Ważne funkcje typowego przedsiębiorstwa (7352 Words)

Niektóre z ważnych kategorii, w których można typowo klasyfikować funkcje typowego przedsiębiorstwa, są następujące:

Przedsiębiorstwa rozwijają i wykorzystują systemy informacji biznesowych, aby zaspokoić swoje potrzeby informacyjne. Potrzeby informacyjne przedsiębiorstwa są determinowane przede wszystkim przez: (a) charakter funkcji biznesowych lub działalności oraz (b) proces podejmowania decyzji menedżerskich, a następnie menedżerowie biznesowi.

Konieczne jest zatem zrozumienie potrzeb informacyjnych biznesu w odniesieniu do różnych funkcji biznesowych lub działań oraz procesu podejmowania decyzji menedżerskich w modzie w danym przedsiębiorstwie. Funkcje biznesowe lub działania i proces decyzyjny w zakresie zarządzania są różne w zależności od przedsiębiorstwa, tak samo jak informacje są potrzebne.

Funkcje typowego przedsiębiorstwa można ogólnie podzielić na następujące kategorie:

1. Funkcja marketingowa,

2. Funkcja finansów,

3. Funkcja produkcji,

4. Funkcja zarządzania zasobami ludzkimi,

5. Funkcja informacyjna.

Potrzeby informacyjne przedsiębiorstwa biznesowego można zatem zidentyfikować w ramach tych szerokich obszarów funkcjonalnych. Jednak na samym początku należy podkreślić, że obecna sytuacja rynkowa sugeruje, że wszystkie funkcje biznesowe powinny koncentrować się na kliencie, racji bytu każdej firmy.

Każda z funkcji biznesowych powinna zatem zmierzać do takich celów, jak obniżenie kosztów, usprawnienie procesów, utrzymanie dobrych relacji z klientami, skrócenie czasu cyklu, utrzymanie wysokiego poziomu kontroli jakości, dostosowywanie produktów i usług, wyżywienie na rynkach niszowych itp.

Aby osiągnąć te cele, menedżer potrzebuje informacji, usług i sieci, które umożliwią mu skoncentrowanie się na klientach. Najważniejsze z takich informacji, usług i sieci są omówione poniżej, ze szczególnym uwzględnieniem każdej z funkcji biznesowych.

1. Funkcje marketingowe i potrzeby informacyjne:

Marketing, choć będąc istotną częścią biznesu, poświęca najmniej uwagi projektantom systemów informatycznych. Wydajność funkcji marketingowej zależy po części od dynamiki sił rynkowych i systemu informacji rynkowej.

Ponieważ korzyści z IT w funkcjach marketingowych są głównie niematerialne i bardzo trudno jest oddzielić wpływ systemu informatycznego od dynamiki sił rynkowych, często zauważa się, że menedżerowie marketingu nie są w stanie zaoferować pożądanego uzasadnienia dla inwestycji w Infrastruktura IT.

Szybko zmieniające się warunki rynkowe i osobisty kontakt dyrektorów marketingu sprawiają, że wierzą bardziej w czynniki jakościowe niż w czynniki ilościowe w podejmowaniu decyzji. W rezultacie ich oczekiwania wobec infrastruktury IT są niskie.

Część informacji ilościowych jest przekazywana menedżerom marketingu przez inne działy, takie jak finanse i produkcja. To kolejny powód, dla którego działy marketingowe nie otrzymują należnych im opłat z infrastruktury IT.

Zmieniająca się dynamika rynku sprawiła, że ​​osobisty kontakt z potencjalnymi nabywcami był niewystarczający. Wraz z rosnącą konkurencją, dostosowywanie produktów i obsługa posprzedażna stają się coraz ważniejsze. Dział marketingu ma dostarczyć informacji dotyczących projektu produktu i wymagań produkcyjnych.

Dział marketingu ma teraz przekazywać główne informacje innym działom. Role w tym zakresie ulegają odwróceniu. Menedżerowie ds. Marketingu zaczęli także odczuwać szczyptę nieadekwatności informacji i stopniowo zmieniają podejście do infrastruktury informatycznej. Teraz czują, że infrastruktura IT może im pomóc w prawie wszystkich działaniach marketingowych.

