Zarządzanie kosztami: Kompletny przewodnik po zarządzaniu kosztami

Wiele firm było nieprzygotowanych. Ponieważ właściciele firm planują budżety na najbliższe lata, muszą pozwolić na takie rosnące koszty i szukać sposobów "zarządzania możliwymi do zarządzania kosztami" prowadzenia działalności. Dostarczając odpowiednie rozwiązania swoim klientom - jako dostawcy technologii biurowej - możesz odegrać ważną rolę w pomaganiu firmom w zarządzaniu kosztami. Umocnisz także relacje i stworzysz możliwości sprzedaży dla swojego dealera.

Ważne jest, aby klienci uznali, że istotnym, ale rzadko mierzalnym kosztem firmy jest wydajność biurowa. Dzięki efektywnym praktykom zarządzania kosztami biurowymi, mogą one lepiej zminimalizować ryzyko związane z koniecznością wytrzymania bieżących i nieprzewidywalnych skutków ekonomicznych takich zdarzeń jak klęski żywiołowe w 2005 roku.

Widząc sposoby na zaoszczędzenie pieniędzy, masz okazję pomóc swoim klientom zrozumieć, że dzisiejsza technologia biurowa zapewnia narzędzia, które lepiej zaspokajają potrzeby produktywności. Modernizując obecny sprzęt biurowy, integrując i dostosowując urządzenia wielofunkcyjne do przepływu pracy i maksymalizując ich możliwości, Twoi klienci osiągną nowy poziom długoterminowych oszczędności i wydajności.

Zwiększenie efektywności:

Zarządzanie możliwymi do zarządzania kosztami zaczyna się od analizy przepływu pracy w biurze i wydajności. Zrozumienie wykorzystania technologii i związanych z nią kosztów stanowi punkt wyjścia do najlepszego wykorzystania sieciowej technologii biurowej. Powszechnie stosowano uzupełnianie istniejących urządzeń biurowych wyłącznie na zasadzie "wzniesionej". Jednak w pewnym momencie analiza przepływu pracy - przeprowadzona przez dealera - musi odbyć się w obrębie każdego biznesu klienta, aby określić najbardziej opłacalną konfigurację technologii biurowej w przyszłości.

Czy Twoi klienci wiedzą, że firmy zmniejszyły koszty nawet o 20 do 30 procent dzięki lepszemu wykorzystaniu istniejących zasobów sprzętowych i zastosowaniu nowszych kopiarka i urządzeń drukujących? Oszczędności rzędu 30 procent są znaczące, jeśli wziąć pod uwagę, że badania wskazują, że firmy wydają około 10 procent swoich przychodów na produkcję, zarządzanie i dystrybucję dokumentów. Ustalenie potrzeb w zakresie zarządzania dokumentami może zapewnić więcej możliwości skutecznej integracji dokumentów elektronicznych w ogólnym przepływie pracy, zamiast po prostu drukować dokumenty jako kosztowne wydruki.

Te ukryte oszczędności są znaczące, biorąc pod uwagę, że niektóre osoby drukują tysiące stron rocznie. Analiza obiegu dokumentów to opłacalna inwestycja dla twojego klienta, aby określić potencjalne oszczędności. Oprócz znalezienia sposobów na pokrycie kosztów związanych z drukowaniem dużych ilości dokumentów papierowych, istnieje czynnik kosztu samego sprzętu.

Jak wiadomo, w ostatnich latach koszt jednostkowy nowych wielofunkcyjnych urządzeń biurowych stale się zmniejszał, a liczba funkcji urządzeń stale wzrastała. Powiedział, że twoi klienci muszą zrozumieć, że samo uaktualnienie do nowych urządzeń wielofunkcyjnych nie jest kompletnym rozwiązaniem.

