Systemy informacji biznesowej: wspólne i osobiste systemy informacji biznesowych

Systemy informacji biznesowej mają dwa podstawowe komponenty, mianowicie wspólne systemy informacji biznesowych i osobiste systemy informacji biznesowych!

1. Wspólne systemy informacyjne dla biznesu:

Ta klasa systemów informacji biznesowej obejmuje systemy informacyjne, które są duże, bardziej złożone i drogie. Szczegółowy proces planowania musi poprzedzać budowę infrastruktury dla wspólnych systemów informacyjnych.

Zaletą rozwoju i wykorzystywania tych systemów informacji biznesowych jest możliwość dzielenia się informacjami w tych systemach. Kontrola menedżerska, organizacyjna i kontrola zasobów są przeprowadzane w celu zapobiegania nadużyciom informacyjnym.

Rozdzielność jest kompleksowa w tych systemach informatycznych i obejmuje całą gamę zasobów, takich jak informacje i elementy usług, takie jak sprzęt, oprogramowanie i linie komunikacyjne.

Na przykład, wspólny system informacyjny powinien zezwalać na dzielenie się drogimi drukarkami laserowymi, skanerami, pocztą e-mail i dostępem do Internetu, a także informacjami przechowywanymi w różnych plikach tekstowych i arkuszach kalkulacyjnych. Ponieważ zasoby te są udostępniane przez dużą liczbę użytkowników, koszt na jednego użytkownika jest wystarczająco niski, aby uzasadnić duże inwestycje w te ogromne systemy informacyjne.

Wspólne systemy poprawiają komunikację między ludźmi i promują płynny przepływ informacji między różnymi funkcjami i poziomami hierarchii menedżerskiej. Współużytkowane systemy informacji biznesowych zapewniają również standaryzację informacji i redukują nadmiarowość informacji i innych zasobów.

Systemy te mogą pozwolić sobie na udzielanie fachowych porad ekspertom technicznym w zakresie systemów informatycznych. Wspólne systemy wymagają dużych inwestycji z góry w infrastrukturę IT. Ze względu na możliwość rozłożenia są bardziej narażone na ryzyko związane z bezpieczeństwem i prywatnością. Dlatego procedury są bardzo ważnymi elementami takich wspólnych systemów informacyjnych.

Rodzaje współużytkowanych systemów informacji biznesowych:

Różne systemy informacji biznesowych są wykorzystywane do zaspokojenia potrzeb informacyjnych menedżerów na różnych poziomach zarządzania. Systemy te są podzielone na następujące kategorie:

(a) Systemy przetwarzania transakcji,

(b) systemy informacji zarządczej,

(c) Systemy wspomagania decyzji,

(d) systemy informacji zarządczej,

(e) Systemy eksperckie,

(f) Systemy informacji biurowej.

(a) Systemy przetwarzania transakcji:

Systemy przetwarzania transakcji (TPS) są oparte na typach transakcji w przedsiębiorstwie. Zajmują się większością wewnętrznych informacji. Ich celem jest generowanie informacji operacyjnych dla personelu operacyjnego i menedżerów niższego szczebla. Ponadto systemy te stanowią rdzeń dostarczania niezbędnych danych wejściowych do systemów informacyjnych zarządzania.

(b) Systemy informacji zarządczej:

Systemy informacji zarządczej (MIS) wykorzystują informacje zawarte w TPS i przetwarzają je, generując raporty podsumowujące informacje dla menedżerów do planowania i kontroli operacji. Są to głównie systemy raportowania informacji. Systemy te koncentrują się głównie na potrzebach informacyjnych menedżerów niższego i średniego szczebla.

(c) Systemy wspomagania decyzji:

Systemy wspomagania decyzji (DSS) są wykorzystywane przez menedżerów na poziomie średnim do generowania informacji taktycznych. Systemy wspomagania decyzji nie tylko pobierają dane z TPS, ale także ze źródeł zewnętrznych. Oferują również narzędzia do bardziej rygorystycznej analizy informacji i pomagają w generowaniu informacji taktycznych i przeprowadzaniu "co - jeśli analiza" dla menedżerów.

(d) Systemy informacji zarządczej:

Systemy informacji zarządczej (EIS) to przyjazne dla użytkownika systemy informacyjne, które kładą większy nacisk na prezentację informacji zbiorczych, integrację informacji wewnętrznych i zewnętrznych, technik zgłaszania wyjątków i ustanowienie powiązania z podstawowymi działaniami przedsiębiorstwa. Te systemy informacyjne generują informacje strategiczne i są wykorzystywane przez menedżerów najwyższego szczebla. Pomagają w określeniu opcji, ocenie alternatywnych scenariuszy i dokonywaniu świadomych wyborów dotyczących opcji biznesowych.

(e) Systemy eksperckie:

Systemy eksperckie mają na celu sformalizowanie wiedzy specjalistycznej i udostępnienie jej w przypadku powtarzających się decyzji biznesowych. Wykorzystują narzędzia sztucznej inteligencji do generowania wiedzy z informacji, istniejących teorii, przekonań i doświadczeń menedżerów w różnych działaniach biznesowych.

