Kontrola: definicja, cechy, ważność i ograniczenia

Kontrola: definicja, cechy, ważność i ograniczenia!

Definicja:

George R. Terry:

"Controlling ustala, co się dzieje, czyli ocenia wydajność i, jeśli to konieczne, stosuje poprawione środki, tak aby wykonanie odbywało się zgodnie z planami." Zdaniem Terry'ego kontrola pomaga w prawidłowym wdrażaniu planów. Jeśli plany nie rozwijają się w odpowiednim tempie, niż jest to konieczne, podejmowane są środki, aby wszystko naprawić. Controlling to kanał, dzięki któremu można odpowiednio wdrażać plany.

Robert N. Anthony:

"Kontrola zarządzania to proces, za pomocą którego menedżerowie zapewniają, że zasoby są pozyskiwane i wykorzystywane skutecznie i wydajnie w osiąganiu celów organizacji." Kontrola jest narzędziem w rękach kierownictwa w celu zapewnienia lepszego wykorzystania zasobów. Anthony nawet idzie do tego stopnia, że ​​twierdzi, że kontrola zapewnia nawet uporządkowanie wymaganych zasobów.

Earnest Dale:

"Nowoczesna koncepcja kontroli zakłada system, który nie tylko zapewnia historyczne dane o tym, co stało się z biznesem jako całością, ale także wskazuje na przyczynę jego powstania i dostarcza danych umożliwiających dyrektorowi generalnemu lub szefowi departamentu podejmowanie decyzji. kroki naprawcze, jeśli stwierdzi, że jest na niewłaściwym torze. "Dale zwiększył zakres kontroli, mówiąc, że pomaga w znalezieniu przyczyn niskiej wydajności, a następnie sugeruje sposoby jej poprawy. Dostarcza również informacji do kierownictwa najwyższego szczebla w celu oceny ich działania, a następnie w razie potrzeby podejmuje działania naprawcze.

Koontz i O'Donnell:

"Pomiar i korygowanie wykonywania czynności podwładnych w celu upewnienia się, że cele przedsiębiorstwa i plany opracowane w celu ich osiągnięcia są realizowane." Realizacja celów organizacyjnych jest głównym celem każdego zarządzania. Wyniki podwładnych powinny być stale obserwowane, aby zapewnić właściwą realizację planów. Koordynacja jest kanałem, przez który można osiągnąć cele i konieczne działania korygujące mogą być podjęte, jeśli coś nie idzie zgodnie z celami.

Henry Fayol:

"W kontroli przedsiębiorstwa polega na sprawdzeniu, czy wszystko odbywa się zgodnie z przyjętym planem, wydanymi instrukcjami i ustalonymi zasadami." Musi wskazać słabe punkty i błędy, aby je naprawić i zapobiec powtórzeniu się. Działa na wszystkich rzeczach, ludziach, działaniach itp.

Charakterystyka kontroli:

Z omówienia wyżej podanych definicji można wyciągnąć następujące wnioski:

1. Funkcja kierownicza:

Kontrola jest jedną z funkcji kierowniczych. Jest to nie tylko funkcja dyrektora naczelnego, ale jest obowiązkiem każdego menedżera. Menedżer jest odpowiedzialny za wszelkie prace, które mu przypisano. Będzie kontrolował wydajność podwładnych dla zapewnienia realizacji celów. Kontrola to głównie funkcja organizacji linii, ale kierownik może poprosić o dane od personelu.

2. Posiedzenie naprzód:

Kontrola to przyszłość. Przeszłość już minęła, więc nie można jej kontrolować. Można opracować środki w celu kontrolowania tylko przyszłych działań. Przeszłość stanowi podstawę do określenia kontroli na przyszłość. Kierownik będzie badał poprzednie wyniki, aby znaleźć przyczyny niskiego wyniku. Zostaną podjęte działania naprawcze, aby zapewnić, że nie wpłynie to negatywnie na pracę w przyszłości. Weźmy na przykład, że produkcja w danym miesiącu jest niższa niż w przypadku standardu. Menedżer nie będzie w stanie nic zrobić z dotychczasową wydajnością. Może jednak badać przyczyny niskiej produkcji. Powinien podjąć odpowiednie kroki, aby te same błędy nie zostały powtórzone, a produkcja nie ucierpi w przyszłości.

3. Ciągła aktywność:

Kontrola jest regularnie wykonywana. To nie jest działalność w izolacji. Menedżer będzie musiał zobaczyć, że jego podwładni wykonują zgodnie z planem cały czas. Po wycofaniu kontroli będzie to miało niekorzystny wpływ na pracę. Zatem kontrola będzie musiała być wykonywana w sposób ciągły.

4. Kontrola ma związek z planowaniem:

Planowanie jest pierwszą funkcją zarządzania, a kontrola jest ostatnia. Kontroli nie można wykonywać bez planowania. Najpierw ustalane są cele, a następnie podejmowane są wysiłki w celu sprawdzenia, czy zostały one osiągnięte, czy nie. Ilekroć dochodzi do rozluźnienia w działaniu lub rzeczy nie następują zgodnie z planami, środki naprawcze są podejmowane natychmiast. Planowanie zapewnia więc podstawę do kontrolowania.