Potrzeby informacyjne funkcji marketingowej :

Potrzeby informacyjne typowego działu marketingu obejmowałyby:

1. Dane kontaktowe i promocyjne klienta,

2. Informacje o sprzedaży,

3. Informacje z badania rynku,

4. Planowanie produktu, ocena i informacje dotyczące rozwoju,

5. Informacje o cenach oraz

6. Informacje dotyczące kontroli budżetowej.

Skuteczna infrastruktura informatyczna powinna dążyć do zaspokojenia wszystkich potrzebnych informacji działu marketingu.

Kontakt z klientem i promocja:

Nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami jest pierwszym krokiem w procesie marketingowym. Dwa najpopularniejsze sposoby nawiązywania kontaktu z klientem to reklama i sprzedaż osobista.

Przez długi czas IT nie miało prawie żadnej roli w tej podstawowej działalności działu marketingu. Jednak dzięki konwergencji technologii komunikacyjnej z działem IT kontakt z klientami jest możliwy dzięki infrastrukturze IT.

Kontakt z klientem powinien zostać nawiązany i utrzymywany przez cały proces zakupu przez klienta. Tradycyjnie, pięć etapów zostało uznanych w procesie zakupu; każdy etap kończący się wydaniem celu marketingowego. Te etapy to:

1. Rozpoznanie zapotrzebowania na produkt,

2. Pozyskiwanie informacji dotyczących dostępności,

3. Opracowanie specyfikacji produktu,

4. Zakup produktu,

5. Ocena zakupu po zakupie.

Wysiłek marketingowy ma na celu pomóc potencjalnemu klientowi na tych etapach. Odbywa się to poprzez nawiązanie kontaktu z potencjalnym klientem poprzez reklamę i sprzedaż osobistą.

Reklama zasadniczo koncentruje się na dwóch pierwszych etapach, podczas gdy osobiste wysiłki sprzedażowe pomagają potencjalnym klientom na trzecim etapie. Zamówienia na zamówienia, przetwarzanie zamówień i zbieranie płatności kończą proces zakupu, a obsługa klienta przejmuje na ostatnim etapie. Jednak względna skuteczność reklamy i sprzedaży osobistej jest różna na różnych etapach procesu zakupu różnych produktów.

Rola IT w procesie zakupu:

IT może umożliwić przedsiębiorcy nawiązanie i utrzymanie kontaktu z potencjalnym klientem podczas procesu zakupu. Odbywa się to poprzez nawiązanie kontaktu elektronicznego z klientem za pośrednictwem kiosków elektronicznych w wybranych witrynach często odwiedzanych przez potencjalnych klientów i strony internetowe. Kioski elektroniczne to urządzenia multimedialne zaprojektowane tak, aby były przyjazne dla użytkownika i interaktywne w procesie dostarczania informacji do użytkowników zewnętrznych, takich jak klient, inwestorzy itp.

Ich popularność rośnie nie tylko w branżach o bogatych zasobach informacyjnych, takich jak bankowość i usługi finansowe, ale także w sprzedaży filmów i innych produktów show-biz. Wykorzystanie Internetu jako narzędzia do docierania do klientów również zakończyło się sukcesem.

Handel w Internecie rośnie w bardzo wysokim tempie i prawdopodobnie wyniesie 2000 miliardów dolarów do AD 2000. Przedsiębiorstwa będą miały następujące zalety dzięki wykorzystaniu kiosków elektronicznych i Internetu w kontaktach z klientem i promocji:

(a) Usługa pojedynczego okna:

Dzięki wykorzystaniu IT możliwe jest nawiązanie kontaktu elektronicznego z potencjalnym klientem. Kioski elektroniczne i strony internetowe w Internecie oferują usługę pojedynczego okna dla potencjalnych klientów na różnych etapach procesu zakupu. Pomaga to przyspieszyć postępy klientów w procesie zakupu.

(b) Interaktywny i prywatny:

Elektroniczny kontakt z potencjalnym klientem mógłby być dość interaktywny. Dobra strona internetowa jest wysoce interaktywna i pozwala klientom nie tylko definiować wymagania dotyczące produktów w bardziej interaktywny sposób, ale także zapewnia prywatność interakcji.