Urządzenia wielofunkcyjne oferują teraz więcej funkcji niż przeciętny użytkownik wykorzystuje lub nawet jest świadomy istnienia. Na przykład, podczas gdy łączność sieciowa sprzętu biurowego może być aktualna według dzisiejszych standardów, nowsze możliwości, takie jak skanowanie, są niewykorzystywane jako znaczne oszczędności. Profesjonalna rekomendacja i dostosowane szkolenia oparte na unikalnych potrzebach biznesowych mogą zaoszczędzić tysiące dolarów na przestrzeni wielu lat.

Firmy są również w stanie osiągnąć nowy poziom wydajności poprzez odpowiednie szkolenie sprzętu. Jako dystrybutorzy doskonale zdajemy sobie sprawę, że kopiowanie, skanowanie i udostępnianie zadań - długie procesy, które wymagały wielu urządzeń - zostały ograniczone do pojedynczych operacji. Niewystarczające wykorzystanie tych możliwości wśród klientów często jest bezpośrednim wynikiem braku szkolenia i świadomości. Muszą wiedzieć, jak lepiej wykorzystać możliwości urządzeń wielofunkcyjnych w swoich biurach.

Koszty pracy:

Koszty pracy, będące połączeniem kosztów administracyjnych i nadzoru, stanowią znaczną część budżetu działu rekordów. Koszty pracy zależą od poziomu aktywności, procedury odzyskiwania, ilości i rodzaju używanych materiałów i sprzętu. Wielkość i poziom aktywności są podane czynniki, których nie można zmienić, ale kierownik rekordów ma pewien wpływ na procedurę pobierania. Również dostawy, takie jak foldery plików i kontenery dokumentów, są wybierane przez menedżera rekordów, którzy powinni wziąć pod uwagę, że różne typy kontenerów będą miały wpływ na czas spędzany na składaniu i / lub pobieraniu dokumentów.

Koszty pracy są bezpośrednio związane z poziomami wydajności, dla których dostawy i sprzęt są głównymi komponentami.

Aby przeanalizować koszty robocizny kontenerów i sprzętu, musimy obniżyć koszty do następujących elementów:

(1) Czas dostępu do sprzętu;

(2) Czas dostępu do kontenera dokumentów;

(3) Czas wstawiania dokumentu

(4) Czas przywracania dokumentów i

(5) Sprzęt przywracający czas.

Koszty składowania:

Jedynym obszarem, w którym możemy opracować ogólne formuły kosztów mające zastosowanie do wszelkiego rodzaju sprzętu lub instalacji, jest przechowywanie. W tym miejscu rozważamy koszt przechowywania dokumentów w pojemnikach na dokumenty przez dany okres przechowywania.

Rekordowe koszty przechowywania zależą od:

(1) Sprzęt i materiały eksploatacyjne,

(2) Zajęte miejsce, oraz

(3) Koszt miejsca.

Dla celów porównawczych przydatne jest obliczanie LFF kosztów rocznie, co można zrobić w trzech krokach:

Krok 1: Koszt wszystkich urządzeń do napełniania + Koszt materiałów eksploatacyjnych = Koszt materiałów:

Aby określić koszt materiałów, musimy znać koszt sprzętu (LFF). W jaki sposób możemy uzyskać koszty i zaopatrzenie w sprzęt liniowy na LFF? W przypadku zakupu nowego sprzętu, wycena od potencjalnego sprzedawcy powinna określać koszt w kategoriach LFF. Czasami jest to określone jako koszt za LFI, który można przeliczyć na koszt na LFF, mnożąc dane przez 12.

Na przykład cena zakupu szafy z czterema szufladami, która ma pojemność 100 LFI, może wynosić 100 USD, więc koszt sprzętu na LFI wynosi 100: 100 lub 1 USD. Mnożąc tę ​​liczbę przez 12, otrzymujemy 12 USD jako koszt LFF. Aby obliczyć koszt istniejącego sprzętu, dla którego cena zakupu jest nieznana, jako podstawę do obliczenia należy przyjąć 3040 procent kosztów nowego systemu.

