10 najlepszych sposobów na bardziej efektywne wykorzystanie czasu - wyjaśnienie!

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać czternaście sposobów na właściwe wykorzystanie czasu.

(1) Planowanie pracy:

Jest to pierwszy krok w zarządzaniu czasem i jego prawidłowym użytkowaniem. Kierownik musi skutecznie zaplanować pracę. Do planowania pracy powinien skorzystać z terminarza. Przed pójściem spać w nocy musi wyrysować program na następny dzień. Może także planować tydzień, miesiąc lub kwartał roku lub roku. Bez planowania czasu nic konkretnego nie da się osiągnąć. Powinien znaleźć czas na herbatę, lunch, formalne spotkania i rozmowę ze swoim synem, córką, żoną, rodzicami i podwładnymi w biurze. Powinni także planować podróż z domu do biura. Musi zachować zaplanowaną pracę w gotowej pamięci.

(2) Przydzielanie priorytetów do pracy do wykonania:

Aby zakończyć pracę na czas, należy przypisać priorytety różnym pracom, które należy wykonać w ciągu jednego dnia. Istnieje kilka prac, które można wykonać, rozmawiając z osobami, których dotyczy telefon. W odpowiednim czasie można się z nimi skontaktować telefonicznie i poinformować ich o tym zadaniu. Priorytety można ustalić w następujący sposób.

Priorytety można naprawić i podzielić na kategorie, jak pokazano powyżej. Pomaga w prawidłowym wykorzystaniu czasu i efektywnym zarządzaniu nim.

(3) Delegacja władzy:

Żaden menedżer nie może sam wykonać wszystkich prac, mimo że jest bardzo wydajny. Musi przekazać swoim podwładnym odpowiednią władzę, aby wykonać prace mniej pilne lub ważne. Powinien odpowiednio szkolić podwładnych, aby wziąć na siebie część obowiązków.

Przekazując część uprawnień swoim podwładnym, aby uczestniczyli w pracach, może skoncentrować się na bardziej pilnych pracach. W ten sposób może wykorzystać swój czas na ważniejsze prace. Brak delegacji oznacza uczestnictwo w każdej pracy każdego rodzaju. To marnowanie czasu. Delegacja pomaga pracownikowi wykonawczemu w efektywnym wykorzystaniu czasu i maksymalizacji pracy.

(4) Ustawienie celu:

Kierownik musi wiedzieć, co musi osiągnąć. Powinien najpierw ustalić cel, który chciał osiągnąć w ciągu jednego dnia, a następnie rozprowadzać działania, rozdając je swoim podwładnym i sobie i poświęcić czas na ich ukończenie. W przypadku braku celu wpada w zamieszanie.

(5) Uprość procedury:

Procedura wykonywania pracy powinna być bardzo prosta i zrozumiała dla wszystkich pracujących z tobą i pod tobą. Zminimalizuj kroki w procedurze, aby zaoszczędzić czas. Zastosuj idealną metodologię pracy, która oszczędza czas. Staraj się unikać skomplikowanych procedur pochłaniających dodatkowy czas.

(6) Bądź wygodny:

Trzeba być spokojnym i wygodnym w domu i biurze. Powinien siedzieć wygodnie w prawidłowej pozycji, unikając bólu ciała. Zwiększy to pauzy dla odpoczynku, marnując dużo czasu. Czując się komfortowo, może pozbyć się niepotrzebnego stresu, a tym samym oszczędza czas, który można wykorzystać do ważniejszej pracy.

(7) Nie marnuj czasu:

Istnieje wiele drobiazgów, w których marnuje się dużo czasu. Takie działania należy ograniczyć do minimum, aby nie spędzać zbyt wiele czasu. Zapisany w ten sposób czas może być skutecznie wykorzystany do ważniejszych działań. Przychodzące połączenia telefoniczne również mogą powodować stratę czasu. Osobistemu asystentowi można poinstruować, aby przekazywał mu tylko ważne telefony, na które sam może odpowiedzieć. Odwiedzający również przeszkadzają w pracy i pochłaniają dużo czasu. Executive może ustalić czas dla odwiedzających, aby można było zaoszczędzić czas i wykorzystać go do pilniejszych prac.

(8) Clubbing identycznej pracy:

Dzieło o podobnym charakterze może być połączone ze sobą i być ukończone w tym samym czasie, zamiast przydzielać oddzielne czasy na taką pracę. W ten sposób zaoszczędzono wiele czasu, który można wykorzystać na inne dzieła o istotnym znaczeniu.

(9) Weź szybką decyzję:

Podejmowanie szybkich decyzji pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Unikaj niezdecydowania. Niezdecydowanie prowadzi do większego marnowania czasu. Niezdecydowanie jest przejawem nieskuteczności ze strony menedżera. Nigdy nie odkładajcie dzisiejszej pracy na jutro, bo jutro nigdy nie nadejdzie.

(10) Bądź systematyczny:

Osoba systematyczna z natury lubi umieszczać wszystko, np. Pliki, papiery i inne materiały w odpowiednich miejscach, tak aby można było je łatwo zidentyfikować, gdy jest to potrzebne, bez polowania na nie. Polowanie na papiery i pliki itp. Pochłania dużo czasu, stąd marnowanie cennego czasu zasobów. Systematyczne umieszczanie plików, dokumentów i materiałów oszczędza czas, który można wykorzystać w pracy o istotnym znaczeniu. Należy wpajać zwyczaj umieszczania rzeczy w ich odpowiednich miejscach, aby zaoszczędzić czas. Zwiększa także efektywność zasobów ludzkich.

(11) Weź wystarczającą resztę:

Praca w sposób ciągły prowadzi do wysiłku. Należy chwilę zatrzymać i odpocząć. Ożywi osobę. Może wtedy pracować z zainteresowaniem. Odpoczynek nie jest stratą czasu, lecz inwestowaniem czasu w dalszą pracę. Czas może być w ten sposób maksymalnie wykorzystany.

(12) Wykorzystaj każdą chwilę do usunięcia:

Wykorzystywanie każdej sekundy powinno być praktyką. Należy nauczyć się wykorzystywać każdą ułamek sekundy podczas pracy. Jeśli nie wykorzystamy tego momentu, zniknie na zawsze. Te małe sekundy razem składają się na dzień, tydzień, miesiąc, rok i epokę. Więc nie marnuj go, wykorzystaj to.

(13) Korzystanie z Daily Planner:

Korzystanie z codziennego terminarza umożliwi menedżerowi śledzenie jego działań, które będą wykonywane w ciągu jednego dnia. Powinien odnieść się do planisty rano i rozpocząć codzienną rutynę.

(14) Daj wystarczająco dużo czasu rodzinie:

Jeśli kierownik jest zajęty pracą w biurze i nie poświęca swojej rodzinie wystarczającej ilości czasu, często znajduje się pod wpływem stresu, który będzie miał negatywny wpływ na jego zdrowie. Musi zatem poświęcić wystarczającą ilość czasu z napiętego grafiku swoim członkom rodziny i cieszyć się z nich. To zapewni mu radość i szczęście oraz uwolni się od domowych zmartwień.

Może uwolnić się od stresu w miejscu pracy będąc z rodziną. Następnego dnia w pogodnym nastroju dokończy swoją pracę na czas. Właściwe wykorzystanie czasu jest bardzo ważne dla zapracowanego dyrektora wykonawczego. Istnieje kilka czasów, w których marnuje się czas i istnieje wiele przyczyn trywialnej natury. Kierownik powinien trzymać się z daleka od marnotrawstwa czasu.