Oprogramowanie księgowe w komputerach: wykorzystanie, zalety i inne szczegóły
Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z użytkowaniem, komponentami, etapami, zaletami i wadami oprogramowania księgowego w komputerze.
Korzystanie z oprogramowania księgowego:
Skomputeryzowana rachunkowość wykorzystuje koncepcję baz danych. W tym celu wykorzystuje się oprogramowanie księgowe do wdrożenia skomputeryzowanego systemu księgowego. Eliminuje konieczność tworzenia i utrzymywania dzienników, ksiąg itp. Niektóre z powszechnie używanych programów księgowych to Tally, Cash Manager, Best Books itp.
Oprogramowanie księgowe jest podstawowym oprogramowaniem, które umożliwia dostęp do danych zawartych w bazie danych. Jest to system do zarządzania gromadzeniem danych zapewniający jednocześnie niezawodność i poufność.
Typowe skomputeryzowane oprogramowanie księgowe oferuje szereg różnych udogodnień, takich jak:
1. Wprowadzanie na ekran i drukowanie faktur sprzedaży
2. Automatyczne aktualizowanie kont klientów w księdze sprzedaży
3. Rejestracja faktury dostawcy
4. Automatyczne aktualizowanie kont dostawców w księdze zakupów
5. Rejestracja rachunków bankowych
6. Dokonywanie płatności na rzecz dostawców i wydatków
7. Automatyczne aktualizowanie księgi głównej
8. Automatyczne dostosowanie rekordów magazynowych
9. Integracja bazy danych z programem księgowym
10. Automatyczne obliczanie pensji wypłat i powiązanych wpisów
11. Skomputeryzowane programy księgowe mogą zapewniać natychmiastowe raporty dla kierownictwa, na przykład: Podsumowanie wiekowych dłużników - podsumowanie rachunków klientów wykazujących zaległe kwoty, Saldo próbne, Rachunek zysków i strat oraz bilans i strata, Wycena akcji, Analiza sprzedaży, Analiza budżetu, Analiza wariancji, zwroty GST / VAT i analiza rzutu płatniczego.
Podczas korzystania z komputerowego systemu rozliczeniowego na komputerze ekrany wejściowe zostały zaprojektowane z myślą o łatwości użytkowania. Główną zaletą jest to, że każda transakcja musi zostać wprowadzona tylko raz, w przeciwieństwie do ręcznego systemu podwójnego wprowadzania, w którym wymagane są dwa lub trzy wpisy.
Przy wyborze oprogramowania księgowego należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
Wymagania konkretnej firmy powinny odpowiadać dostępnym rozwiązaniom. Należy wybrać oprogramowanie spełniające maksymalne wymagania.
1. Koszty różnych pakietów należy rozważyć przed ostatecznym wyborem.
2. Powinien on być bardzo prosty i łatwy w użyciu.
3. Dane uwierzytelniające dostawcy również powinny zostać zweryfikowane. Zaleca się sprzedawcę, który jest przygotowany do dostarczania aktualizacji.
Komponenty komputerowego oprogramowania księgowego:
Przygotowanie dokumentów księgowych:
Komputer pomaga w przygotowywaniu dokumentów księgowych, takich jak gotówka, rachunki i faktury itp., Oraz przygotowuje bony księgowe.
Rejestrowanie transakcji:
Codziennie transakcje biznesowe są rejestrowane za pomocą oprogramowania komputerowego. Schemat logiczny jest przewidziany dla kodyfikacji konta i transakcji. Każde konto i transakcja ma przypisany unikalny kod. Grupowanie kont odbywa się od pierwszej strony. Ten proces upraszcza proces rejestrowania transakcji.
Przygotowanie salda próbnego i sprawozdań finansowych:
Po zarejestrowaniu transakcji dane są automatycznie przekazywane na konto księgi przez komputer. Komputer przygotowuje Trial Balance, aby sprawdzić dokładność zapisów. Za pomocą salda próbnego można zaprogramować komputer w celu przygotowania konta handlowego, rachunku zysków i strat oraz bilansu.
Etapy skomputeryzowanego systemu księgowego:
System przetwarzania transakcji [TPS]:
Jest to pierwszy etap skomputeryzowanego systemu księgowego. Jego celem jest rejestrowanie, przetwarzanie, sprawdzanie poprawności i przechowywanie transakcji, które występują w różnych obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa, w celu późniejszego odzyskania i użycia.