Kiedy już masz koszt mieszkania za LFF, będziesz chciał ustalić koszt zaopatrzenia na LFF. Najpierw sprawdź, ile folderów, segregatorów / kontenerów znajduje się w twoim systemie na LFF. Najlepszym sposobem na uzyskanie tych danych jest policzenie liczby segregatorów lub kieszeni, które masz w jednej szufladzie lub na jednej półce.

Wybierz szufladę lub półkę z typowym folderem / spoiwem / grubością kontenera i średnimi warunkami ładowania. Następnie podziel liczbę pojemników przez liczbę LFI i pomnóż wynik przez liczbę rekordów na LFF. Jeśli na przykład są; 0 rekordów w 25-calowej szufladzie, a następnie są 24 zapisy na LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Lub jeśli masz 90 rekordów na półce o szerokości 3 stóp, to jest 30 rekordów na LFF (90/3 = 30).

Następnie musimy ustalić koszt przechowywania materiałów na LFF, czyli koszt folderów, segregatorów, kieszeni i innych rodzajów pojemników na dokumenty, w tym arkusze przekładek, etykiety, zapięcia, kieszenie wewnętrzne i specjalne załączniki. Aby to zrobić, określ koszt dostaw na 1000 rekordów, a następnie pomnóż tę liczbę przez liczbę rekordów na LFF, jak ustalono powyżej:

Koszt jednostki x liczba rekordów = koszt jednostki materiałowej

jeśli przyjmiemy, że koszt zaopatrzenia wynosi 400 USD za 1 000 rekordów i że istnieje 50 rekordów na LFF, wówczas koszt dostaw na LFF wynosi 20 USD.

Dodając koszt sprzętu na LFF do kosztu zaopatrzenia na LFF, możemy obliczyć koszt materiałów na LFF. Tak więc, jeśli koszt wyposażenia wynosi 12 USD na LFF, a koszt dostaw wynosi 20 USD na LFF, koszt materiałów wynosi 32 USD na LFF.

Krok 2: (Przestrzeń - współczynnik efektywności x koszt nieruchomości) + koszt obsługi nieruchomości = koszt miejsca na LFF na rok:

Kosztuje to zajmowanie miejsca, a koszty nieruchomości rosną każdego roku. Nawet jeśli twoja firma jest właścicielem budynku, powinieneś wiedzieć o kosztach księgowania przestrzeni zajmowanej przez system rekordów. Wszakże jeśli ta przestrzeń nie byłaby wykorzystywana do zapisów, mogłaby być wykorzystana do innego celu lub wynajęta.

Ilość zajmowanej przestrzeni zależy od jej układu, objętości i wyposażenia. Menedżer rekordów zwykle nie może zrobić wiele na temat wielkości, ponieważ jest to tworzone przez organizację. Jedyny sposób na wpłynięcie na wolumeny poprzez zmianę harmonogramu przechowywania, który może być trudny, jeśli nie niemożliwy. Obszarem, w którym kierownik rekordów może monitorować przestrzeń zajmowaną przez system rekordów, jest wybór sprzętu.

Różne urządzenia mają różną wydajność kosmiczną. Oznacza to, że przy przechowywaniu danej pojemności jeden rodzaj wyposażenia do przechowywania zużywa więcej miejsca niż inne. Niskie wyposażenie, takie jak szafki szufladowe i przeciwległe szafki i półki, ma niską wydajność przestrzenną. Można wyróżnić trzy kategorie efektywności kosmicznej: niska, pośrednia i wysoka.

Niska efektywność miejsca obejmuje sprzęt o współczynnikach powyżej 1, 0. Asortyment wyposażenia w tej kategorii pochodzi z dwu-szufladowej szafy, do trójwarstwowego pliku bocznego o wielkości litery, który jest przeciwny do wysokiego i ma współczynnik efektywności powierzchni wynoszący 1. 17. Pośrednia pięciokładowa wydajność przestrzeni jest przypisywana szafka o rozmiarze Letter z współczynnikiem .98 do siedmio-warstwowego pliku bocznego o wielkości czcionki 50. Wysoka sprawność przestrzeni zaczyna się poniżej .50, a wartości szczytowe wokół i poniżej .20, z najniższą wartością dla pionowych regałów przesuwnych, o wysokości ośmiu poziomów, z sekcjami o głębokości 12 stóp i czterema sekcjami na przejście. Czynnik ten można zmniejszyć, dodając do systemu więcej odcinków i przedłużając odcinki ". Jak widać, im niższy współczynnik efektywności przestrzennej, tym lepsza wydajność przestrzeni.

