Znaczenie planowania: to cechy, ograniczenia, proces i typy

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie planowania dla organizacji: jej funkcje, ograniczenia, proces i typy!

Wszystkie organizacje, czy to rząd, prywatna firma, czy mały biznesmen, wymagają planowania. Aby spełnić swoje marzenia o wzroście sprzedaży, osiągnięciu wysokiego zysku i osiągnięciu sukcesu w biznesie, wszyscy przedsiębiorcy muszą myśleć o przyszłości; przewidzieć i osiągnąć cel. Aby zdecydować, co zrobić, jak to zrobić i kiedy to zrobić, planuj.

Znaczenie:

Planowanie można zdefiniować jako "myślenie z wyprzedzeniem, co ma być zrobione, kiedy ma być zrobione, jak to zrobić i przez kogo powinno to być zrobione". W prostych słowach możemy powiedzieć, że planuje pomost między miejscem, w którym stoimy dzisiaj a miejscem, do którego chcemy dotrzeć.

Planowanie polega na wyznaczaniu celów i określaniu z góry właściwego kierunku działań, aby osiągnąć te cele, tak abyśmy mogli również zdefiniować planowanie jako ustanowienie celów i zadań oraz sformułowanie planu działania w celu ich osiągnięcia.

Kolejnym ważnym składnikiem planowania jest czas. Plany są zawsze opracowywane na określony czas, ponieważ żadna firma nie może planować bez końca.

Mając na uwadze wymiar czasu, możemy zdefiniować planowanie jako "Ustalanie celów dla danego okresu, formułowanie różnych kierunków działań w celu ich osiągnięcia, a następnie wybór najlepszej możliwej alternatywy z różnych kierunków działań".

Funkcje / natura / cechy planowania:

1. Planowanie przyczynia się do realizacji celów:

Planowanie rozpoczyna się od określenia celów. Nie możemy myśleć o planowaniu bez celu. Po ustaleniu celów planowanie decyduje o metodach, procedurach i krokach, które należy podjąć, aby osiągnąć wyznaczone cele. Planiści również pomagają i wprowadzają zmiany w planie, jeśli coś nie idzie w kierunku celów.

Na przykład, jeśli organizacja ma na celu wyprodukowanie 1500 pralek, aw ciągu jednego miesiąca wyprodukowanych jest tylko 80 pralek, wówczas wprowadza się zmiany w planie, aby osiągnąć ostateczny cel.

2. Planowanie jest podstawową funkcją zarządzania:

Planowanie jest podstawową lub pierwszą funkcją wykonywaną przez każdego menedżera. Żadna inna funkcja nie może być wykonana przez menedżera bez wykonywania funkcji planowania, ponieważ cele są ustalane w planowaniu, a inne funkcje zależą tylko od celów.

Na przykład w organizacji funkcji menedżerowie przypisują pracownikom władzę i odpowiedzialność, a poziom władzy i odpowiedzialności zależy od celów firmy. Podobnie w przypadku personelu zatrudniani są pracownicy. Liczba i rodzaj pracowników znów zależy od celów firmy. Planowanie zawsze postępuje i pozostaje nie. 1 w porównaniu do innych funkcji.

3. Wszechobecny:

Planowanie jest wymagane na wszystkich poziomach zarządzania. Nie jest to funkcja ograniczona wyłącznie do menedżerów najwyższego poziomu, ale planowanie jest wykonywane przez menedżerów na każdym poziomie. Tworzenie głównego planu i tworzenie ogólnych polityk jest zadaniem menedżerów najwyższego szczebla, natomiast kierownicy działów tworzą plan dla swoich działów. Menedżerowie niższego szczebla planują wspierać ogólne cele i prowadzić codzienne działania.

4. Planowanie jest futurystyczne / przyszłościowe:

Planowanie zawsze oznacza patrzenie w przyszłość lub planowanie jest funkcją futurystyczną. Planowanie nigdy nie jest wykonywane w przeszłości. Wszyscy menedżerowie starają się przewidywać i przewidywać przyszłość, a prognozy te są oparte na doświadczeniach z przeszłości menedżera oraz regularnym i inteligentnym skanowaniu ogólnego środowiska.

5. Planowanie jest ciągłe:

Planowanie jest niekończącym się lub ciągłym procesem, ponieważ po zrobieniu planów trzeba również być w kontakcie ze zmianami w zmieniającym się otoczeniu i wyborem jednego najlepszego sposobu.