W rezultacie osiąga on wyniki w postaci osobistego wysiłku sprzedażowego. Niejednokrotnie potencjalny klient nie chce być identyfikowany i nie lubi innych wokół niego, aby mieć świadomość, że bada możliwości zakupu określonego produktu, przynajmniej na początkowych etapach. Jest to dość powszechne w przypadku klientów indywidualnych, a nawet w przypadku niektórych inwestorów instytucjonalnych i instytucjonalnych, którzy kupują produkty o wysokiej wartości lub przedmioty użytku osobistego. W przypadku osobistego wysiłku sprzedażowego utrata prywatności pracy poszukiwawczej na jednym lub drugim etapie.

(c) Szybka reakcja:

W przypadku sprzedaży osobistej należy zsynchronizować wygodę zarówno potencjalnego nabywcy, jak i przedstawiciela handlowego. W przypadku kontaktu elektronicznego nie stanowi to problemu; interakcja jest możliwa 24 godziny na dobę przez wszystkie 365 dni. Interaktywna strona internetowa pomaga klientowi w określeniu, jakie dane są wymagane i dostarcza szczegóły produktu w sekwencji i prędkości regulowanej przez klienta.

Jest więc bardziej skuteczny niż sprzedaż osobista, szczególnie gdy interakcja między kupującym a sprzedającym odgrywa ważną rolę w wysiłku sprzedażowym. W przypadku produktów finansowych poważni inwestorzy szukają wielu szczegółów dotyczących produktu i profilu firmy, a częstsze interakcje spełniają potrzeby informacyjne. To bardzo pomaga w przekształceniu zapytania w sprzedaż.

(d) Ekonomiczne medium reklamowe:

Internet to ekonomiczne medium reklamowe. Dobra strona internetowa kosztuje tylko ułamek jakiegokolwiek innego popularnego medium dostępnych reklam telewizyjnych. Jest bardziej efektywny pod względem przyciągania uwagi potencjalnych klientów.

Industrial Development Bank of India (IDBI) wysłał ponad 50 000 mailerów, wydając Rs. 6 lac, aby uzyskać odpowiedź na swoje RS. Emisja obligacji 1000 crore.

Odpowiedź była znikoma. Zamiast tego, strona internetowa dla problemu, kosztuje Rs. 50 000 wygenerowało od 10 000 do 15 000 trafień w każdym tygodniu. Elektroniczny sprzęt kiosku kosztowałby wszędzie blisko Rs 2 lac, a dobre oprogramowanie może kosztować od 4 do 6 sześciennych. Koszty utrzymania są również bardzo niskie w porównaniu z innymi mediami reklamowymi o podobnym potencjale ekspozycji.

(e) Globalny zasięg:

Być może jednym z głównych powodów zwiększenia popularności internetu jako medium reklamowego jest bardzo szeroki zasięg geograficzny. Prawie trzy czwarte z 40 milionów użytkowników Internetu pochodzi z USA i Europy. Żadne inne media reklamowe nie oferują tak szerokiego zasięgu geograficznego przy tak niskich kosztach. Dlatego zawartość stron internetowych została zaprojektowana w sposób globalny.

(f) Mierzalne:

Wpływ kontaktu elektronicznego jest dużo bardziej wymierny pod względem liczby i głębokości ekspozycji wobec potencjalnych klientów niż jakakolwiek inna forma reklamy. Opinie dotyczące skuteczności strony internetowej są szybkie.

Pakiety oprogramowania wykorzystywane do tego celu nie tylko rejestrują liczbę odwiedzin na stronie, ale także przechowują informacje dotyczące powagi odwiedzin, sekcji witryny, które najbardziej przyciągnęły uwagę użytkowników obiektu.

Analizują wszystkie takie informacje niemal w czasie rzeczywistym. Te pakiety oprogramowania dostarczają również niezbędnych informacji wymaganych do przeglądu projektu i innych czynników. Ponadto zmiany w interfejsie użytkownika obiektu mogą być realizowane bardzo szybko. Minimalizuje to opóźnienie między decyzją o zmianie a wprowadzeniem zmiany.

Wpływ IT na kontakt z klientem może być ogromny nawet w przypadku nieelektronicznych mediów komunikacji z klientami. Nie ma niedostatku historii sukcesu dotyczących poprawy wskaźnika odpowiedzi na selektywną wysyłkę bezpośrednią, gdy jest ona wspierana przez odpowiednie oprogramowanie.

Takie oprogramowanie analizowałoby profil produktu i dopasowywało go do profilu potrzeb klienta, aby ustalić, czy byłoby opłacalne wysłanie programu pocztowego dla produktu do potencjalnego klienta. IT może pomóc w oszczędzaniu na rosnących kosztach wysyłania mailerów do potencjalnych klientów.

