6 Główne zasady zakupów
Ten artykuł rzuca światło na sześć głównych zasad zakupu w zarządzaniu materiałami. Zasady są następujące: 1. Właściwa jakość 2. Właściwa ilość 3. Właściwa cena 4. Właściwe źródło 5. Właściwy czas 6. Właściwe miejsce.
Zasada zakupów # 1. Właściwa jakość:
Jakość została zdefiniowana jako zdolność do robienia pewnych rzeczy lub do zaspokojenia określonej potrzeby.
Innymi słowy, jakość oznacza użyteczną wartość konkretnej rzeczy do określonego celu.
Punktem wyjściowym do określenia jakości materiałów potrzebnych w organizacji jest wykorzystanie końcowe, tj. Co ma zostać wykonane lub zrealizowane.
Następnie musimy ustalić specyfikację i na tym polega jakość. Pełna i kompletna specyfikacja jakości jest istotną częścią umowy zakupu.
Jakość materiału ma bezpośredni związek z jego końcowym zastosowaniem. Innymi słowy, nieodpowiednia jakość oznaczałaby, że produkt końcowy jest albo zbyt dobry, albo zbyt zły do określonego celu. Oba te czynniki mają bezpośredni wpływ na koszty i konkurencyjność produktu końcowego. W jednym przypadku niektóre dodatkowe koszty powodują, że jakość jest większa niż jest to konieczne, aw innym przypadku ucierpi na jakości produktu.
Możemy wyrazić jakość na różne sposoby, tj. Wymiary, wagi i miary, właściwości chemiczne, właściwości fizyczne, wytrzymałość, moc, granice i tolerancję, twardość, wykończenie, kolor, pojemność, trwałość, cechy wydajności, wygląd, wygląd itp.
Wymóg jakości powinien zostać określony najpierw, a następnie poprawnie określony. Niejednoznaczność w definiowaniu jakości jest jednym z głównych problemów przy zakupie. Można tego uniknąć, zapewniając, że dostawca naprawdę dokładnie rozumie, co jest wymagane przez nabywcę. Jeśli dostawca nie zrozumie poprawnie wymagań jakościowych, zostaną dostarczone pewne niewłaściwe rodzaje materiałów.
To z kolei może prowadzić do różnych problemów, takich jak przestoje w produkcji, odrzucenie gotowych produktów przez osoby kontrolujące jakość oraz pojawienie się złomu o dużej ilości (procentowego), pod koniec procesu produkcyjnego. Wszystko to marnuje się.
Właściwa jakość oznacza, że jakość powinna być właściwa, ani za wysoka, ani za niska. Proces produkcyjny zawsze chciałby mieć najlepszą dostępną jakość, aby upewnić się, że produkt końcowy jest najlepszej jakości w przypadku części zamiennych i komponentów. Konieczne jest zapewnienie, aby maszyna nie wymknęła się spod kontroli z powodu złej jakości takich materiałów.
Ważne jest, aby nabywca znał dokładny cel, dla którego materiały są wymagane, i musi spróbować przekonać pracowników produkcji, aby zaakceptowali materiały, które miałyby służyć temu celowi. Jednocześnie nie może ponosić nadmiernego ryzyka związanego z kupowaniem gorszych materiałów, które w dłuższej perspektywie mogą być droższe.
W razie wątpliwości musi omówić tę kwestię z osobą produkcyjną i zebrać od niego wiedzę na temat jej użycia. Nabywca powinien również posiadać wiedzę o materiałach różnych marek, a także o cechach dostępnych na rynku.
Zasada zakupów # 2. Właściwa ilość:
Kupujący musi zakupić materiały w odpowiedniej ilości, aby upewnić się, że nie ma przestoju w produkcji lub nie ma dodatkowego palowania zapasów. Zwykle dział kontroli zapasów w dziale zakupów (sklepów) ustala ilość zamówienia ekonomicznego (EOQ), tj. Ilość, która powinna być zakupiona jednocześnie, aby uzyskać maksymalną korzyść przy minimalnych kosztach całkowitych.
Wymóg ten jest wymieniony w zamówieniu zakupu i konieczne jest sprawdzenie, czy materiały są dostarczane.
Zasada zakupów # 3. Cena prawidłowa:
Nie jest łatwo określić właściwą cenę materiału. Jednak dzięki analizie kosztów i wartości można odgadnąć, co przedmiot powinien kosztować. Następnie umiejętności negocjacyjne nabywcy, jego relacje z dostawcą i charakter konkurencji na rynku będą wspólnie określać faktyczną cenę zakupu.
Ta funkcja ma pierwszorzędne znaczenie, ponieważ w tym przypadku nabywca może naprawdę pomóc firmie. Aby jednak prawidłowo wykonać tę funkcję, nabywca musi mieć dokładne pojęcie o cenach rynkowych, zwłaszcza o aktualnych cenach surowców, o ich prawdopodobnych przyszłych tendencjach i warunkach środowiskowych, które mają wpływ na ceny. Kupujący nie powinien być zmuszany przez sprzedającego do zaakceptowania jakiejkolwiek ceny podanej przez dostawcę. Istnieją różne sposoby określania właściwej ceny.
Dostawca może zostać poproszony o podzielenie cen pokazujących koszt surowców, koszty ogólne, zysk itp., A kupujący powinien sprawdzić różne pozycje kosztowe, porównując je z dostępnymi danymi. Może również skorzystać z pomocy działu produkcji. W niektórych sytuacjach przetargi na dużą liczbę dostawców mogą również pomóc w uzyskaniu prawidłowej ceny.