W przetwarzaniu transakcji zaangażowane są następujące etapy: wprowadzanie danych, sprawdzanie poprawności danych, przetwarzanie i ponowna walidacja, przechowywanie, informacje i raportowanie. TPS jest jednym z systemów przetwarzania transakcji, który dotyczy wyłącznie transakcji finansowych.
Gdy system zawiera tylko zasoby ludzkie, nazywany jest systemem ręcznym. Gdy korzysta z zasobów komputera, nazywa się to systemem komputerowym. Gdy używane są zarówno zasoby komputerowe, jak i ludzkie, nazywa się to systemem komputerowym.
Kroki te można wyjaśnić na przykładzie wykorzystania automatu kasjerskiego [ATM] przez Bank - klienta.
Wprowadzanie danych:
Przetwarzanie zakłada wprowadzanie danych. Klient banku obsługuje bankomat, aby dokonać wypłaty. Działania podejmowane przez klienta stanowią dane, które są przetwarzane po zatwierdzeniu przez skomputeryzowany system osobisty.
Walidacji danych:
Zapewnia dokładność i niezawodność danych wejściowych poprzez porównywanie ich z niektórymi wstępnie zdefiniowanymi standardami lub znanymi danymi. Procedury sprawdzania poprawności dotyczą procedur "Wykrywania błędów" lub "Korekcji błędów".
Mechanizm kontroli wykrywania błędów zapewnia wykrywanie błędów przez porównywanie rzeczywistych danych z wcześniej ustaloną normą. Mechanizm korekcji błędów tworzy sugestie dotyczące wprowadzania poprawnych danych wejściowych.
Osobisty numer identyfikacyjny [PIN] klienta jest potwierdzany znanymi danymi. Jeśli kod PIN jest nieprawidłowy, pojawi się sugestia, że kod PIN jest nieprawidłowy. Po potwierdzeniu PIN, kwota wypłaty jest również sprawdzana, aby upewnić się, że nie przekracza określonego z góry limitu wypłaty.
Przetwarzanie i przedłużanie ważności:
Przetwarzanie danych odbywa się niemal natychmiast w przypadku przetwarzania transakcji online [OLTP] pod warunkiem, że do systemu wprowadzono prawidłowe dane. Jest to nazywane poprawnością wejścia kontrolnego.
Ponowna walidacja ma na celu zapewnienie, że transakcja w zakresie dostarczania pieniędzy przez ATM została należycie zrealizowana. Nazywa się to ważnością wyjściową sprawdzania.
Przechowywanie:
Przetworzone działania, opisane powyżej, prowadzą do danych transakcji finansowych. Oznacza to, że pieniądze wycofane przez konkretnego klienta są przechowywane w bazie danych transakcyjnych skomputeryzowanego osobistego systemu bankowego.
Gwarantuje to, że tylko ważne transakcje są przechowywane w bazie danych. Zapisane dane są przetwarzane przy użyciu narzędzia Zapytanie w celu uzyskania pożądanych informacji.
Raportowanie:
Raporty mogą być przygotowane na podstawie wymaganej zawartości informacyjnej zgodnie z decyzją o przydatności raportu.
Dostosowane oprogramowanie księgowe:
Oprogramowanie spersonalizowane to takie, opracowane na podstawie specyfikacji wymagań dostarczonych przez jednostkę biznesową. Studium wykonalności jest przeprowadzane w celu ustalenia wymagań jednostki.
W oparciu o te wymagania przygotowywany jest raport specyfikacji wymagań do przedłożenia zarządowi do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu rozpoczyna się proces projektowania. Po przetestowaniu jest zaimplementowany.
Zalety:
[a] Obejmuje wszystkie obszary funkcjonalne zgodnie z wymogami,
[b] Aby ułatwić wprowadzanie danych, ekrany wejściowe byłyby dostosowane do potrzeb dokumentów wejściowych,
[c] Sprawozdania będą zgodne ze specyfikacją jednostki biznesowej,
[d] Skanery kodów kreskowych mogą być używane jako urządzenia wejściowe odpowiednie do ich szczególnych potrzeb.
Niedogodności:
[a] Jeżeli specyfikacja wymagań lub dokumentacja są niekompletne lub środki kontroli są niewystarczające, system może działać wadliwie,
[b] Nieodpowiednie testowanie może spowodować błędy w oprogramowaniu,
[c] Sprzedawca może nie udzielać pełnego wsparcia dla działania oprogramowania.