Aby dać przykład rosnącej popularności oprogramowania, które pomaga w poprawie wskaźnika odpowiedzi mail-shot, system Gold Mine śledzi mailery i monitoruje wyniki kampanii marketingowych. Pomaga użytkownikom w kierowaniu, którzy powinni otrzymywać mailery i otrzymywać zaproszenia na seminaria firmowe.

Pomaga również w przekazywaniu korespondencji z potencjalnymi klientami i zaspokajaniu ich wspólnych zapytań. Oprócz tego, IT może znacznie zwiększyć skuteczność działań promocyjnych poprzez generowanie i analizowanie informacji, takich jak sezonowe oferty rabatowe, systemy prezentów, pokazy specjalne, konkursy i konkursy itp. Wpływ takich działań promocyjnych może być znacznie bardziej mierzalny niż jest możliwe bez odpowiedniej infrastruktury IT.

Ostatnie, ale nie najmniej, techniki promocji sprzedaży IT zwykle pomagają w sprzedaży bezpośredniej. Sprzedaż bezpośrednia jest tańsza, ponieważ jest skierowana tylko do potencjalnych nabywców. Te opcje promocji są bardziej przydatne w sytuacjach, w których klienci chcieliby poznać więcej szczegółów na temat produktów przed zakupem.

Informacje o sprzedaży:

Po nawiązaniu kontaktu z potencjalnym klientem z pomocą lub bez pomocy informatycznej, informacje dotyczące działań marketingowych muszą płynąć, aby przekonwertować kontakt oprócz przychodów i zadowolenia klienta.

Proces ten może być w dużej mierze wspomagany przez efektywną infrastrukturę IT. System informacji o sprzedaży generalnie oferuje informacje dotyczące trzech podstawowych działań w każdym dziale sprzedaży, a mianowicie wsparcia sprzedaży, analizy sprzedaży i analizy klientów.

Wsparcie sprzedaży:

Wsparcie sprzedaży zawierałoby informacje dotyczące generowania potencjalnej szansy dla potencjalnych klientów, śledzenia zamówień i działań następczych oraz przetwarzania zamówień sprzedaży. Czynności te mają decydujące znaczenie w generowaniu sprzedaży, a wszelkie zaniechania na każdym etapie z powodu luki komunikacyjnej między klientem a działem sprzedaży mogą skutkować utratą sprzedaży.

Nowoczesne systemy wsparcia sprzedaży pomagają sprzedawcom w utrzymywaniu świadomego kontaktu z klientem i przyspieszeniu procesu zakupu przez klienta, zanim trafi on do apelów sprzedaży konkurencyjnych produktów.

Te systemy informacyjne pomagają również w utrzymywaniu regularnego kontaktu z infrastrukturą wspierającą sprzedaż przedsiębiorstwa i generują informacje dotyczące poziomu usług obsługiwanych przez infrastrukturę.

W ten sposób system informacji wsparcia sprzedaży działa jako ogniwo łączące klienta z infrastrukturą wsparcia klienta. Informuje on obie strony o postępach poszczególnych etapów procesu zakupu.

Analiza sprzedaży:

Analiza sprzedaży zasadniczo koncentruje się na dwóch podstawowych elementach, a mianowicie na produkcie i obszarze sprzedaży. Analiza sprzedaży wymaga informacji dotyczących tych elementów. W rzeczywistości zapis transakcji sprzedaży jest ważnym źródłem informacji dotyczących tych elementów.

IT może być bardzo pomocne w korzystaniu z informacji o tych różnych orientacjach. Monitorowanie trendów w zakresie rentowności, popytu i cyklu życia produktu jest bardzo wygodne dzięki odpowiedniej infrastrukturze IT. Identyfikacja szybko poruszających się i wolno poruszających się przedmiotów jest łatwiejsza dzięki zautomatyzowanemu systemowi kontroli zapasów.

Niemal ten sam bank danych może być również przydatny w śledzeniu trendów w nawykach zakupowych różnych typów klientów. Analiza sprzedawcy i terytorium jest bardzo pomocna w identyfikowaniu mocnych i słabych stron działań marketingowych, a także osobliwości różnic geograficznych. Większość informacji wymaganych do analizy sprzedaży ma charakter wewnętrzny, a menedżer ds. Marketingu może uzyskać te informacje z infrastruktury IT.