Przestrzeń między biurami jest głównym elementem kosztów kosmicznych, więc różnica między tym, czy szafy, czy pliki są wspólne. Dlatego współczynnik przestrzenności jest zawsze wyższy dla plików umieszczanych pojedynczo. Pliki umieszczone naprzeciwko siebie, dzielące wspólną przestrzeń między nimi, mają niższy współczynnik efektywności przestrzennej, jak pokazano powyżej w prawej kolumnie. Dla celów porównawczych zwykle można użyć współczynnika dla pojedynczo rozmieszczonych rili. Gdy znany jest układ przyszłych urządzeń, zaleca się stosowanie odpowiedniego współczynnika efektywności przestrzennej. W przypadku niektórych rodzajów urządzeń może to być nawet połączenie osobno rozmieszczonego i współdzielonego sprzętu, samodzielnego i dodatkowego sprzętu.

Aby ustalić koszt miejsca zajmowanego przez system rekordów, musisz ustalić wartość zajmowanej przestrzeni, czyli roczny koszt zajmowania przestrzeni przez kwadratową stopę. Oczywiście dane te różnią się znacznie w zależności od stanu i wartości budynku, a także lokalizacji. Różnice w rocznych kosztach powierzchni na metr kwadratowy między obszarami miejskimi i wiejskimi również są znaczne. Powinieneś jednak uzyskać koszty przestrzeni dla swojej okolicy lub, jeszcze lepiej, dla swojego budynku z zarządzania domem, rachunkowości, budżetowania lub działu nieruchomości.

Biorąc roczny koszt nieruchomości za metr kwadratowy i mnożąc go przez współczynnik efektywności kosmicznej, uzyskuje się podstawowy koszt powierzchni na LFF. Na przykład, jeśli roczne koszty nieruchomości wynoszą 10 USD za stopę kwadratową, a korzystasz z otwartych regałów o siedmiu poziomach, koszty powierzchni na LFF wynoszą 5 USD. Aby jednak uwzględnić koszty przestrzeni kosmicznej, oprócz kosztów nieruchomości musimy uwzględnić koszt usług.

Koszt usług to bieżące koszty oświetlenia, sprzątania, klimatyzacji, ogrzewania, malowania i napraw tego miejsca. Niestety nie ma szczegółowych wytycznych dotyczących ustalania kosztów usług, a każdy pokój rekordów ma inne wymagania w odniesieniu do tych usług, więc współczynnik kosztów będzie inny: doświadczenie pokazuje, że te koszty usług wynoszą od 10 do 50 procent. rocznych kosztów nieruchomości.

Koszt rzędu 30-50 procent kosztów nieruchomości dotyczy tylko zapisów przechowywanych w "warunkach biurowych", to jest, gdy wykładziny, klimatyzacja i inne "luksusowe warunki biurowe" są używane w obszarze, w którym przechowywane są zapisy. Większość pokoi rejestracyjnych znajduje się w piwnicy 1.030 procent za koszty usług. Rekordowy pokój w piwnicy obsługiwany po prostu przez oświetlenie i czyszczenie, zwykle mieści się w zakresie 5-20%. Klimatyzacja dodaje kolejne 10-30 procent. Kierownik ds. Rekordów musi posiadać wiedzę na temat kosztów usług związanych z obszarem zajmowanym przez sprzęt do przechowywania rekordów.