Tak więc, po zrobieniu planów, planiści ciągle wprowadzają zmiany w planach zgodnie z wymaganiami firmy. Na przykład, jeśli plan jest wykonywany w okresie boomu, a podczas jego wykonywania ma miejsce okres depresji, to planiści muszą dokonać zmian zgodnie z panującymi warunkami.

6. Planowanie wymaga podejmowania decyzji:

Funkcja planowania jest potrzebna tylko wtedy, gdy dostępne są różne alternatywy i musimy wybrać najbardziej odpowiednią alternatywę. Nie możemy sobie wyobrazić planowania bez wyboru, ponieważ w planowaniu menedżerowie funkcji oceniają różne alternatywy i wybierają najbardziej odpowiednie. Ale jeśli jest dostępna jedna alternatywa, nie ma wymogu planowania.

Na przykład, aby zaimportować technologię, jeśli licencja dotyczy tylko STC (Państwowa współpraca handlowa), firmy nie mają innego wyboru, jak tylko zaimportować technologię tylko poprzez STC. Ale jeśli w to zadanie jest zaangażowanych 4-5 agencji importujących, to planiści muszą ocenić warunki wszystkich agencji i wybrać najbardziej odpowiedni z punktu widzenia firmy.

7. Planowanie jest ćwiczeniem mentalnym:

To ćwiczenie umysłowe. Planowanie to proces umysłowy, który wymaga większego myślenia, dlatego jest oddzielony od działań operacyjnych przez Taylora. W planowaniu założeń i prognoz dotyczących przyszłości dokonuje się poprzez odpowiednie skanowanie środowiska. Ta aktywność wymaga wyższego poziomu inteligencji. Po drugie, podczas planowania różne alternatywy są oceniane i wybierana jest najbardziej odpowiednia, która ponownie wymaga wyższego poziomu inteligencji. Tak więc słuszne jest wezwanie do planowania procesu intelektualnego.

Znaczenie / znaczenie planowania:

1. Planowanie zapewnia Kierunek:

Planowanie dotyczy z góry określonego sposobu działania. Zapewnia kierunki do wysiłków pracowników. Planowanie jasno określa, co pracownicy mają robić, jak to zrobić, itp. Poprzez wcześniejsze określenie sposobu pracy, planowanie zapewnia kierunek działania. Pracownicy wiedzą z wyprzedzeniem, w którym kierunku muszą pracować. Prowadzi to również do Unity of Direction. Gdyby nie było planowania, pracownicy pracowaliby w różnych kierunkach, a organizacja nie byłaby w stanie osiągnąć pożądanego celu.

2. Planowanie Zmniejsza ryzyko niepewności:

Każdego dnia organizacje muszą stawić czoła wielu niepewnościom i nieoczekiwanym sytuacjom. Planowanie pomaga menedżerowi stawić czoła niepewności, ponieważ planiści próbują przewidzieć przyszłość, przyjmując pewne założenia dotyczące przyszłości, pamiętając o swoich wcześniejszych doświadczeniach i skanowaniu środowisk biznesowych. Plany mają na celu przezwyciężenie takich niepewności. Plany zawierają również nieoczekiwane zagrożenia, takie jak pożar lub inne nieszczęścia w organizacji. Zasoby są pomijane w planie, aby sprostać takim niewiadomym.

3. Planowanie zmniejsza się w stosunku do docierania i marnotrawstwa:

Plany organizacyjne są sporządzane z uwzględnieniem wymagań wszystkich działów. Plany departamentów pochodzą z głównego planu organizacyjnego. W wyniku tego nastąpi koordynacja w różnych działach. Z drugiej strony, jeśli menedżerowie, nie-menedżerowie i wszyscy pracownicy postępują zgodnie z planem, wówczas nastąpi integracja działań. Plany zapewniają przejrzystość myśli i działania, a praca może przebiegać sprawnie.

4. Planowanie Promuje innowacyjne pomysły:

Planowanie wymaga wysokiego myślenia i jest procesem intelektualnym. Istnieje zatem duży zakres znajdowania lepszych pomysłów, lepszych metod i procedur do wykonania określonej pracy. Proces planowania zmusza menedżerów do odmiennego myślenia i przyjmowania przyszłych warunków. Dzięki temu menedżerowie są innowacyjni i kreatywni.

