Jak skuteczniej wykonywać funkcje organizacyjne? (15 zasad)

Funkcja organizacji może być skutecznie realizowana za pomocą poniższych zasad:

(i) Podział pracy:

Strukturę organizacji, podział pracy, na samym początku, należy uznać za podstawę efektywności. Jest faktem, że grupa osób może uzyskać lepsze wyniki dzięki podziałowi pracy.

Dlatego przy projektowaniu organizacji powinniśmy dążyć do odpowiedniego grupowania działań. Nazywa się to również zasadą specjalizacji.

(ii) Uwaga do celów:

Organizacja jest mechanizmem do osiągnięcia określonych celów lub celów. Cele organizacji odgrywają ważną rolę w określaniu rodzaju struktury, którą należy rozwijać. Jasno określone cele ułatwiają grupowanie działań, przekazywanie uprawnień, aw konsekwencji skuteczną koordynację.

(iii ) Zakres zarządzania.

Zakres zarządzania odnosi się również do rozpiętości kontroli, która oznacza liczbę podwładnych podlegających bezpośrednio kierownictwu. Ta zasada została opracowana przez płk. Urwicka. Jest faktem potwierdzonym, że im większa liczba podwładnych podlegających bezpośrednio władzy wykonawczej, tym trudniejsze jest dla niego sprawowanie nadzoru i skuteczna koordynacja. Należy pamiętać o tej ważnej zasadzie zarządzania.

(iv) Jedność dowodzenia:

Struktura organizacyjna powinna być również zaprojektowana w taki sposób, aby istniała jedność dowodzenia w tym sensie, że jeden lider jest ostatecznym źródłem autorytetu. Ułatwia to spójność w kierowaniu, koordynowaniu i kontrolowaniu w celu osiągnięcia końcowych celów.

(v) Elastyczność:

Projektując organizację należy pamiętać, że struktura organizacyjna nie powinna być uznawana za statyczną. Każda organizacja jest żywą istotą w żywym środowisku, które szybko się zmienia.

W związku z tym musi istnieć wystarczająca przestrzeń do zmiany i modyfikacji struktury w świetle zmian środowiskowych, aby osiągnąć ostateczny cel organizacji.

(vi) Właściwa równowaga:

Ważne jest utrzymanie równowagi między różnymi segmentami lub działami organizacji. Problem równowagi w zasadzie powstaje, gdy działanie lub dział jest dalej podzielony i podzielony na mniejsze segmenty. Problem równoważenia pojawia się również wraz z rozwojem każdej organizacji pod względem jej rozmiaru i funkcjonowania.

(vii) Zarządzanie przez wyjątek:

Jest to podstawowa zasada, która sprawia, że ​​każda organizacja jest skuteczna w swoim prawdziwym znaczeniu. Zasada ta oznacza, że ​​problemy o nietypowej naturze powinny być kierowane wyłącznie w górę i decydowane przez kierownictwo wyższego szczebla w hierarchii menedżerskiej, podczas gdy rutynowe problemy powinny być przekazywane na niższe poziomy i rozwiązywane tam.

Zastosowanie tej zasady jako takiej z pewnością wymaga przestrzegania zasady delegowania uprawnień. Zasada wyjątku ma zatem istotne praktyczne zastosowanie i dotyczy wszystkich poziomów w strukturze organizacyjnej.

(viii) Decentralizacja:

Ta zasada ma wielkie znaczenie dla dużych organizacji. Decentralizacja oznacza selektywne rozproszenie władzy, aby pomóc działom i jednostkom działać skutecznie i wydajnie, bez częstych przerw w pracy.

Wymaga to bardzo starannego doboru decyzji, które należy wprowadzić w organizacji, tego, co należy trzymać w pobliżu lub na samym szczycie szczegółowej polityki w celu kierowania procesem podejmowania decyzji, selekcji i szkolenia osób oraz odpowiedniej kontroli. Decentralizacja, jako taka, obejmuje wszystkie obszary zarządzania i widocznie ma ogromne znaczenie w strukturze organizacji.

(ix) Departament:

Departament to proces grupowania działań w jednostki dla celów administracyjnych. Innymi słowy, oznacza ono grupowanie pokrewnych miejsc pracy i działalności bez naruszania zasady jednorodności, nad którą władza wykonawcza ma prawo sprawować i zapewniać.

Głównymi zaletami wydziału jest to, że umożliwia on poszczególnym członkom zarządu skuteczne zarządzanie podwładnymi, ponieważ sprawna liczba osób znajduje się pod bezpośrednim nadzorem poszczególnych dyrektorów.

(x) Efektywność:

Organizacja powinna być w stanie osiągnąć założone cele przy minimalnych kosztach. Jeśli tak się stanie, spełni test skuteczności. Z punktu widzenia osoby, dobra organizacja powinna zapewnić maksymalną satysfakcję z pracy.

Podobnie, z punktu widzenia społecznego, organizacja będzie skuteczna, gdy wnosi maksimum w dobrobyt społeczeństwa.

(xi) Zasada skalowania:

Łańcuch skalarny odnosi się do pionowego rozmieszczenia przełożonych, począwszy od dyrektora naczelnego na szczycie, przez średni poziom do poziomu nadzorczego na dole. Odpowiedni łańcuch skalarny lub linia poleceń jest warunkiem skutecznej organizacji.

(xii) Jedność kierunku:

Oznacza to, że każda grupa działań mających te same cele powinna mieć jeden plan i jedną głowę. Powinien istnieć jeden plan lub program dla każdego segmentu pracy, który ma być realizowany pod kontrolą i nadzorem jednego szefa lub przełożonego.

Jeśli różne podwładne przestrzegają różnych planów lub zasad w jednym dziale, zamieszanie może się zdarzyć.

(xiii) Ciągłość:

Forma struktury organizacyjnej powinna umożliwić przedsiębiorstwu osiągnięcie celów przez długi czas.

(xiv) Koordynacja:

Zasada koordynacji podkreśla, że ​​powinna istnieć właściwa łączność i współpraca pomiędzy różnymi departamentami i jednostkami pracy. Jedność wysiłków na rzecz osiągnięcia pożądanych celów jest głównym celem organizacji.

Można to osiągnąć poprzez zasadę koordynacji. Pieniądze i Reilley słusznie wskazują, że ostatecznym celem wszystkich organizacji jest sprawna i skuteczna koordynacja.

(xv) Uprawnienia i odpowiedzialność:

Władza powinna współmiernie do odpowiedzialności. Przydzielając odpowiedzialność, należy również przypisać wymagane uprawnienia. Jeśli władza nie zostanie przyznana, podwładni nie mogą stać się odpowiedzialni.