Zasady i zasady delegacji - wyjaśniono!

Aby delegacja była bardziej skuteczna, istnieją pewne ważne przewodniki, zasady i zasady. Są to następujące:

1. Klarowność delegacji:

Niezależnie od tego, czy jest to konkretne czy ogólne, pisemne lub niepisane, przekazanie upoważnienia musi być jasne pod względem treści, powiązań funkcjonalnych, zakresu i przydziałów. Dwuznaczność prowadzi do złych wyników i sprawia, że ​​delegacja jest mniej skuteczna.

Zasada przejrzystości delegacji oznacza również jasne określenie horyzontalnych i wertykalnych relacji pozycji każdego podwładnego do innych stanowisk w organizacji. Każdy podwładny musi znać swoją pozycję w strukturze organizacyjnej i powinien również wiedzieć, w jaki sposób jego pozycja pasuje do ogólnej hierarchii zarządzania.

Każdy menedżer musi znać wszystkich tych, którzy pracują pod jego opieką, a także tych, którzy zajmują stanowiska wyższe niż on lub ona w organizacji. Pomaga to w poszukiwaniu wskazówek, a także w zapewnianiu wskazówek dotyczących łańcucha skalarnego ustanowionego w organizacji.

Specjalne pisemne delegacje pomagają zarówno kierownikowi, jak i odbiorcy uprawnień. Ale gdy idzie się po szczeblach struktury organizacyjnej, takie konkretne delegacje stają się coraz trudniejsze.

Zasada przejrzystości nie powinna oznaczać, że stosunki władzy między podwładnymi i seniorami, po ich ustanowieniu, stają się niezmienne. Wraz ze zmianami w pracy delegacja uprawnień powinna zostać odpowiednio zmodyfikowana.

2. Delegacja jest zgodna z oczekiwanymi wynikami:

Zanim przejdziemy do faktycznego przekazania uprawnień podwładnemu, kierownik powinien znać zadania i oczekiwane wyniki takiego delegowania. Tylko ta duża część władzy, która wystarczy do osiągnięcia wyników, powinna zostać przekazana. Zasada ta opiera się na tym, że cele są ustalane, plany są tworzone, a miejsca pracy są ustalane w celu osiągnięcia lub wdrożenia tych celów. Ta zasada pomaga także zminimalizować ryzyko delegowania zbyt dużej lub zbyt małej władzy.

3. Odpowiedzialność nie może być delegowana:

Obowiązek wykonania przydzielonego zadania jest bezwzględny i nie jest dzielony na partycje, gdy uprawnienia są delegowane do podwładnego. Dyrektor generalny nawet po delegacji pozostaje odpowiedzialny przed zarządem za zarządzanie i nadzór nad całym przedsiębiorstwem.

Jeśli ta zasada zostanie naruszona, następują trzy ważne konsekwencje:

(a) Jeżeli menedżer jest w stanie przekazać zobowiązanie wraz z przekazaniem uprawnień podwładnym, zostanie naruszona zasada pojedynczego łańcucha dowodzenia.

(b) Kierownictwo na najwyższym szczeblu ponosi wielką odpowiedzialność, ale nie ponosi odpowiedzialności za wyniki.

(c) Jeśli menedżer może delegować nawet swoje zobowiązania, nie będzie możliwości ustalenia, kto jest odpowiedzialny za co.

W związku z tym, po przekazaniu uprawnień, obowiązki nie są przekazywane organizacji; na każdym poziomie tworzone są nowe obowiązki.

Równość autorytetów i odpowiedzialności:

Ilekroć władza jest delegowana, odpowiedzialność wchodzi i współistnieje z autorytetem. Podwładni mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za przydzielone im zadania polegające na matrycach w celu objęcia zakresem uprawnień przekazanych im w celu wykonania zadania.

W związku z tym menedżer ds. Sprzedaży nie może ponosić odpowiedzialności za awarie produkcyjne, za które nie otrzymał żadnej władzy. Tak więc sprzedawca sklepu nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za wystawienie materiałów na niewłaściwe wcięcia otrzymane od menedżera sklepu. W związku z tym uprawnienia i odpowiedzialność powinny odnosić się do tego samego zadania.

Zasada wyjątku:

Upoważnienie zostało przekazane, aby proces decyzyjny był jak najbliżej źródła informacji i działań. Odbiorcy władzy powinni właściwie go wykorzystywać i podejmować wszystkie decyzje wchodzące w zakres kompetencji.

Jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy nie mogą podjąć decyzji na swoim własnym poziomie, powinni odsyłać ich w górę do rozpatrzenia i decyzji przełożonych.

Przekazując władzę, menedżer nie zwalnia się z odpowiedzialności. W związku z tym istotne jest, aby zarządzający opracował odpowiednie techniki kontroli, aby zapewnić, że przekazany organ jest właściwie wykorzystywany, a wyniki są osiągane zgodnie z oczekiwaniami.

Łączenie władzy dwóch lub więcej menedżerów przed rozwiązaniem problemu może być rozwiązane lub podjętą decyzję określa się jako odszczepioną władzę.

Wspólne uprawnienia:

Nadejście przełożonego w stosunku do podwładnych do podjęcia decyzji jest znane jako wspólna władza.