5. Planowanie ułatwia podejmowanie decyzji:

Planowanie pomaga menedżerom w podejmowaniu różnych decyzji. Tak jak w przypadku planowania celów z wyprzedzeniem i przewidywania są dokonywane na przyszłość. Te prognozy i cele pomagają menedżerowi podejmować szybkie decyzje.

6. Planowanie ustanawia standard kontroli:

Kontrolowanie oznacza porównanie między planowanym a rzeczywistym wynikiem, a jeśli istnieje różnica między tymi dwoma, to należy znaleźć powody takich odchyleń i podjąć działania w celu dopasowania rzeczywistej wydajności do planowanej. Jednak w przypadku braku planowanego wyniku, menedżer ds. Kontroli nie będzie miał podstawy do porównania, czy rzeczywista wydajność jest odpowiednia czy nie.

Na przykład, jeśli planowana produkcja na tydzień wynosi 100 sztuk, a rzeczywista produkcja wyprodukowana przez pracownika to 80 sztuk, to menedżer kontrolujący musi podjąć działania w celu doprowadzenia produkcji 80 jednostek do 100 jednostek, ale jeśli planowane wyjście, tj. 100 jednostek, nie jest przez planistów, a następnie ustalenie, czy 80 jednostek produkcji jest wystarczająca, czy nie będzie trudne do poznania. Tak więc podstawą do porównania w sterowaniu jest funkcja planowania.

7. Skupia uwagę na celach firmy:

Funkcja planowania rozpoczyna się od ustalenia celów, polityk, procedur, metod i reguł itp., Które są podejmowane w planowaniu tylko w celu osiągnięcia tych celów. Gdy pracownicy postępują zgodnie z planem, dążą do osiągnięcia celów. Poprzez planowanie wysiłki wszystkich pracowników są ukierunkowane na osiągnięcie celów i celów organizacyjnych.

Ograniczenia planowania:

1. Planowanie prowadzi do sztywności:

Po podjęciu planów mających na celu określenie przyszłego kierunku działania menedżer może nie być w stanie ich zmienić. Podążanie za wstępnie zdefiniowanym planem, gdy zmieniają się okoliczności, może nie przynieść pozytywnych rezultatów dla organizacji. Ten rodzaj sztywności w planie może stwarzać trudności.

2. Planowanie może nie działać w dynamicznym środowisku:

Otoczenie biznesu jest bardzo dynamiczne, ponieważ w otoczeniu gospodarczym, politycznym i prawnym zachodzą ciągłe zmiany. Bardzo trudno jest przewidzieć te przyszłe zmiany. Plany mogą się nie udać, jeśli zmiany są bardzo częste.

Środowisko składa się z wielu segmentów i menedżerowi bardzo trudno jest ocenić przyszłe zmiany w środowisku. Na przykład może nastąpić zmiana w polityce gospodarczej, zmianie w modzie i tendencji lub zmianie w polityce konkurenta. Menedżer nie może dokładnie przewidzieć tych zmian i plan może się nie udać, jeśli wiele takich zmian ma miejsce w środowisku.

3. Zmniejsza kreatywność:

Wraz z planowaniem menedżerowie organizacji zaczynają sztywno pracować i stają się ślepymi zwolennikami planu. Menedżerowie nie podejmują żadnej inicjatywy w zakresie wprowadzania zmian w planie zgodnie ze zmianami panującymi w środowisku biznesowym. Przestają dawać sugestie i nowe pomysły, aby poprawić funkcjonowanie, ponieważ wytyczne dotyczące pracy są podane tylko w planowaniu.

4. Planowanie wiąże się z ogromnym kosztem:

Proces planowania wiąże się z dużymi kosztami, ponieważ jest procesem intelektualnym, a firmy muszą zatrudniać profesjonalnych ekspertów do prowadzenia tego procesu. Wraz z wynagrodzeniem tych ekspertów firma musi spędzać dużo czasu i pieniędzy, aby zebrać dokładne fakty i dane liczbowe. Jest to więc kosztochłonny proces. Jeśli korzyści z planowania nie są większe niż jego koszt, nie należy go kontynuować.