Nabywca musi jednak zastosować własną ocenę, ponieważ często dostawcy tworzą kartel lub stowarzyszenie (pierścień) i podają wysokie ceny. To naprawdę stanowi bardzo poważny problem. Kupujący może przerwać obrączkę lub wezwać wszystkich oferentów do racjonalnego obniżenia cen. W przypadku zakupu artykułów inżynieryjnych należy posiadać podstawową wiedzę techniczną, aby poradzić sobie z dostawcami.
Trzeba mieć wyobrażenie o właściwej cenie materiałów, a obecne ceny powinny być porównywane z cenami z przeszłości, aby dowiedzieć się, jak wysokie ceny wzrosły w pewnym okresie.
Zasada zakupów # 4. Właściwe źródło:
Właściwe źródło oznacza źródło, które jest wiarygodne pod każdym względem, takie jak jakość, dostawa, serwis posprzedażny itp. Oczywiste jest, że gdy wszystkie inne rzeczy zostały wykonane prawidłowo (tj. Wybór odpowiedniej jakości, ilości i cen), źródło zaopatrzenia, z którego materiały zostały uzyskane, powinno być automatycznie prawidłowe.
Jednak zdarzają się przypadki, w których występuje anomalia i dlatego niezbędne jest pozyskanie materiałów z właściwego źródła.
Prawny dostawca musi spełniać następujące podstawowe warunki:
(a) Musi być w pełni przygotowany do wytwarzania i dostarczania zamówionych towarów.
(b) Musi zbadać interes spółki i pomóc kupującemu, gdy istnieje jakikolwiek zakres redukcji kosztów poprzez dostarczanie alternatywnych materiałów dostosowanych do tego celu.
(c) Musi także pomagać nabywcy w badaniach rynku.
(d) Musi być grzeczny.
(e) Musi być w stanie pomóc kupującemu w usprawnianiu negocjacji w sprawie dostawy w razie potrzeby.
(f) Musi być człowiekiem uczciwym.
W celu wyboru źródła lub opracowania właściwego źródła zaopatrzenia można uzyskać początkowe informacje o nazwie i adresie dostawców za pomocą:
(1) Katalog dostawców
(2) Zgłoszenie zapotrzebowania na handel i katalogi
(3) Pisma branżowe
(4) Żółte strony książki telefonicznej
(5) Pliki dostawców
(6) Przewodniki dla kupujących
(7) Sprzedawcy
(8) Wystawy handlowe - targi przemysłowe
(9) Personel firmy
(10) Spotkanie kupujących-sprzedających
(11) Działy zakupów podobnych organizacji.
Istnieją różne sposoby ustalenia właściwych dostawców. Typowe formularze rejestracyjne dostawcy są przekazywane dostawcy przez dział zakupów. Formularze takie powinny zawierać wszystkie niezbędne informacje wymagane przez kupującego.
Po otrzymaniu kompletnego formularza, przedstawiciel kupującego powinien zadzwonić do siedziby sprzedawcy i złożyć raport (zawierający wszystkie swoje ustalenia).
Podczas wizyty i kontroli w zakładzie dostawcy powinien on ustalić następujące czynniki:
(i) Techniczne know-how dostawcy dla elementów produkcyjnych.
(ii) Zdolność finansowa dostawcy do podjęcia pracy.
(iii) Organizacja i siła robocza dostawcy.
(iv) Zapisy dotyczące dotychczasowych osiągnięć dostawcy w dostarczaniu materiałów we właściwym czasie i we właściwej jakości i ilości.
(v) Zdolność do dostarczenia materiałów szybko i w wymaganej ilości.
(vi) Własna jednostka produkcyjna.
(vii) System kontroli jakości firmy.
(viii) Personel i zdolność linii przedsiębiorstwa.
(ix) Poziom usług.
(x) Historia stosunków pracy w firmie.
Jeśli niniejsze sprawozdanie spełnia potrzeby tej konkretnej firmy, sprzedawca może zostać zarejestrowany na liście zatwierdzonych dostawców i otrzymać zamówienie próbne. Wydajność sprzedawcy powinna być oceniana tylko po satysfakcjonującej i terminowej realizacji zleceń.
Właściwy dostawca może dziś stać się złym dostawcą w przyszłym roku. Jako zabezpieczenie przed tą możliwością dział zakupów powinien także zachować rejestr wyników różnych dostawców. Istnieje kilka typowych sposobów oceny wydajności dostawcy. Ponadto różne normy lub kryteria mogą być stosowane do porównywania jednego dostawcy z drugim.
Zasada zakupów # 5. Właściwy czas:
Tak jak trzeba kupić materiały w odpowiedniej ilości, musi je również uzyskać dokładnie wtedy, gdy jest to wymagane. Czas dostawy jest ponownie ustalany przez indentor lub dział kontroli zapasów. Podstawowym obowiązkiem działu zakupów jest śledzenie zamówień i zapewnienie, że przepływ materiałów pozostaje niezmieniony.
Należy również zauważyć, że materiały są dostarczane dokładnie na czas. Ta funkcja jest bardzo ważna w Indiach, ponieważ dostawcy często nie dotrzymują harmonogramu dostaw.
Zasada zakupów # 6. Właściwe miejsce (dostawy):
Funkcja działu zakupów nie jest zakończona, dopóki materiały nie zostaną dostarczone we właściwym miejscu. Dlatego też staje się to podstawową funkcją działu zakupów. Załóżmy, że zejście działu zakupów znajduje się w rejonie Taratala w Kalkucie, a materiał jest zarezerwowany na stacji kolejowej Howrah. Należy upewnić się, że materiały zostały usunięte z Howrah i dostarczone do buszu.