Aby obliczyć koszt miejsca, weź ten procent rocznych kosztów nieruchomości za metr kwadratowy, który reprezentuje koszt usług i dodaj go do rocznych kosztów nieruchomości. Na przykład, jeśli koszty nieruchomości wynoszą 10 USD rocznie na metr kwadratowy, a koszt usług szacowany jest na 25 procent, wówczas koszty powierzchni wynoszą 12, 50 USD (10 USD + [25% X 10] = 12, 50 USD). Teraz możemy przystąpić do obliczania rocznych kosztów przechowywania na LFF

Krok 3: Koszt materiałów / Lata przechowywania + Koszty przestrzeni = Koszty przechowywania:

Koszt przechowywania rekordów rocznie na LFF określa się, dzieląc koszt materiałów przez liczbę lat przechowywania i dodając do nich koszty powierzchni. Mnożąc koszt przechowywania przez całkowitą liczbę LFF w systemie plików, możesz obliczyć całkowity koszt przechowywania. Liczba ta nie uwzględnia żadnych kosztów wyszukiwania. Jednak bardzo pomocne jest porównanie różnych rodzajów sprzętu i różnych opcji przechowywania w odniesieniu do ich kosztów. Każdy menedżer ds. Dokumentacji powinien znać koszt przechowywania dla swojego systemu archiwizacji.

Następne pytanie brzmi, jak długi jest rekord; będą przechowywane w tym obszarze. Nie należy tego mylić z okresem przechowywania. Zamiast tego możemy chcieć obliczyć "koszt aktywnego obszaru plików. Wtedy do obliczenia należy uwzględnić tylko okres przechowywania w tym konkretnym pliku. Kiedy zapisy są przechowywane krócej niż siedem lat, sprzęt przeżywa rekordy. Aby uzyskać roczny koszt przechowywania krótko- i średnioterminowego W przypadku LFF), zakładając, że sprzęt będzie trwał dziesięć lat, a czas przechowywania będzie krótszy niż siedem lat, otrzymamy następującą formułę:

koszt sprzętu / 10 + koszt dostaw / lata przechowywania = koszty przechowywania

Pamiętaj, że koszt przechowywania zapewnia dane dotyczące kosztów sprzętu, materiałów eksploatacyjnych i miejsca, ale nie zapewnia kosztów administracyjnych, nadzoru ani odzyskiwania. Jest to po prostu koszt przechowywania zapisów w niektórych urządzeniach przez określony czas. Również koszty przechowywania nie są wliczone w koszt przechowywania.

Spójrzmy na dwa przykłady obliczania kosztu przechowywania:

Ćwiczenie 1:

Dział rekordów ma otwarte regały boczne z 7 poziomami. Półka ma 50 procent wartości zakupu. Nowe półki tego samego rodzaju będą kosztować SI na LFI. Na jednej półce jest 30 płyt, a każda półka ma 3 stopy długości, więc jest 10 zapisów na stopę. Foldery plików kosztują 380 USD za tysiąc. Koszt miejsca wynosi 6 USD za metr kwadratowy rocznie. Usługi szacowane są na 15 procent kosztów przestrzeni kosmicznej. Dokumenty należy przechowywać w tym pokoju przez 20 lat.

Po pierwsze, aby zmienić koszt regałów z kosztów na LFI na koszt LFF, należy pomnożyć 0, 40 przez 12, czyli 4, 80. Następnie oblicz koszt materiałów na LFF, dodając koszty regałów i dostaw:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Teraz, aby obliczyć roczne opłaty za powierzchnię, należy pomnożyć roczny koszt nieruchomości za metr kwadratowy przez współczynnik efektywności kosmicznej, który dla tego typu sprzętu wynosi 0, 50, i dodać 15% tej liczby:

(.50 x 6) + 0, 15 x (.50 x 6) = 3, 45

Zatem całkowity roczny koszt powierzchni na LFF wynosi 3, 45 USD. Ostatecznie, aby ukończyć roczne koszty przechowywania:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Łączny koszt przechowywania na LFF rocznie w tym przypadku wynosi 3, 88 USD.