5. Jest to proces czasochłonny:

Proces planowania jest procesem czasochłonnym, ponieważ zajmuje dużo czasu, aby ocenić alternatywne rozwiązania i wybrać najlepszy. Dużo czasu potrzeba na rozbudowę pomieszczeń planistycznych. Z tego powodu akcja zostaje opóźniona. I zawsze, gdy potrzebna jest szybka i natychmiastowa decyzja, musimy unikać planowania.

6. Planowanie nie gwarantuje sukcesu:

Czasami menedżerowie mają fałszywe poczucie bezpieczeństwa, że plany działają z powodzeniem w przeszłości, więc będą działać również w przyszłości. Menadżerowie mają tendencję do polegania na sprawdzonych planach.

Nie jest prawdą, że jeśli plan działał z powodzeniem w przeszłości, przyniesie on również sukces w przyszłości, ponieważ istnieje wiele nieznanych czynników, które mogą prowadzić do niepowodzenia planu w przyszłości. Planowanie zapewnia jedynie podstawę do analizy przyszłości. To nie jest rozwiązanie dla przyszłych działań.

7. Brak dokładności:

W planowaniu zawsze myślimy z wyprzedzeniem, a planowanie dotyczy wyłącznie przyszłości, a przyszłość jest zawsze niepewna. W planowaniu podejmuje się wiele założeń, aby zadecydować o przyszłym działaniu. Ale te założenia nie są w 100% dokładne i jeśli te założenia nie będą prawdziwe w obecnej sytuacji lub w przyszłym stanie, całe planowanie zakończy się niepowodzeniem.

Na przykład, jeśli w planie zakłada się, że stopa inflacji wyniesie 5%, aw przyszłym stanie stopa inflacji osiągnie 10%, wówczas cały plan zakończy się niepowodzeniem i konieczne będzie przeprowadzenie wielu dostosowań.

Zewnętrzne ograniczenia planowania:

Czasami planowanie kończy się niepowodzeniem ze względu na następujące ograniczenia, na które menedżerowie nie mają kontroli.

(i) Klęska naturalna:

Klęski żywiołowe, takie jak powódź, trzęsienie ziemi, głód itp., Mogą spowodować niepowodzenie planu.

(ii) Zmiana zasad konkurencji:

Czasami plan może się nie udać z powodu lepszej polityki, produktu i strategii konkurencji, której nie oczekiwał menedżer.

(iii) Zmiana gustu / mody i trend na rynku:

Czasami plany mogą się nie udać, gdy smak / moda lub trend na rynku jest sprzeczny z oczekiwaniami planistów.

(iv) Zmiana technologii:

Wprowadzenie nowych technologii może również prowadzić do niepowodzenia planów dotyczących produktów wykorzystujących starą technologię.

(v) Zmiana polityki rządowej / gospodarczej:

Menedżerowie nie mają kontroli nad decyzjami rządu. Jeśli polityka gospodarcza lub przemysłowa rządu nie zostanie sformułowana zgodnie z oczekiwaniami menedżera, wówczas również plany mogą zawieść.

Proces planowania:

1. Ustalanie celów:

W menedżerze funkcji planowania zaczyna się od ustanawiania celów, ponieważ wszystkie zasady, procedury i metody są sformułowane w celu osiągnięcia tylko celów. Menedżerowie bardzo jasno określili cele firmy, mając na uwadze cele firmy oraz zasoby materialne i finansowe firmy. Menedżerowie wolą ustalać cele, które można osiągnąć szybko iw określonym przedziale czasowym. Po ustaleniu celów jasno określone cele są przekazywane wszystkim pracownikom.

2. Rozbudowa pomieszczeń:

Przesłanki odnoszą się do przyjmowania założeń dotyczących przyszłości. Pomieszczenia są podstawą do realizacji planów. Jest to rodzaj prognozy, która uwzględnia istniejące plany i wszelkie wcześniejsze informacje na temat różnych polityk. Powinna istnieć całkowita zgoda co do wszystkich założeń. Założenia są dokonywane na podstawie prognozowania. Prognoza jest techniką zbierania informacji. Sporządza się wspólne prognozy w celu ustalenia popytu na produkt, zmiany w polityce rządu lub konkurencji, stawki podatkowej itp.

