Opracowanie odpowiedniego MIS dla organizacji biznesowej (7 kroków)
Następujące etapy są zaangażowane w opracowanie odpowiedniego MIS dla organizacji biznesowej:
1. Definiowanie i analizowanie różnego rodzaju decyzji podejmowanych w organizacji:
Projektanci MIS powinni dokładnie przeanalizować istniejący system podejmowania decyzji w organizacji. Wymaga to zbadania różnych poziomów decydentów i priorytetów tych decydentów. Celem tego badania jest zapewnienie gromadzenia, analizy i rozpowszechniania właściwych informacji dla różnych decydentów w organizacji.
2. Porównanie kosztów i korzyści systemu:
System MIS organizacji powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby korzyści przewyższały koszty gromadzenia, analizowania i prezentowania informacji. W zależności od wielkości organizacji, alternatywne sposoby dostarczania informacji do podejmowania decyzji menedżerskich powinny być badane i oceniane pod kątem ich kosztów i korzyści.
Skuteczny MIS nie tylko ocenia informacje do prezentacji, ale także eliminuje niepotrzebne dane. System MIS powinien streścić i skondensować informacje, aby można je było łatwo pochłonąć i wykorzystać do podejmowania decyzji.
3. Wstępne testowanie systemów i szkolenie operatorów:
System MIS powinien zostać przetestowany przed jego użyciem. Jeśli system nie zostanie wstępnie przetestowany, prawdopodobnie pojawią się problemy, a zmiany w systemie w tym czasie mogą okazać się bardzo kosztowne. Należy również przekazać menedżerom odpowiednie szkolenie w celu zrozumienia systemu, tak aby mogli oni właściwie korzystać z systemu.
4. Właściwe planowanie przechowywania informacji:
Należy odpowiednio przygotować przechowywanie informacji. Informacje dodatkowe powinny być przechowywane w zdezagregowanych plikach. Nowe dane należy dodać do istniejących danych w danej kategorii w momencie ich otrzymania.
Należy określić różnych decydentów o podobnych potrzebach informacyjnych, aby można je było pogrupować w celu rozpowszechniania informacji. Pozwoli to uniknąć powielania i marnotrawstwa.
5. Mechanizm gromadzenia i przetwarzania danych :
Należy wybrać odpowiednie metody przetwarzania informacji. Wymaga to określenia kroków w celu gromadzenia, przechowywania, sortowania, oceny, przesyłania i wyszukiwania informacji. Należy również opracować system kontroli w celu zidentyfikowania i skorygowania wszelkich niedociągnięć, które mogą wystąpić w systemie.
6. Właściwe uporządkowanie rozpowszechniania informacji:
Należy dokonać odpowiednich uzgodnień w celu upowszechnienia informacji we właściwym czasie dla różnych decydentów. Informacje opóźnione są odrzucane. Należy opracować odpowiednie formaty rozpowszechniania informacji wśród różnych decydentów, uwzględniając ich potrzeby informacyjne.
7. Przegląd MIS w okresowych odstępach czasu:
Funkcjonowanie MIS powinno być poddawane przeglądowi w regularnych odstępach czasu. Przegląd ten pomaga zidentyfikować niedociągnięcia w istniejącym systemie MIS i wprowadzić odpowiednie zmiany w celu przezwyciężenia takich braków.