Nie są one zamiennikami dla ekspertów zajmujących się domenami ludzkimi, a raczej pomagają ekspertom ludzkim wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie i powielają wiedzę specjalistyczną w różnych lokalizacjach w przedsiębiorstwie.

(f) Systemy automatyzacji biura:

Systemy automatyzacji biura mają na celu poprawę komunikacji i produktywności ludzi w przedsiębiorstwie. Próbują zautomatyzować procedury biurowe i usunąć wąskie gardła w pracy sekretariatu biura.

Systemy te są wykorzystywane przez ludzi na wszystkich szczeblach zarządzania. Ważnymi elementami tych systemów są: poczta elektroniczna, systemy do publikowania komputerów, procesory tekstowe, grafika i elektroniczne telekonferencje.

Jak można zauważyć, różne typy systemów informacji biznesowych mają aplikacje na różnych poziomach zarządzania. Przedstawiono typy systemów informacji biznesowych i poziomy zarządzania, w których są wykorzystywane. Systemy ekspertowe i systemy automatyzacji biura mogą być przydatne na wszystkich poziomach zarządzania.

Można jednak zauważyć, że przydatność danego rodzaju systemu informacji biznesowej zależy również od sposobu organizacji działań w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Na przykład, jeśli działania w organizacji są zorganizowane w taki sposób, że istnieje wiele nakładających się na siebie obowiązków menedżerów niższego i średniego szczebla, TPS może być również używany na poziomie średnim.

Te systemy informacji biznesowych mogą być opracowywane specjalnie dla każdej z funkcji biznesowych, takich jak marketing, finanse, produkcja, rozwój zasobów ludzkich itp. Lub może istnieć wspólna struktura przydatna dla każdej z funkcji.

Systemy informacji biznesowej, które integrują różne funkcje biznesowe, nazywane są systemami zintegrowanymi. Takie zintegrowane systemy informacyjne są bardziej popularne w przypadku przedsiębiorstw, które borykają się z problemem wąskich gardeł w komunikacji międzyfunkcyjnej ze względu na ich większy rozmiar, większy zasięg geograficzny, zdywersyfikowaną bazę produktów itp. Systemy te są różnie określane przez różnych producentów oprogramowania. Jednak najczęściej używanym terminem dla wysoce zintegrowanego systemu informatycznego jest system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

2. Osobiste systemy informacji biznesowych:

Osobiste systemy informacji biznesowych są wykorzystywane przez menedżerów do poprawy ich wydajności w pracy. Pomagają menedżerom wydajniej wykonywać swoją pracę. Systemy informacji osobistych obejmują wykorzystanie mikrokomputerów wraz z oprogramowaniem do przetwarzania tekstów, elektronicznych arkuszy kalkulacyjnych, systemów zarządzania osobistą bazą danych, grafiką i prezentacją biznesową oraz organizacją komputerów stacjonarnych.

Systemy informacji osobistych są tańsze w instalacji i proste w użyciu w porównaniu do wspólnych systemów informacji biznesowych. Są bardziej elastyczne i chronione, ponieważ są obsługiwane jedną ręką.

Procedura w przypadku takich systemów ogranicza się głównie do tworzenia kopii zapasowych, aby zadbać o ewentualne awarie sprzętu. Ponieważ są osobiste, menedżer może z nich korzystać, tak jak uważa, że ​​jest bardziej produktywny.

Dlatego są one budowane i wykorzystywane z ukierunkowaniem na określone potrzeby informacyjne. Kluczową cechą systemów informacji osobistych jest fakt, że jedna osoba bierze odpowiedzialność za definiowanie wymagań, projektowanie struktury systemu i korzystanie z niego. Tym samym służą one jedynie określonym celom menedżerów biznesowych.

Przede wszystkim mają na celu zapewnienie lepszego środowiska pracy menedżerowi, aby mógł poprawić swoją produktywność, uzyskując pomoc w zakresie prostych problemów z obsługą danych, zgłaszania problemów i problemów z komunikacją. Są one również substytutem niektórych urządzeń do automatyzacji biura. Dostępność komputerów z książkami do czytania spowodowała, że ​​cała wizja aplikacji mikrokomputerowych była zupełnie inna. Teraz są również postrzegane jako urządzenia komunikacyjne.

Chociaż w większości przypadków są one powiązane ze wspólnymi systemami informacji biznesowych, nie są w stanie efektywnie radzić sobie ze złożonymi problemami związanymi z większymi problemami biznesowymi. Mają one ograniczoną dostępność wiedzy i doświadczenia w określaniu potrzeb i projektowaniu systemów informatycznych.

Sprzęt wykorzystywany w systemach informacji osobistych jest często celem włamywaczy, a zatem bezpieczeństwo jest problemem również w przypadku komputerów osobistych, jedynie charakter narażenia i stopień ryzyka różnią się od tych w przypadku wspólnych systemów informatycznych.