3. Wymień różne alternatywy dla osiągnięcia celów:

Po ustaleniu celów menedżerowie sporządzają listę alternatyw, dzięki którym organizacja może osiągnąć swoje cele, ponieważ może istnieć wiele sposobów osiągnięcia tego celu, a menedżerowie muszą znać wszystkie sposoby osiągnięcia celów.

Na przykład, jeśli celem jest zwiększenie sprzedaży o 10%, wówczas można zwiększyć sprzedaż:

(a) Dodając więcej linii produktów;

(b) Oferując zniżkę;

(d) Zwiększając udział w rynku;

(e) Wyznaczając sprzedawców do sprzedaży od drzwi do drzwi itp.

Menedżerowie wymieniają wszystkie alternatywy.

4. Ocena różnych alternatyw:

Po sporządzeniu listy różnych rozwiązań alternatywnych wraz z założeniami, które je wspierają, menedżer rozpoczyna ocenę każdej alternatywy i odnotowuje pozytywne i negatywne aspekty każdej alternatywy. Po tym menadżer zaczyna eliminować alternatywy o bardziej negatywnym aspekcie, a ten z maksymalnym pozytywnym aspektem i z najbardziej wykonalnym założeniem jest wybierany jako najlepsza alternatywa. Alternatywy są oceniane w świetle ich wykonalności.

5. Wybór alternatywy:

Wybrano najlepszą alternatywę, ale jako taka nie ma formuły matematycznej pozwalającej wybrać najlepszą alternatywę. Czasami zamiast wybierać jedną alternatywę, można również wybrać kombinację różnych alternatyw. Najbardziej idealny plan jest najbardziej wykonalny, opłacalny i ma najmniej negatywne konsekwencje.

Po przygotowaniu głównego planu organizacja musi wykonać szereg małych planów, aby wesprzeć główny plan. Plany te są związane z wykonywaniem rutynowych zadań w organizacji. Pochodzą one z głównego planu. Są więc również znane jako plany pochodne. Plany te są niezbędne do osiągnięcia celu głównego planu. Wspólnymi planami wsparcia są plany zakupu sprzętu, plan rekrutacji i selekcji pracowników, plan zakupu surowca itp.

6. Wykonaj plan:

Kierownicy przygotowują lub przygotowują plany główne i wspierające na papierze, ale plany te nie są wykorzystywane, dopóki nie zostaną wprowadzone w życie. Aby wdrożyć plany lub wprowadzić plany w życie, menedżerowie bardzo wyraźnie informują o planach wszystkich pracowników, ponieważ faktycznie pracownicy muszą prowadzić działania zgodnie ze specyfikacją planów. Po przekazaniu planu pracownikom i uzyskaniu ich wsparcia, menadżerowie rozpoczynają przydzielanie zasobów zgodnie ze specyfikacją planów. Na przykład, jeśli plan ma zwiększyć sprzedaż poprzez zwiększenie wydatków na reklama, a następnie wprowadzić ją w życie, menedżerowie muszą przeznaczyć więcej środków na dział reklamy, wybrać lepsze media, wynająć agencję reklamową itp.

7. Monitorowanie:

Planowanie jest procesem ciągłym, więc praca menedżera się nie kończy, po prostu wprowadzając plan w czyn. Menedżerowie dokładnie monitorują plan podczas jego wdrażania. Monitorowanie planu jest bardzo ważne, ponieważ pomaga zweryfikować, czy warunki i prognozy przyjęte w planie są prawdziwe w obecnej sytuacji, czy też nie. Jeśli te nie są spełnione, natychmiast wprowadzane są zmiany w planie.

W trakcie dalszych działań w planie wprowadza się wiele korekt. Na przykład, jeśli planowanie wydatków odbywa się z uwzględnieniem 5% stopy inflacji, ale w obecnej sytuacji, jeśli stopa inflacji wzrośnie do 10%, to w trakcie działań następczych menedżerowie wprowadzają zmiany w planach zgodnie z 10-procentową stopą inflacji.

Plan:

Plan jest dokumentem określającym, w jaki sposób cele zostaną zrealizowane. Jest to konkretne działanie zaproponowane, aby pomóc organizacji w osiągnięciu jej celów. Może istnieć więcej niż jeden sposób i sposób osiągnięcia określonego celu, ale za pomocą logicznych planów można łatwo osiągnąć cele organizacji.

