Oprogramowanie księgowe w komputerach: wykorzystanie, zalety i inne szczegóły

Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z użytkowaniem, komponentami, etapami, zaletami i wadami oprogramowania księgowego w komputerze.

Korzystanie z oprogramowania księgowego:

Skomputeryzowana rachunkowość wykorzystuje koncepcję baz danych. W tym celu wykorzystuje się oprogramowanie księgowe do wdrożenia skomputeryzowanego systemu księgowego. Eliminuje konieczność tworzenia i utrzymywania dzienników, ksiąg itp. Niektóre z powszechnie używanych programów księgowych to Tally, Cash Manager, Best Books itp.

Oprogramowanie księgowe jest podstawowym oprogramowaniem, które umożliwia dostęp do danych zawartych w bazie danych. Jest to system do zarządzania gromadzeniem danych zapewniający jednocześnie niezawodność i poufność.

Typowe skomputeryzowane oprogramowanie księgowe oferuje szereg różnych udogodnień, takich jak:

1. Wprowadzanie na ekran i drukowanie faktur sprzedaży

2. Automatyczne aktualizowanie kont klientów w księdze sprzedaży

3. Rejestracja faktury dostawcy

4. Automatyczne aktualizowanie kont dostawców w księdze zakupów

5. Rejestracja rachunków bankowych

6. Dokonywanie płatności na rzecz dostawców i wydatków

7. Automatyczne aktualizowanie księgi głównej

8. Automatyczne dostosowanie rekordów magazynowych

9. Integracja bazy danych z programem księgowym

10. Automatyczne obliczanie pensji wypłat i powiązanych wpisów

11. Skomputeryzowane programy księgowe mogą zapewniać natychmiastowe raporty dla kierownictwa, na przykład: Podsumowanie wiekowych dłużników - podsumowanie rachunków klientów wykazujących zaległe kwoty, Saldo próbne, Rachunek zysków i strat oraz bilans i strata, Wycena akcji, Analiza sprzedaży, Analiza budżetu, Analiza wariancji, zwroty GST / VAT i analiza rzutu płatniczego.

Podczas korzystania z komputerowego systemu rozliczeniowego na komputerze ekrany wejściowe zostały zaprojektowane z myślą o łatwości użytkowania. Główną zaletą jest to, że każda transakcja musi zostać wprowadzona tylko raz, w przeciwieństwie do ręcznego systemu podwójnego wprowadzania, w którym wymagane są dwa lub trzy wpisy.

Przy wyborze oprogramowania księgowego należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Wymagania konkretnej firmy powinny odpowiadać dostępnym rozwiązaniom. Należy wybrać oprogramowanie spełniające maksymalne wymagania.

1. Koszty różnych pakietów należy rozważyć przed ostatecznym wyborem.

2. Powinien on być bardzo prosty i łatwy w użyciu.

3. Dane uwierzytelniające dostawcy również powinny zostać zweryfikowane. Zaleca się sprzedawcę, który jest przygotowany do dostarczania aktualizacji.

Komponenty komputerowego oprogramowania księgowego:

Przygotowanie dokumentów księgowych:

Komputer pomaga w przygotowywaniu dokumentów księgowych, takich jak gotówka, rachunki i faktury itp., Oraz przygotowuje bony księgowe.

Rejestrowanie transakcji:

Codziennie transakcje biznesowe są rejestrowane za pomocą oprogramowania komputerowego. Schemat logiczny jest przewidziany dla kodyfikacji konta i transakcji. Każde konto i transakcja ma przypisany unikalny kod. Grupowanie kont odbywa się od pierwszej strony. Ten proces upraszcza proces rejestrowania transakcji.

Przygotowanie salda próbnego i sprawozdań finansowych:

Po zarejestrowaniu transakcji dane są automatycznie przekazywane na konto księgi przez komputer. Komputer przygotowuje Trial Balance, aby sprawdzić dokładność zapisów. Za pomocą salda próbnego można zaprogramować komputer w celu przygotowania konta handlowego, rachunku zysków i strat oraz bilansu.

Etapy skomputeryzowanego systemu księgowego:

System przetwarzania transakcji [TPS]:

Jest to pierwszy etap skomputeryzowanego systemu księgowego. Jego celem jest rejestrowanie, przetwarzanie, sprawdzanie poprawności i przechowywanie transakcji, które występują w różnych obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa, w celu późniejszego odzyskania i użycia.