Analiza klienta:

Ponieważ coraz więcej sprzedawców ściga ograniczoną liczbę kupujących, analiza klientów uzyskała nowe wymiary. Rozwija się teraz od analizy zwyczajów związanych z zakupami, aż po zwracanie uwagi na analizę indywidualnych potrzeb i personalizację produktów i usług. Pomaga to utrzymać klientów, minimalizując szanse, że klient przyjrzy się innym źródłom w celu zaspokojenia swoich potrzeb.

Nie można pominąć roli oddzielnej analizy dotyczącej małych i dużych nabywców. Analiza klientów wymaga wielu wewnętrznych i zewnętrznych informacji. Ilość wewnętrznych informacji w takiej analizie jest bardzo wysoka, a odpowiednia infrastruktura informatyczna może tylko umożliwić kierownikowi porządkowanie i analizowanie takich informacji.

Badania rynku:

Badania rynkowe koncentrują się przede wszystkim na określeniu wielkości rynku dla każdego produktu, który jest zainteresowany, oraz na utrzymaniu czujności na mocnych i słabych stronach oraz strategiach konkurentów na rynku.

Badania rynku wymagają wielu informacji zarówno ze źródeł wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Analiza Venture wymaga informacji rynkowych i narzędzi analizy, takich jak teoria prawdopodobieństwa, teoria decyzji i modelowanie matematyczne. Infrastruktura IT może być skutecznie wykorzystywana do gromadzenia wymaganych informacji, a także do stosowania narzędzi analitycznych.

W rzeczywistości regularny nadzór rynkowy jest dziś możliwy dzięki rozległemu i rozproszonemu geograficznie rynkowi jedynie przy pomocy IT. Jeden z czołowych menedżerów marketingu przyznał, że był zaskoczony, że większość sprzedawców w firmie była świadoma pewnych ruchów konkurencji, ale informacje nie mogły dotrzeć do najlepszych menedżerów marketingowych tylko dlatego, że "wszyscy uważali, że wszyscy wiedzą o to.' Prosty element infrastruktury IT, taki jak poczta elektroniczna lub intranet, mógłby uniknąć tego rodzaju luki informacyjnej.

Prognozy sprzedaży:

Prognoza sprzedaży to podstawowy wkład informacyjny do efektywnego planowania biznesowego. Strategie promocji sprzedaży, wymagania finansowe, plany produkcji, wielkość zamówienia itp. Zależą w dużej mierze od prognozy sprzedaży.

Prognozy sprzedaży są wymagane dla różnych okresów planowych. Menedżer może potrzebować tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych i rocznych prognoz sprzedaży. Do planowania strategicznego przedsiębiorstwa wymagane są również prognozy dotyczące średniego i długiego zasięgu.

Historycznie, prognozy sprzedaży zostały wykonane poprzez analizę tendencji sprzedaży w pewnym okresie. Jednak dynamika nowego otoczenia rynkowego powoduje, że dotychczasowe wyniki sprzedaży nie były wystarczające do tego celu.

W wielu przypadkach analiza sieci neuronowych i wykorzystanie logiki rozmytej oferują bardziej wiarygodne prognozy niż te oferowane przez tradycyjną analizę szeregów czasowych. Zastosowanie tak zaawansowanych technik prognozowania sprzedaży wymaga dostępności odpowiedniej infrastruktury IT.

Rozwój produktu:

Zróżnicowanie produktów staje się kluczowym elementem strategii marketingowych współczesnych korporacji. Badania rynkowe, analizy sprzedaży i inne powiązane informacje mogą być wykorzystane do zrozumienia charakterystycznych cech produktu, które byłyby bardziej atrakcyjne dla potencjalnych klientów. Rozwój nowych produktów musiał być regularną działalnością każdego dynamicznego przedsiębiorstwa.

Dzięki dostępności oprogramowania do projektowania, symulacji i prototypowania znacznie łatwiej jest opracować nowe produkty i odróżnić produkt od innych konkurencyjnych produktów. W rzeczywistości sama technologia informacyjna jest bardzo przydatna w budowaniu strategicznych barier na rynku przed konkurencją.