Ćwiczenie 2:

Departament ma te same dane, co w ćwiczeniu 1. Kończy się miejsce, ale jest prawnie zobowiązany do prowadzenia ewidencji przez kolejne trzy lata. Chce ustalić koszt przechowywania dokumentacji na istniejących półkach przez kolejne trzy lata. Ustalono również, że jeśli w tym pomieszczeniu nie przechowywano zapisów, istniejących półek nie można było wykorzystać w innym miejscu.

Jaki jest koszt przechowywania na LFF rocznie? W tym przypadku nie trzeba kupować nowych półek, nie można też użyć starej półki w innym miejscu. Foldery plików były w użyciu i nie można ich było używać w innej aplikacji. Nie ma praktycznie żadnych kosztów materiałów. Koszt przechowywania jest ograniczony do kosztu miejsca, który wynosi 3, 45 USD.

Wybór sprzętu do składania:

Chociaż koszt nie powinien być jedynym czynnikiem branym pod uwagę przy wyborze sprzętu do składania, w rzeczywistości jest to najczęściej główny czynnik. Wszelkie szacunki lub oferty cenowe dostawcy powinny określać koszt sprzętu na LFI lub LFF. Jednak to nie jest cały obraz. Zawsze należy doliczyć koszt miejsca do kosztu sprzętu. Byłoby zastanawiające dla potencjalnych nabywców, gdyby sprzedawcy wskazywali współczynnik efektywności kosmicznej na każdy kawałek literatury. To wyeliminowałoby wiele zamieszania. Prawdziwy koszt sprzętu do składania wniosków jest sumą kosztu sprzętu na LFF i kosztu miejsca na LFF.

Na przykład kierownik ds. Dokumentacji rozważa cztery szafki szufladowe w porównaniu z bocznymi szafkami na dokumenty z sześcioma zamykanymi poziomami (brak wyciągnięć, drzwi chowane). Średnia cena za szafkę szufladową wynosi SI 75; dla bocznej szafki na dokumenty to 380 $. Roczne koszty nieruchomości dla biura wynoszą w tym przypadku SI6 za metr kwadratowy. Usługi szacowane są na dodatkowe 25 procent lub 4 USD za metr kwadratowy. Łączne koszty miejsca wynoszą 20 USD za metr kwadratowy. Jak wygląda porównanie cen? Współczynnik wydajności przestrzeni szafki szufladowej wynosi 1, 62; dla bocznej szafki, .66.

W szafce z czterema szufladami znajduje się 8, 33 LFF. Koszt sprzętu wynosi 21 USD za LFF (175: 8.33). Koszt miejsca to 20 $ x 1, 62 = 32, 40 $. Całkowity koszt tych szaf wynosi 21 USD + 32, 40 USD = 53, 40 USD za LFF. Cena zakupu S380 podzielona przez IS wynosi 21, 11 USD. koszt LFF dla materiału. Oczywiście, nie ma dużej różnicy w cenie wyposażenia między szafką szufladową a boczną szafką na dokumenty. Jednak gdy przyjmiemy koszty kosmiczne i uwzględnimy je w naszych kosztach, obraz się zmienia. Mnożąc koszty nieruchomości w wysokości 20-krotności współczynnika efektywności kosmicznej, otrzymujemy koszt miejsca w wysokości 13, 20 USD za LFF (20 x 0, 66).

Magazyn zewnętrzny:

Zazwyczaj brak miejsca zmusza organizację do ponownego przemyślenia planów dotyczących systemu przechowywania rekordów. Istnieje wiele sposobów na zwiększenie pojemności pamięci przy użyciu różnych urządzeń. Ponadto kierownik ds. Dokumentacji ma do wyboru dwie możliwości zewnętrzne.

