Potrzeba systemu informacji o zasobach ludzkich we współczesnej organizacji (HRIS)
W celu prowadzenia badań kadrowych i audytu personelu oraz księgowania zasobów ludzkich kierownik działu kadr wymaga wielu danych dotyczących pracowników pracujących w organizacji.
Jednak ręczny system rejestrów jest niewystarczający i niewystarczający, aby spełnić wymagania informacyjne nowoczesnej organizacji biznesowej. Innymi słowy, trudności w utrzymaniu i niedociągnięcia ręcznego systemu ewidencji można określić jako podstawowe powody, takie jak potrzeba HRIS. Są one następnie opracowywane.
Trudność tutaj odnosi się do obszernych danych na temat pracowników, których nie można śledzić ręcznie. Nie tylko, że dane muszą być aktualizowane od czasu do czasu, a to sprawia, że praca biurowa jest dość pracochłonna i kosztowna. Stan Alastaira Evansa to koszt, dokładność, fragmentacja, powielanie i trudność analizy, jak niektóre trudności związane z ręcznym systemem rejestrów.
Ręczne przesyłanie danych z jednego rekordu do drugiego zwiększa prawdopodobieństwo błędu, co wpływa na dokładność i wiarygodność przechowywanych danych. Zgłoszenia mogą być przekazywane dwa razy; dane mogą być przekazywane do niewłaściwych dokumentów, co prowadzi do nieporozumień.
Ponieważ dane / informacje są utrzymywane w sposób fragmentaryczny, tj. Zapisy ręczne są przechowywane w oddzielnych lokalizacjach obsługiwanych przez różne osoby w różnych działach, pełne informacje o pracowniku nie są łatwo dostępne w centralnym miejscu. Utrudnia to proces decyzyjny organizacji. To samo podkreśla potrzebę HRIS.
Venkata Ratnam i Srivastava określili trzy cele jako konieczność HRIS:
1. Przechowywanie danych i informacji dla każdego pracownika w celu uzyskania gotowych informacji.
2. Zapewnienie podstaw do podejmowania decyzji w codziennych sprawach kadrowych (np. Udzielanie urlopu), jak również do planowania, budżetowania, wdrażania i monitorowania wielu funkcji związanych z zasobami ludzkimi.
3. Dostarczanie danych / zwrotów do administracji publicznej i innych instytucji publicznych.
Hemendra Verma, konsultant ds. Oprogramowania, przeprowadził ankietę i podkreślił potrzebę HRIS do następujących celów:
1. Stwierdzono, że przydzielono bardzo niewiele czasu na przetwarzanie informacji dotyczących funkcji HR, może to być spowodowane czasem potrzebnym do obsłużenia obfitych informacji.
2. Brak informacji na temat zasobów ludzkich w branży na wszystkich poziomach.
3. HRIS pomogłoby osiągnąć "równość" w obszarach takich jak promocja, transfer, nominacja itp.
4. HRIS pomaga w rozliczaniu składek pracowniczych w terminie, w odniesieniu do funduszu zapomogowego, odprawy emerytalnej, gratyfikacji, LT C. i odszkodowania z tytułu urlopowego wynagrodzenia itp.
5. Po wprowadzeniu profilu osoby na komputerze, pobieranie informacji staje się łatwiejsze, a także wiąże się z mniejszymi kosztami i zmniejsza ryzyko błędów.
Niektóre osoby używają dwóch terminów danych i informacji w sposób zamienny. Ale istnieje rozróżnienie między tymi dwoma koncepcjami. Dane są nieprzetworzonymi, nieanalizowanymi liczbami i faktami dotyczącymi zdarzeń, podczas gdy informacja jest analizowaną i zorganizowaną formą danych.
Na przykład kwota zysku netto to dane, ponieważ nie można przypisać żadnego znaczenia do bezwzględnej wartości zysku netto. Ale zysk jest wyrażony jako procent sprzedaży, przekazuje określone znaczenie i nazywane jest informacją. N. Upadhya ma bardzo zwięzłe rozróżnienie danych od informacji, stwierdzając: "Znaczące zorganizowane dane można zdefiniować jako informacje".
Zanim zdefiniujemy HRIS, wydaje się, że w kontekście kontekstu najpierw zdefiniowano "System informacyjny zarządzania" (IMS). MIS jest formalną, zwykle skomputeryzowaną strukturą zapewniającą zarządzanie informacjami, odnoszącą się do operacji wewnętrznych i czynników zewnętrznych w celu ułatwienia procesu podejmowania decyzji.
Stosując tę koncepcję w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi, HRIS można zdefiniować w następujący sposób:
HRIS to systematyczny sposób przechowywania danych i informacji dla każdego pracownika, aby pomóc w planowaniu, podejmowaniu decyzji i przekazywaniu raportów zwrotnych i raportów do agencji zewnętrznych.