W przetwarzaniu transakcji zaangażowane są następujące etapy: wprowadzanie danych, sprawdzanie poprawności danych, przetwarzanie i ponowna walidacja, przechowywanie, informacje i raportowanie. TPS jest jednym z systemów przetwarzania transakcji, który dotyczy wyłącznie transakcji finansowych.

Gdy system zawiera tylko zasoby ludzkie, nazywany jest systemem ręcznym. Gdy korzysta z zasobów komputera, nazywa się to systemem komputerowym. Gdy używane są zarówno zasoby komputerowe, jak i ludzkie, nazywa się to systemem komputerowym.

Kroki te można wyjaśnić na przykładzie wykorzystania automatu kasjerskiego [ATM] przez Bank - klienta.

Wprowadzanie danych:

Przetwarzanie zakłada wprowadzanie danych. Klient banku obsługuje bankomat, aby dokonać wypłaty. Działania podejmowane przez klienta stanowią dane, które są przetwarzane po zatwierdzeniu przez skomputeryzowany system osobisty.

Walidacji danych:

Zapewnia dokładność i niezawodność danych wejściowych poprzez porównywanie ich z niektórymi wstępnie zdefiniowanymi standardami lub znanymi danymi. Procedury sprawdzania poprawności dotyczą procedur "Wykrywania błędów" lub "Korekcji błędów".

Mechanizm kontroli wykrywania błędów zapewnia wykrywanie błędów przez porównywanie rzeczywistych danych z wcześniej ustaloną normą. Mechanizm korekcji błędów tworzy sugestie dotyczące wprowadzania poprawnych danych wejściowych.

Osobisty numer identyfikacyjny [PIN] klienta jest potwierdzany znanymi danymi. Jeśli kod PIN jest nieprawidłowy, pojawi się sugestia, że ​​kod PIN jest nieprawidłowy. Po potwierdzeniu PIN, kwota wypłaty jest również sprawdzana, aby upewnić się, że nie przekracza określonego z góry limitu wypłaty.

Przetwarzanie i przedłużanie ważności:

Przetwarzanie danych odbywa się niemal natychmiast w przypadku przetwarzania transakcji online [OLTP] pod warunkiem, że do systemu wprowadzono prawidłowe dane. Jest to nazywane poprawnością wejścia kontrolnego.

Ponowna walidacja ma na celu zapewnienie, że transakcja w zakresie dostarczania pieniędzy przez ATM została należycie zrealizowana. Nazywa się to ważnością wyjściową sprawdzania.

Przechowywanie:

Przetworzone działania, opisane powyżej, prowadzą do danych transakcji finansowych. Oznacza to, że pieniądze wycofane przez konkretnego klienta są przechowywane w bazie danych transakcyjnych skomputeryzowanego osobistego systemu bankowego.

Gwarantuje to, że tylko ważne transakcje są przechowywane w bazie danych. Zapisane dane są przetwarzane przy użyciu narzędzia Zapytanie w celu uzyskania pożądanych informacji.

Raportowanie:

Raporty mogą być przygotowane na podstawie wymaganej zawartości informacyjnej zgodnie z decyzją o przydatności raportu.

Dostosowane oprogramowanie księgowe:

Oprogramowanie spersonalizowane to takie, opracowane na podstawie specyfikacji wymagań dostarczonych przez jednostkę biznesową. Studium wykonalności jest przeprowadzane w celu ustalenia wymagań jednostki.

W oparciu o te wymagania przygotowywany jest raport specyfikacji wymagań do przedłożenia zarządowi do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu rozpoczyna się proces projektowania. Po przetestowaniu jest zaimplementowany.

Zalety:

[a] Obejmuje wszystkie obszary funkcjonalne zgodnie z wymogami,

[b] Aby ułatwić wprowadzanie danych, ekrany wejściowe byłyby dostosowane do potrzeb dokumentów wejściowych,

[c] Sprawozdania będą zgodne ze specyfikacją jednostki biznesowej,

[d] Skanery kodów kreskowych mogą być używane jako urządzenia wejściowe odpowiednie do ich szczególnych potrzeb.

Niedogodności:

[a] Jeżeli specyfikacja wymagań lub dokumentacja są niekompletne lub środki kontroli są niewystarczające, system może działać wadliwie,

[b] Nieodpowiednie testowanie może spowodować błędy w oprogramowaniu,

[c] Sprzedawca może nie udzielać pełnego wsparcia dla działania oprogramowania.