Plany jednorazowego użytku:

Plany jednorazowego użytku to jednorazowy plan użycia. Zostały one zaprojektowane w celu osiągnięcia określonego celu, który raz osiągnięty nie powtórzy się w przyszłości. Są one wykonane w celu zaspokojenia potrzeb w wyjątkowych sytuacjach. Czas trwania lub długość planu jednorazowego użytku zależy od rodzaju działalności lub celu, dla którego został wykonany. Może trwać jeden dzień lub może trwać tygodniami lub miesiącami, jeśli projekt, dla którego jest wykonany, jest długi.

Stałe plany:

Plany stałe są również znane jako Plany powtarzania. Plany te koncentrują się na sytuacjach, które występują wielokrotnie. Plany stałe są wykorzystywane w kółko. Zrobione są raz, ale zachowują swoją wartość przez wiele lat. Chociaż niektóre poprawki i aktualizacje są wprowadzane w tych planach od czasu do czasu.

Rodzaje planów:

Planowanie jest wszechobecną funkcją, co oznacza, że nie jest to zadanie wyłącznie dla menedżerów najwyższego szczebla, ale menedżerowie pracujący na różnych poziomach pełnią funkcję planowania. Plany sformułowane przez menedżera najwyższego poziomu mogą różnić się od planów tworzonych przez menedżerów średniego i niższego szczebla. Różne typy planów lub wspólnych planów tworzonych przez menedżerów na różnych poziomach to:

Cele - zasady

Strategia - programy

Zasady - Metody

Procedury - budżety

1. Cele:

Cele są celami, do których skierowane są działania. Są końcowym efektem każdej aktywności. Cel:

(a) Powinien być powiązany z pojedynczą działalnością;

(b) Powinien być powiązany z wynikiem, a nie z wykonywaną czynnością;

(d) Musi mieć limit czasowy na osiągnięcie celu;

(e) Musi być osiągalne lub wykonalne.

Na przykład wzrost sprzedaży o 10% lub spadek liczby odrzuconych produktów o 2%.

2. Strategia:

Strategia to kompleksowy plan osiągnięcia celów organizacyjnych. Wymiary strategii to:

(i) Określenie celów długoterminowych.

(ii) Przyjęcie określonego sposobu działania.

(iii) Przydzielanie zasobów dla osiągnięcia celów.

Formułowanie strategii jest zadaniem osób na najwyższym poziomie, a przed opracowaniem strategii konieczne jest zeskanowanie i zrozumienie środowiska biznesowego. Wspólne decyzje w strategii dotyczą tego, czy wprowadzić nowy produkt, czy nie. Jeśli wprowadzić, to w jaki sposób, dowiedzieć się, klient dla swoich produktów dokonywania zmian w istniejących produktach itp. Wszystkie decyzje strategiczne są pod dużym wpływem środowiska biznesowego. Strategia określa przyszłe decyzje dotyczące kierunku i zakresu organizacji w dłuższej perspektywie.

Na przykład Wybór nośników reklamowych, techniki promocji sprzedaży, kanały dystrybucji itd.

3. Zasady:

Politykę można zdefiniować jako ogólną reakcję organizacji na konkretny problem lub sytuację. Mówiąc najprościej, jest to własny sposób radzenia sobie z problemami organizacji. Polityki są podejmowane na każdym poziomie, ponieważ menedżerowie na każdym poziomie muszą decydować lub ustalać sposób postępowania z sytuacją i aktami polityki jako wskazówki do podejmowania decyzji w nieoczekiwanej sytuacji.

Tworzenie polityki zawsze zachęca do inicjatyw pracowników, ponieważ pracownicy muszą radzić sobie z sytuacjami, a sposób radzenia sobie z sytuacją jest ustalany w porozumieniu z pracownikami. Wtedy będą w stanie poradzić sobie z sytuacją w znacznie lepszy sposób. Na przykład szkoła może mieć politykę wydawania formularza dopuszczenia tylko dla studentów, którzy zabezpieczyli ponad 60% znaków.

"Brak polityki sprzedaży kredytowej", itp. Wprowadzenie nowego produktu na rynek.

4. Procedury:

Procedury to wymagane kroki ustalone z wyprzedzeniem, aby poradzić sobie w przyszłych warunkach. Sekwencja kroków, którymi muszą podążać pracownicy w różnych sytuacjach, musi być z góry ustalona, aby wszyscy postępowali zgodnie z tymi samymi krokami.