Magazyn zewnętrzny jest jedną z tych alternatyw. Oznacza to wykorzystanie taniego miejsca poza terenem zakładu, a następnie użycie najbardziej opłacalnego sprzętu i materiałów eksploatacyjnych, zwłaszcza, że ​​szybkość pobierania powinna być bardzo niska. Średnia kwota na koszt przechowywania poza miejscem pracy powinna wynosić około 2 USD rocznie na LFF, jednak w niektórych przypadkach koszty te mogą wzrosnąć do S4 rocznie na LFF. Ponownie, nie obejmuje to kosztów odzyskiwania.

Komercyjne firmy zajmujące się składowaniem poza miejscem składowania pobierają od 1 USD do 10 USD za odbiór w zależności od odległości, harmonogramu wyszukiwania i pilności. Niedawne badanie wykazało, że koszt inwazyjnego magazynu wynosi od 0, 02 do 1, 00 USD na stopę sześcienną rocznie ". Tylko na, respondent zgłosił znacznie wyższe koszty. Niestety, nie dokonano rozróżnienia między badaniem poza miejscem przechowywania a magazynowaniem w miejscu instalacji. Badanie obejmowało ponad 55 procent nieaktywnych obiektów przechowujących zapisy na miejscu.

Mikrofilm:

Druga zewnętrzna alternatywa redukuje rekordy do mikrofilmu. Kiedy patrzymy na możliwości mikrofilmu, nie powinniśmy tylko patrzeć na wartość przechowywania. Pole mikrograficzne oferuje zupełnie inne narzędzie do zarządzania informacjami. Jego zalety to obszar obsługi i dystrybucji informacji, a także w zakresie przechowywania.

Koszty mikrofilmu należy podzielić na koszty konwersji i koszty przechowywania. Koszty konwersji w przypadku mikrofilmu domowego zawierają koszty sprzętu, materiałów i robocizny. W przypadku korzystania z usług biura obsługi klienta w celu konwersji na mikrofilm, zazwyczaj pobierana jest całkowita opłata za całą pracę, z wyjątkiem sytuacji, gdy przygotowanie domu, tj. Sortowanie, pakowanie, przygotowanie musi być wykonane przez dział dokumentacji.

Koszty magazynowania zawierają wyposażenie, przestrzeń i ewentualne koszty konserwacji. Te ostatnie są często pomijane jako główna część mikrofilmowania. Niestety, odpowiednie przechowywanie mikrofilmu w kontrolowanych warunkach nie jest zwyczajowe w przypadku wielu użytkowników mikrofilmu. Właściwa polityka ochrony powinna zostać ustalona przez każdego menedżera rekordów w celu przechowywania mikrofilmu.

W wielu przypadkach biura usług mikrofilmowych specjalizują się w przetwarzaniu dużych ilości i mogą być bardziej ekonomiczne niż w przypadku pracy w domu. Badanie to zasugerowało jedynie bardzo podstawowe wyposażenie do filmowania w domu, a mianowicie, jedną kamerę obrotową, jedną drukarkę czytnika i jeden czytnik. Dane dotyczące kosztów zostały oparte na następujących danych: 80 000 filmów nakręconych rocznie; częstotliwość sekwencjonowania 1000 obrazów / stron na godzinę; usuwanie / korygowanie utrudnień przy 800 obrazach na godzinę; umieszczenie ID

W przypadku 80 000 zdjęć zapewniono następujące koszty:

ja. Sekwencja przygotowania 80 roboczogodzin

ii. Utrudnienia "100 roboczogodzin

iii. ID określa 80 roboczogodzin

iv. Filmowanie 100 roboczogodzin

v. Kontrola folii, kontrola jakości 80 roboczogodzin

vi. Łącznie 440 roboczogodzin

Średni koszt na roboczogodzinę wynosi tutaj 8 USD. Ta liczba "obejmuje świadczenia dodatkowe, koszty ogólne i nadzorcze oraz koszty ogólne. Zatem całkowity koszt pracy wynosi 3 520 USD (440 x S8). Oczywiście dane te różnią się w zależności od lokalizacji, ponieważ płaca, skala, warunki lokalne i poziom świadczeń dodatkowych mogą się różnić. Kierownik ds. Dokumentacji powinien mieć możliwość wstawienia numeru, który dotyczy jej lub jego operacji. Drugim komponentem kosztów jest koszt dostaw i przetwarzania. Obejmuje to koszty materiałów, w tym folii i chemikaliów przetwórczych, a także amortyzację sprzętu mikrofilmującego.