Współczesna infrastruktura informatyczna oferuje informacje dotyczące profilu ryzyka, struktur kosztów, szacunków przychodów, cyklów życia produktów itp. Proponowanych produktów. Umożliwia to menedżerowi ds. Marketingu dokonanie świadomego wyboru w zakresie różnicowania produktów i wprowadzania nowych produktów na rynek.

Informacje o cenie:

Ceny to jedna z najważniejszych decyzji podjętych przez menedżera ds. Marketingu. Proces podejmowania decyzji w sprawie ustalania cen jest bardzo złożony, ponieważ w proces decyzyjny zaangażowanych jest wiele departamentów.

Decyzja ta zależy od wielu czynników wewnętrznych i zewnętrznych, a zatem wymaga informacji na temat kosztów, struktury cen konkurentów, ceny konkurujących produktów i ogólnej polityki cenowej firmy. Całą gamę informacji można gromadzić, analizować i wymieniać za pomocą infrastruktury IT.

Informacje kontroli budżetowej:

Konieczne jest zapewnienie, że wydatki na generowanie sprzedaży i wsparcie pozostaną w planowanych poziomach. Wraz z kurczeniem się marż w większości branż, kontrola kosztów lub wydatków w dziale marketingu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Ponieważ każdy wysiłek rynkowy przynosi wymierne korzyści dla osiągnięcia celów marketingowych, prawdopodobne jest, że koszty marketingu przekroczyłyby planowane poziomy.

IT można wykorzystać do monitorowania takich kosztów i sprawowania kontroli nad kosztami poprzez regularne zgłaszanie informacji dotyczących wydatków budżetowych i faktycznych. Wymagałoby to informacji na temat faktycznych wydatków i budżetów, które są elastyczne, ponieważ rzeczywista sprzedaż może być daleko od planowanej sprzedaży.

Infrastruktura IT może być bardzo pomocna w sprawowaniu kontroli budżetowej nad kosztami marketingu i zmniejszenia ryzyka nadmiernego entuzjazmu personelu marketingowego.

Dlatego też menedżerowie marketingu potrzebują dużych ilości informacji wraz z narzędziami do analizy danych. Nowoczesna infrastruktura informatyczna musi być odpowiednio dostosowana do potrzeb informacyjnych menedżerów ds. Marketingu, tak aby firma mogła przetrwać zagrożenie konkurencji, które przez cały czas kręci się wokół kierownika takiego kierownictwa.

2. Funkcje finansowe i potrzeby informacyjne:

Finanse to linia życiowa każdej firmy. W ciągu ostatnich dwudziestu lat rola menedżera ds. Finansów uległa zmianie. Tradycyjna rola menadżera finansów obejmowała działania związane z przygotowaniem sprawozdań finansowych dotyczących wyników przedsiębiorstwa i jego sytuacji finansowej oraz pozyskiwania funduszy na potrzeby przedsiębiorstwa.

W rezultacie księgowi zostali uznani za najbardziej odpowiednich do pracy menedżera finansowego. Dzisiejszy menedżer ds. Finansów jest jednak zainteresowany całkowitą kwotą kapitału zaangażowanego w przedsiębiorstwo, alokacją środków na różne działania i pomiarami wyników tych działań w świetle wspólnych celów przedsiębiorstwa.

Obejmuje to decyzję inwestycyjną, decyzję o finansowaniu, decyzję w sprawie dywidend, zarządzanie portfelem, zarządzanie aktywami itp. Ponadto, zarządzanie finansami jest odpowiedzialne za prowadzenie właściwej dokumentacji księgowej dotyczącej wydajności różnych komponentów przedsiębiorstwa w celu raportowania do różnych użytkowników informacje księgowe.

Tak więc menedżer finansowy wykonuje funkcje prowadzące do płynności, rentowności i właściwego zarządzania aktywami. Działalność managera finansów dzieli się na następujące główne dziedziny:

ja. Rachunkowość księgi głównej,

ii. Planowanie finansowe i budżetowanie,

iii. Zarządzanie aktywami i pasywami,

iv. Analiza rentowności,

v. Zarządzanie środkami pieniężnymi i zarządzaniem przepływem funduszy,

vi. Ewaluacja funduszy i inwestycji,

vii. Analiza kosztów,

viii. Odpowiedzialność i raportowanie rentowności.

Wymagania dotyczące informacji kierownika finansowego w odniesieniu do każdego z powyższych obszarów działalności omówiono w poniższych sekcjach.

