5 Główne zmiany potrzebne do ustanowienia skutecznego systemu informacji o firmie

Główne zmiany, które są potrzebne do ustanowienia skutecznego systemu informacji biznesowej, są wymienione poniżej:

Podstawowe podejście do technologii informatycznych musi zostać zmienione, a rola IT będzie musiała zostać ponownie zdefiniowana w celu ustanowienia skutecznych systemów informacji biznesowej.

Ponadto infrastruktura IT będzie musiała być wspierana przez zmiany na poziomie korporacyjnym. Niektóre z nadchodzących zmian są następujące:

1. Informacje jako składnik aktywów:

Informacje biznesowe od dawna są traktowane jako pomoc w zapamiętywaniu dla śledzenia transakcji. Przedsiębiorstwo musi postrzegać je jako zasoby korporacyjne i musi chcieć rozwijać ten zasób i pielęgnować go szczerze.

Menedżerowie muszą nauczyć się rozpoznawać go jako źródło siły konkurencyjnej i aktywnie dążyć do wygenerowania banku informacji przedsiębiorstwa.

Stosunek przedsiębiorstw do informacji znajduje swoje odzwierciedlenie w ujęciu księgowym kosztu generowania informacji. Wydatki na generowanie informacji były jak dotąd traktowane raczej jako wydatek, a nie inwestycja. Chociaż organy rachunkowe zaczynają rozpoznawać długoterminowe wykorzystanie informacji, przedsiębiorstwo nadal traktuje wydatki jako wydatki.

Głównymi powodami tego traktowania są: (a) większość korzyści z systemów informatycznych jest niematerialna, oraz (b) istnieje niepewność co do korzyści kwantowej, którą przedsiębiorstwo może uzyskać z zasobów informacji. Trudności związane z zapewnieniem obiektywnych i niezawodnych metod wyceny sprawiły, że księgowi przestrzegali polityki konserwatyzmu w tym zakresie.

2. Informacje muszą być zarządzane:

Konieczne jest zarządzanie informacjami, ponieważ inne aktywa są zarządzane w przedsiębiorstwie. Struktury organizacji muszą zostać zmienione, aby zapewnić jednostkę organizacyjną, taką jak dział informacyjny lub centrum informacyjne kierowane przez Chief Information Officer (CIO). CIO miałby obowiązek definiowania strategii informacyjnych, architektury, użytkowania, standardów i dostarczania zasobów informacyjnych.

Strategie informacyjne należy zdefiniować zgodnie z ogólnym planem strategicznym przedsiębiorstwa. CIO musi być odpowiedzialny za identyfikację możliwości, jakie IT może zaoferować kierownictwu dla pomyślnej realizacji szerokich strategii biznesowych.

CIO powinien również być odpowiedzialny za projektowanie architektury infrastruktury IT. Architektura zostanie określona po należytej konsultacji z różnymi użytkownikami zasobu informacyjnego.

Dostęp do informacji powinien być zapewniony i regulowany. Informacje muszą płynąć do tych, którzy mają prawo do korzystania z nich i muszą być regulowane przez procedury w taki sposób, aby inni nie mieli dostępu do informacji.

Wykorzystanie zasobów informacyjnych musi być obserwowane z ostrożnością i należy podejmować próby zapewnienia bezpieczeństwa i poufności informacji. Ustanowienie procedur kontroli dostępu powinno należeć do obowiązków CIO.

CIO ma ustanowić standardy sprzętu, oprogramowania, baz danych i komunikacji w całej organizacji. Zapewni to integrację wewnątrz organizacji zasobów systemu informacyjnego.

CIO jest również odpowiedzialny za zapewnienie, że informacje dostępne w przedsiębiorstwie są dostarczane użytkownikom bez żadnych barier. Jest to zapewnione przez ustanowienie systemów, które dostarczają informacji użytkownikom. Szkolenie użytkowników jest również skutecznym narzędziem do przepływu informacji, a dyrektor ds. Informatyki jest odpowiedzialny za szkolenie użytkowników w zakresie systemów informatycznych.

Ponieważ CIO byłby odpowiedzialny za opracowywanie strategii informacyjnych, konieczne jest, aby pozycja CIO w hierarchii organizacji była dość wysoka, a nie poniżej pierwszej warstwy zarządzania średnim szczeblem. CIO powinien bezpośrednio podlegać dyrektorowi generalnemu przedsiębiorstwa.

3. Informacje muszą być udostępniane:

Przedsiębiorstwa pragnące czerpać korzyści z systemów informacji biznesowych muszą zobowiązać się do wymiany informacji. Charakter informacji jest taki, że dzielenie się informacjami wnosi do niej wartość.

Wysoki wskaźnik przestarzałości gwarantuje, że informacje są udostępniane w celu efektywnego wykorzystania. Oczywiście dzielenie się wiąże się z ryzykiem niewłaściwego użycia i należy ustanowić system kontroli w celu uniknięcia niewłaściwego wykorzystania informacji.

4. Zobowiązanie do szkolenia personelu :

Szkolenie personelu jest równie ważne, aby zapewnić czerpanie potencjalnych korzyści z IT. Użytkownicy muszą być przeszkoleni, aby wnosić wkład do wyciągu z bazy informacyjnej. Projektanci systemów informacji biznesowej muszą zostać przeszkoleni do pracy z nowymi technologiami. Większość użytkowników uważa, że ​​poziom ignorancji nie spada, ponieważ infrastruktura IT szybko się zmienia.

Podobnie dzieje się z profesjonalistami z branży IT, którym trudno jest sprostać szybko zmieniającym się technologiom. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorstwa biznesowe zobowiązały się do ponownego kształcenia swoich pracowników.

Ta reedukacja jest wymagana nie tylko w odniesieniu do nowych technologii i nowych systemów informatycznych, ale także w zakresie umiejętności umożliwiających ścisłą współpracę z innymi użytkownikami informacji.

5. Zaangażowanie najwyższego kierownictwa:

Kolejną ważną zmianą, niezbędną do sukcesu systemów informacji biznesowych, jest zaangażowanie najwyższego kierownictwa w zakresie wykorzystania technologii informatycznych. Zobowiązanie to jest potrzebne nie tylko w zakresie alokacji środków na infrastrukturę informatyczną, ale także w zakresie ogólnego wsparcia dla projektów systemów informacji biznesowych.

W związku z tym sama technologia informatyczna nie zapewnia panaceum na problemy związane ze zmianą scenariusza biznesowego. Konieczne jest ponowne zdefiniowanie roli IT w biznesie. Konieczne jest również wprowadzenie zmian w infrastrukturze IT. Całe podejście do infrastruktury informatycznej musi się zmienić iw razie potrzeby przedsiębiorstwo musi również zmienić, aby umożliwić działowi informatycznemu podjęcie nowej roli w biznesie.