Opracowanie odpowiedniego MIS dla organizacji biznesowej (7 kroków)

Następujące etapy są zaangażowane w opracowanie odpowiedniego MIS dla organizacji biznesowej:

1. Definiowanie i analizowanie różnego rodzaju decyzji podejmowanych w organizacji:

Projektanci MIS powinni dokładnie przeanalizować istniejący system podejmowania decyzji w organizacji. Wymaga to zbadania różnych poziomów decydentów i priorytetów tych decydentów. Celem tego badania jest zapewnienie gromadzenia, analizy i rozpowszechniania właściwych informacji dla różnych decydentów w organizacji.

2. Porównanie kosztów i korzyści systemu:

System MIS organizacji powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby korzyści przewyższały koszty gromadzenia, analizowania i prezentowania informacji. W zależności od wielkości organizacji, alternatywne sposoby dostarczania informacji do podejmowania decyzji menedżerskich powinny być badane i oceniane pod kątem ich kosztów i korzyści.

Skuteczny MIS nie tylko ocenia informacje do prezentacji, ale także eliminuje niepotrzebne dane. System MIS powinien streścić i skondensować informacje, aby można je było łatwo pochłonąć i wykorzystać do podejmowania decyzji.

3. Wstępne testowanie systemów i szkolenie operatorów:

System MIS powinien zostać przetestowany przed jego użyciem. Jeśli system nie zostanie wstępnie przetestowany, prawdopodobnie pojawią się problemy, a zmiany w systemie w tym czasie mogą okazać się bardzo kosztowne. Należy również przekazać menedżerom odpowiednie szkolenie w celu zrozumienia systemu, tak aby mogli oni właściwie korzystać z systemu.

4. Właściwe planowanie przechowywania informacji:

Należy odpowiednio przygotować przechowywanie informacji. Informacje dodatkowe powinny być przechowywane w zdezagregowanych plikach. Nowe dane należy dodać do istniejących danych w danej kategorii w momencie ich otrzymania.

Należy określić różnych decydentów o podobnych potrzebach informacyjnych, aby można je było pogrupować w celu rozpowszechniania informacji. Pozwoli to uniknąć powielania i marnotrawstwa.

5. Mechanizm gromadzenia i przetwarzania danych :

Należy wybrać odpowiednie metody przetwarzania informacji. Wymaga to określenia kroków w celu gromadzenia, przechowywania, sortowania, oceny, przesyłania i wyszukiwania informacji. Należy również opracować system kontroli w celu zidentyfikowania i skorygowania wszelkich niedociągnięć, które mogą wystąpić w systemie.

6. Właściwe uporządkowanie rozpowszechniania informacji:

Należy dokonać odpowiednich uzgodnień w celu upowszechnienia informacji we właściwym czasie dla różnych decydentów. Informacje opóźnione są odrzucane. Należy opracować odpowiednie formaty rozpowszechniania informacji wśród różnych decydentów, uwzględniając ich potrzeby informacyjne.

7. Przegląd MIS w okresowych odstępach czasu:

Funkcjonowanie MIS powinno być poddawane przeglądowi w regularnych odstępach czasu. Przegląd ten pomaga zidentyfikować niedociągnięcia w istniejącym systemie MIS i wprowadzić odpowiednie zmiany w celu przezwyciężenia takich braków.