Ochrona informacji poufnych poprzez umowy o poufności (NDA) i procesy wewnętrzne
Ochrona poufnych informacji firmy poprzez umowy o zachowaniu poufności (NDA) i procesy wewnętrzne!
Znaczenie tajemnic handlowych wzrosło w tej nowoczesnej erze informacji. Ponadto wzrosła ilość danych i informacji zaklasyfikowanych jako poufne. Informacje poufne mogą odnosić się do wzorów produktów, dokumentów procesów biznesowych, list klientów, dokumentów finansowych i informacji bankowych.
Zdjęcie dzięki uprzejmości: eahp.eu/sites/default/files/images/pic%202.jpg
W trakcie swojej pracy pracownicy są narażeni na poufne informacje. Miller (2000) podkreślił rolę profesjonalnych pracowników w dzieleniu się wiedzą ukrytą, gdy przechodzą z jednej firmy do drugiej. Należy zadbać o to, aby również nie ujawniały poufnych informacji.
Wielu dostawców i klientów również może być narażonych na tajemnice firmy, zwłaszcza w przedsięwzięciach przedsiębiorczych, które mają niewielu klientów lub dostawców, którzy mogą ściśle współpracować z tym przedsięwzięciem.
W przypadku wspólnych przedsięwzięć z zagranicznymi firmami lub nawet jeśli przedsięwzięcie ma kilka międzynarodowych firm jako klientów, przedsięwzięcie będzie musiało spełniać zagraniczne przepisy i prawdopodobnie będzie odpowiedzialne za naruszenia dotyczące ujawnienia poufnych informacji. Na przykład ostatnio wielu pracowników call center zostało przyłapanych na próbach sprzedaży poufnych informacji o klientach.
Strategia zapewnienia ochrony informacji poufnych obejmuje korzystanie z umów o zachowaniu poufności (NDA) i silne procesy wewnętrzne.
Umowy o zachowaniu poufności (NDA):
Umowy NDA są zawierane z pracownikami, ale mogą być również stosowane w przypadku dostawców, klientów i potencjalnych finansistów. Aby być zgodnym z zamierzonym celem, NDA powinna mieć następujące elementy:
1. NDA powinna określić, jakie informacje są poufne.
2. Powinien zawierać klauzule dotyczące ograniczeń w zakresie ujawniania, kopiowania i wykorzystywania informacji.
3. Powinien zawierać klauzule dotyczące ograniczeń w korzystaniu z informacji w czasie zatrudnienia i po zakończeniu zatrudnienia. W przypadku dostawców, finansistów itp. Ograniczenia w okresie stowarzyszenia i później.
4. Powinien wymieniać wymagania dotyczące zwrotu poufnych dokumentów i dokumentów po zakończeniu stowarzyszenia.
5. Powinien zawierać klauzule karne, takie jak potrącanie wynagrodzenia, nakładanie grzywien itp.
6. Dodanie zakazu konkurowania w umowie o zachowaniu poufności uniemożliwia pracownikom i sprzedawcom tworzenie konkurencyjnych firm lub pomaganie konkurentom. Jednak bardzo surowe klauzule o zakazie konkurencji nie będą przestrzegane w sądzie i zostaną odrzucone jako nierozsądne.
7. Należy również zadbać o to, aby pracownicy nie naruszali praw osób trzecich, wykorzystując ich informacje poufne dla własnej firmy. Na przykład, nowy rekruta może użyć listy poufnych klientów swojego poprzedniego pracodawcy, aby zrobić zakupy dla twojego produktu. Pracownicy powinni być zobowiązani do zabezpieczenia przedsięwzięcia w przypadku takich naruszeń.
Procesy wewnętrzne:
Powinny istnieć silne wewnętrzne mechanizmy kontrolne i procesy chroniące poufne informacje. Istnieje szereg proaktywnych kroków, które przedsięwzięcie może podjąć, aby zapewnić, że szanse na naruszenie są niewielkie. Niektóre z tych kroków omówiono tutaj:
1. Pracownicy powinni mieć świadomość, że są odpowiedzialni za ochronę poufnych materiałów. Firma może również poinformować pracowników i inne osoby o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności tajemnic handlowych.
2. Pracownicy powinni być wykształceni, aby identyfikować poufne materiały.
3. Poufne dane i informacje powinny być oznaczone jako takie, wyraźnie wskazujące, dla kogo przeznaczone są informacje.
4. Dostęp do newralgicznych materiałów lub wrażliwych obszarów miejsca pracy powinien być ograniczony w zależności od potrzeb.
5. Interakcje i ujawnianie stronom trzecim powinno odbywać się za pośrednictwem określonych odpowiedzialnych pracowników.
6. Opuszczając organizację, pracownikowi należy przypomnieć o swoich obowiązkach w odniesieniu do informacji poufnych podczas rozmowy wyjazdowej. Pracownik powinien zostać poproszony o podpisanie dokumentu potwierdzającego jego / jej zobowiązanie. Podobnie, gdy dostawca rozwiązuje swoje relacje z firmą, spotkanie może przypomnieć dostawcy o poufności informacji, na które był narażony oraz o zobowiązaniach umownych dotyczących zachowania poufności.