W pierwszym zastosowaniu oczywiste różnice pomiędzy wydrukiem papierowym a mikrofilmem zostaną powiększone przez jeszcze wyższe koszty odzyskiwania mikrofilmu (reprodukcja wydruku). W kosztach wyszukiwania rekompensują niektóre wysokie koszty konwersji, a trzecia aplikacja jest lepsza niż break even, co oznacza rzeczywiste oszczędności dla systemu mikrofilmów. W czwartym wniosku obraz jest prawie odwrócony: olbrzymie oszczędności na mikrofilmie są ogromne.

Pobieranie kopii papierowej jest zazwyczaj droższe niż pobieranie mikrofilmów, gdy menedżerowie są skłonni używać oryginalnych mikrofilmów. W tej ostatniej sytuacji są czytniki mikrofilmu rozprowadzane w całej organizacji, a informacje o mikrofilmach zazwyczaj nie są przekształcane z powrotem w wersję papierową. Jak widać, kluczem do ekonomicznego wykorzystania mikrofilmu jest zdolność menedżera płyt do przekonania kierownictwa do używania czytników mikrofilmów jako narzędzi do wyszukiwania. Jednak w wielu zastosowaniach przechowywania zapisu mikrofilm jest używany tylko jako medium pamięci. Gdy ktoś chce uzyskać informacje o tym zapisie, druk jest wykonany jako "papier roboczy". W takim przypadku mikrofilm jest droższy niż papierowy.

Skomputeryzowane przechowywanie informacji:

Wielu ekspertów biurowych przewidywało, że elektroniczna technologia biurowa będzie zarządzać przechowywaniem informacji w latach 80., ale nie nastąpiło to tak szybko, jak wiele osób się spodziewało. Hasło biura bez papieru zostało połączone z zaproszeniem na mniej, a nie więcej papieru. Przemysł papierniczy twierdzi, że nigdy nie było tak dużego zapotrzebowania na papier jak we wczesnych latach 80-tych.

Koszty komputera zostały konsekwentnie zmniejszone. Perspektywa pamięci bąbelkowej wydawała się przełomem dla ekonomicznego magnetycznego przechowywania informacji. Tak się nie stało. Przetwarzanie danych (dział pozostawał wierny swojej nazwie: przetwarzanie danych to działalność komputera, a nie przechowywanie danych, ale części przemysłu komputerowego i powiązane gałęzie przemysłu ciężko pracują nad zmianą. W 1977 roku przyjęto, że skomputeryzowane przechowywanie informacji był 200 razy droższy od mikrofilmu, który zmienił się drastycznie i nadal się zmienia.

W 1982 i 1983 roku na horyzoncie zapisu widniały pierwsze oznaki nowej technologii: komputerowe dyski optyczne. Systemy dysków optycznych są nadal drogie jak nowe. Duży, wydajny dysk dla dysków optycznych kosztuje w 1982 roku, 83 SW80 000, a dysk w trybie DRAW (Direct Read after Write) zaczyna się od 1000 USD lub więcej. Eksperci prognozują jednak cenę sprzedaży na 200 USD dla dysków optycznych przechowujących 50 000 dokumentów lub czternaście centa za jeden dokument.

We wszystkich przypadkach obliczania kosztów składowania musimy rozdzielić magazyn poniesiony na koszty i koszty konwersji. Koszty konwersji są kosztami, w trakcie przenoszenia informacji z jednego medium na drugie. Wszystkie znaki zdają się wskazywać, że dyski optyczne będą odgrywać główną rolę w przechowywaniu informacji, ponieważ stają się ekonomiczne i zapewniają prawdziwą konkurencję dla konwencjonalnego przechowywania.