5. Istotą kontroli jest działanie:

Kiedy wydajność nie jest zgodna z normami, natychmiastowe działanie jest potrzebne, aby poprawić rzeczy. Cel kontroli zostanie pokonany, jeśli działania naprawcze nie zostaną podjęte natychmiast. Jeśli sprzedaż jest mniejsza niż standardowa dla działu marketingu, zostaną podjęte kroki w celu zapewnienia, że ​​wydajność nie będzie zbyt niska w przyszłości. Jeśli nie zostaną podjęte takie kroki, brak będzie kontroli. W praktyce natychmiastowe działanie jest esencją kontroli.

Znaczenie kontroli:

Funkcja kontroli pomaga na różne sposoby. Kieruje "zarządzaniem w osiąganiu wcześniej ustalonych celów. Skuteczność różnych funkcji zapewnia również proces kontrolny. Niedociągnięcia w różnych dziedzinach są również zgłaszane przy podejmowaniu działań naprawczych.

Oto niektóre z zalet systemu kontroli:

1. Podstawa przyszłego działania:

Kontrola stanowi podstawę przyszłych działań. Ciągły przepływ informacji o projektach pozwala na planowanie dalekiego zasięgu na właściwej drodze. Pomaga w podejmowaniu działań naprawczych w przyszłości, jeśli wydajność nie jest zgodna z oceną. Pozwala także kierownictwu uniknąć powtarzania popełnionych błędów.

2. Ułatwia podejmowanie decyzji:

Ilekroć dochodzi do odchyleń pomiędzy standardową a rzeczywistą wydajnością, kontrole pomogą w podjęciu decyzji o dalszym przebiegu działań. Ułatwiona jest również decyzja w sprawie działań następczych.

3. Ułatwia decentralizację:

Decentralizacja władzy jest konieczna w dużym przedsiębiorstwie. Kierownictwo nie może delegować uprawnień bez zapewnienia odpowiednich kontroli. Cele lub cele różnych działów są stosowane jako technika kontrolna. Jeśli praca przebiega zadowalająco, to najwyższe kierownictwo nie powinno się martwić. "Zarządzanie przez wyjątek" pozwala najwyższemu kierownictwu skoncentrować się na formułowaniu polityki. Różne techniki kontroli, takie jak budżetowanie, kontrola kosztów, zatwierdzenia przed rozpoczęciem procesu, umożliwiają decentralizację bez utraty kontroli nad działaniami.

4. Ułatwia koordynację:

Kontrola pomaga w koordynacji działań poprzez jedność działania. Każdy menedżer będzie starał się koordynować działania swoich podwładnych w celu osiągnięcia celów departamentów. Podobnie dyrektor naczelny będzie koordynował funkcjonowanie różnych działów. Kontrole będą działały jako kontrole działania, a właściwe wyniki będą osiągane tylko wtedy, gdy działania będą skoordynowane.

5. Pomaga w zwiększaniu wydajności:

System kontroli pomaga w poprawie wydajności organizacji. Różne urządzenia sterujące działają motywująco dla menedżerów. Wydajność każdej osoby jest regularnie monitorowana, a wszelkie niedociągnięcia są korygowane najwcześniej.

6. Ciśnienie psychiczne:

Kontrole wywierają presję psychologiczną na osoby w organizacji. Wszyscy wiedzą, że jego występ jest regularnie oceniany, a on postara się poprawić swoją poprzednią pracę. Nagrody i kary są również powiązane z wydajnością. Pracownicy będą zawsze pod presją, aby poprawić swoją pracę. Ponieważ pomiar wydajności jest jednym z ważnych narzędzi kontroli, zapewnia, że ​​każda osoba stara się zmaksymalizować swój wkład.

Ograniczenia kontroli:

Chociaż kontrola jest niezbędna dla lepszej wydajności i utrzymania dobrych standardów, istnieją również pewne ograniczenia.

Niektóre ograniczenia są omówione jako takie:

1. Wpływ czynników zewnętrznych:

Może istnieć skuteczny system kontroli, ale czynniki zewnętrzne, które nie należą do zakresu zarządzania, mogą mieć negatywny wpływ na działanie. Czynnikami tymi mogą być: polityka rządowa, zmiany technologiczne, zmiana mody itp. Wpływ tych czynników nie może być sprawdzony przez system kontroli w organizacji.

2. Drogie:

System kontroli wiąże się z ogromnymi wydatkami na jego wykonywanie. Osiągnięcia każdej osoby w organizacji będą musiały być mierzone i zgłaszane wyższym władzom. Wymaga to zatrudnienia w tym celu pewnej liczby osób. Jeżeli wyników nie można zmierzyć ilościowo, to będą one obserwowane przez przełożonych. Wykonywanie kontroli wymaga czasu i wysiłku.

3. Brak satysfakcjonujących standardów:

Wykonywanie niektórych czynności z udziałem ludzkich zachowań nie może być ustalone w kategoriach ilościowych. Trudno jest ustalić standardy dla działań takich jak public relations, rozwój zarządzania, relacje międzyludzkie, badania itp. Ocena pracy osób zaangażowanych w te działania będzie trudna.

4. Opozycja ze strony podwładnych:

Skuteczność procesu kontroli będzie zależeć od jej akceptacji przez podwładnych. Ponieważ kontrola koliduje z indywidualnymi działaniami i myśleniem podwładnych, przeciwstawią się temu. Może również zwiększyć presję pracy na podwładnych, ponieważ ich wyniki są regularnie monitorowane i oceniane. Czynniki te są odpowiedzialne za opór kontroli przez podwładnych.