionych poniżej nie podano "pozycji" i "zamknięcia uzupełniającego". Można to ustalić na podstawie powyższych przykładów. Tekst każdego rodzaju listu został podany tylko.

Próbka 10:

List do niektórych przysług

Przykład 10:

West Bengal Chemical Works Ltd pisze do Wspólnego Głównego Kontrolera Importu i Eksportu w Kalkucie, o zwiększeniu kwoty na łój australijski ze 100 do 150 ton w związku ze zwiększonym zużyciem materiału.

West Bengal Chemical Works Ltd

103 Jackson Lane, Calcutta 1

Telefon: 39 1248

3 lutego 1949

Ref. No. JCCIE-1-89

Wspólny główny kontroler importu i eksportu

Kalkuta 1

Szanowny Panie,

Re: Większe kwoty na łój australijski:

Chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na rosnące zapotrzebowanie na specjalne mydło do mycia marki "Klean", w związku z czym pilnie potrzebujemy większej ilości australijskiego łoju. Przez długi czas przydzielono nam kontyngent o wadze 100 ton, który trudno spełnić obecny wymóg. Ponieważ popyt na mydło wzrósł o ponad 50%, mamy duże trudności z zaspokojeniem popytu.

Obecnie wiadomo, że chociaż przywóz łoju jest pod ścisłą kontrolą i jest przeznaczony wyłącznie dla rzeczywistych konsumentów, jest on dostępny na rynku z nieautoryzowanych źródeł po wygórowanej cenie.

W związku z tym zwracamy się do Pana, aby rozważył nasz wniosek i zrobił to, co w mojej mocy. Jesteśmy w stanie usatysfakcjonować Państwa ponad wszelkie wątpliwości dotyczące naszych rzeczywistych potrzeb.

Z poważaniem

Dla West Bengal Chemical Works Ltd.

T. Burman

Dyrektor zarządzający

List służbowy nr 11. Inne:

Biznesmen musi pisać różne inne listy przy różnych okazjach. Niekoniecznie są one bezpośrednio związane z jego działalnością. Ale są one bardzo powszechne w życiu gospodarczym. Na przykład listy pisane do redaktorów gazet w celu przewietrzenia niektórych skarg lub opinii na niektóre tematy w interesie samego biznesmena lub społeczności biznesowej jako całości. Ponownie, biznesmen może napisać list do Stowarzyszenia, do którego należy.

Okaz 11:

Listy pisane do redakcji:

Przykład 11:

Fibroglass (P) Ltd pisze list do redaktora Statesman'a, który wyjaśnia swoje zarzuty przeciwko niekonsekwentnym cięciom władzy przez rząd.

Fibroglass (P) Ltd

Budge Budge Road, Kalkuta

Telefon: 72 1598

29 marca 1988 r

Ref. No. NPS / 1/88

Edytor

The Statesman

Kalkuta

Pan,

Ostatnio sytuacja zasilania w obszarach przemysłowych stała się niepewna. Nie tylko całkowita podaż energii spadła do niewiarygodnie niskiego poziomu, istnieje absolutny chaos w odniesieniu do przyjętych metod.

Moc jest rozcinana bez żadnego ostrzeżenia bez uprzedniego ostrzeżenia, nie mówiąc już o żadnym określonym harmonogramie. W rezultacie musimy ponieść ogromne straty nie z powodu niedoborów w produkcji, ale również z powodu utraty materiałów.

Mamy delikatny proces produkcji z topieniem szkła w wysokiej temperaturze. W przypadku nagłej przerwy w zasilaniu stopiony surowiec zostaje zredukowany do bryły, której nigdy nie można użyć ponownie. Kto poniesie tę stratę? Czy rząd zrekompensuje to?

Nie potrafimy zrozumieć, dlaczego określony plan nie może być przygotowany przez władze w zakresie dystrybucji mocy? Rząd powinien wizualizować sytuację wcześniej, zamiast przestrzegać polityki obserwowania i patrzenia.

Z pozdrowieniami,

Z poważaniem,

For Fibroglasss (P) Ltd

MN Joshi

Dyrektor zarządzający