Procedura może być zdefiniowana jako dokładny sposób, w jaki należy wykonać działanie.

Na przykład procedura przyjęć w danej szkole może być:

(a) Przygotuj plik dla wnioskodawców;

(b) Zaakceptuj formularze pól i umieść je w pliku;

(d) Umieścić te dokumenty również w pliku;

(e) Przekazanie akt sprawy do przyjęcia.

Procedury są wspólne dla wszystkich działów w celu skoordynowania ich działań. Tak więc procedury dotyczą wszystkich linii departamentów. Na przykład procedura obsługi zamówienia przez dział produkcji może obejmować również dział sprzedaży.

5. Zasady:

Reguły określają działania specjalne lub niedziałania pracowników. W regułach nie jest dozwolona dowolność, tj. Muszą być ściśle przestrzegane, a jeśli zasady nie są przestrzegane, wtedy można podjąć surowe działania przeciwko pracownikom, którzy nie przestrzegają zasad. Zasady są sformułowane w celu stworzenia środowiska dyscypliny w organizacji. Na przykład w organizacji może obowiązywać zasada zakazu palenia. Reguły ogólnie kierują ogólnym zachowaniem pracowników, a pracownicy nie mogą wprowadzać w nich żadnych zmian.

6. Programy:

Programy to połączenie celów, zasad, procedur i zasad. Wszystkie te plany razem tworzą program. Programy mają na celu systematyczne działanie w organizacji. Programy tworzą relacje między politykami, procedurami i celami. Programy są również przygotowywane na różnych poziomach. Podstawowy program jest przygotowywany przez najwyższy poziom, a następnie w celu wsparcia programu podstawowego programy pomocnicze na różnych poziomach są przygotowane do sprawnego funkcjonowania firmy.

Na przykład budowa centrum handlowego, Rozwój nowego produktu.

7. Metody:

Metody można zdefiniować jako sformalizowany lub systematyczny sposób rutynowych lub powtarzalnych zadań. Menedżerowie z góry decydują o wspólnym sposobie wykonywania pracy. Po to aby

(a) W umysłach pracowników nie ma żadnych wątpliwości;

(b) Może istnieć jednolitość w działaniach pracowników;

(d) Działaj jako przewodnik dla pracowników.

Jeśli zwykły sposób wykonywania pracy nie zostanie ustalony z góry, wówczas nie będzie możliwe pomylenie i porównanie. Na przykład w przypadku wyceny zapasów organizacja musi wcześniej zdecydować, która metoda musi zostać przyjęta (lifo lub fifo). Aby wszyscy postępowali zgodnie z tą samą metodą i można było porównać z poprzednią wartością zapasów, metodę obliczania amortyzacji.

8. Budżet:

Budżet jest deklaracją oczekiwanego wyniku wyrażoną w liczbach. W budżetach wyniki są zawsze mierzalne, a większość z nich ma charakter finansowy, ale nie oznacza to, że firma przygotowuje tylko budżet finansowy. Budżet finansowy jest również określany jako plan zysków spółki, ponieważ obejmuje oczekiwane dochody i powiązane wydatki z tym dochodem i zyskiem, jaki spółka uzyska w nadchodzącym roku.

Wraz z budŜetem finansowym budŜet kapitałowy jest przygotowywany w celu ustalenia oczekiwanego wymogu kapitałowego. Budżet operacyjny jest przygotowywany tam, gdzie zamiast godzinowych jednostek finansowych podaje się przewidywane godziny pracy pracowników. Budżety są przygotowywane przez menedżerów na każdym szczeblu, a menedżerowie niższego szczebla zazwyczaj przygotowują budżety operacyjne.

Najczęstszym budżetem przygotowanym przez menedżerów na różnych poziomach jest budżet pieniężny. Ten budżet szacuje spodziewany wpływ środków pieniężnych i wypływ środków pieniężnych w danym okresie. Wpływy pieniężne pochodzą ze sprzedaży, a wypływy pieniężne mają postać kosztów. Przedsiębiorcy mogą znaleźć pozycję gotówkową netto, odejmując wypływ gotówki z napływu gotówki.

Na przykład budżet sprzedaży

Sprzedaż w jednostce = Rs 1, 00 000

Cena za sztukę = Rs 20

Całkowity budżet sprzedaży = R 2, 000, 000