Informacje na temat księgi głównej:

Pierwsze zastosowanie IT w działach finansowych rozpoczęło się i wciąż rozpoczyna się od automatyzacji procedur księgowych dotyczących księgi głównej. Infrastruktura IT jest dość dojrzała w dobrze zarządzanych przedsiębiorstwach w zakresie automatyzacji fakturowania, księgowania dłużników, księgowania zapasów, rachunkowości płac, księgowania aktywów i innych powiązanych operacji.

Zwiększenie wykorzystania infrastruktury informatycznej do tych działań nie tylko poprawiło poziomy dokładności, ale także szybkość otrzymywania aktualnych informacji, co skutkuje wyższym poziomem niezawodności i lepszego przestrzegania ustawowych i innych obowiązków sprawozdawczych zarządzającego finansami.

Inną ważną namacalną korzyścią z używania IT w rachunkowości księgi głównej jest obniżenie kosztów siły roboczej i miejsca na przechowywanie informacji księgowych. Zapewnił także łatwy dostęp do dużej ilości informacji księgowych do dalszej analizy w podejmowaniu decyzji finansowych.

Nowoczesne pakiety oprogramowania do rachunkowości finansowej oferują obecnie raporty dotyczące analizy wskaźników finansowych, kontroli budżetowej, zarządzania wierzytelnościami, analizy starzenia dłużników itp., Oprócz raportów księgowych dotyczących typu "waniliowego", takich jak wyciągi z należności, sprawozdania z wydatków, odchylenia budżetowe raporty, oświadczenie o nabyciu i zbyciu aktywów itp.

Planowanie finansowe i budżetowanie:

Alokacja środków na różne działania w branży jest jedną z głównych funkcji menedżera finansowego. Budżety jako plany finansowe obejmują prognozowanie wyników różnych strategii biznesowych i przewidywanie zmian sił rynkowych, które mają wpływ na wyniki przedsiębiorstwa. Prognozy te są oparte na założeniach dotyczących przyszłości. Rezultaty działań muszą być interaktywnie badane, aby możliwe było podjęcie działań naprawczych bez straty czasu.

Szybka akcja korygująca może pomóc złagodzić potencjalne szkody w interesie przedsiębiorstwa, gdy prognozy pójdą źle z powodu nierealistycznych założeń lub wadliwego algorytmu modelu prognozowania.

Wykorzystanie infrastruktury IT umożliwiło opracowanie elastycznych budżetów w czasie rzeczywistym i zbadanie wyników działań, aby umożliwić menadżerom finansów podejmowanie szybszych i bardziej świadomych decyzji.

Nowoczesna infrastruktura informatyczna może również pomóc kierownikowi finansowemu w stosowaniu bardziej wyrafinowanych modeli analizy budżetu przy projektowaniu budżetów i kontroli budżetowej. Modele te uwzględniają nie tylko czynniki kwantyfikowalne, ale także uwzględniają czynniki oceny oparte na logice rozmytej i technikach inżynierii wiedzy.

Informacje dotyczące działań w przedsiębiorstwie mogą być przedmiotem ciągłego śledztwa za pomocą oprogramowania inteligentnego agenta, dzięki czemu wyjątki są zgłaszane automatycznie i bezbłędnie.

Zarządzanie aktywami i pasywami:

Opłacalność zależy od wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa. Zarządzanie aktywami jest zatem jednym z kluczowych zadań menedżera finansowego. Infrastruktura informatyczna może przekazywać informacje menedżerowi ds. Finansów w celu zarządzania zasobami i regularnego monitorowania ich wykorzystania.

Nadmiarowe aktywa mogą zostać wyrzucone, zbywane lub ponownie ulokowane w celu zapewnienia, że ​​przyczyniają się one do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa. Infrastruktura informatyczna może być wykorzystywana do identyfikowania aktywów o niskich współczynnikach wykorzystania i generowania niezbędnych informacji do oceny wniosków o wynajęcie aktywów w razie potrzeby lub do zbadania możliwości podwykonawstwa.

Ponieważ takie decyzje wymagają dużej ilości informacji, na ogół mają niski priorytet w przypadku braku odpowiedniej infrastruktury IT. Podobnie, menedżer finansowy może efektywnie zarządzać zobowiązaniami przedsiębiorstwa, jeśli potrzebne informacje są dostępne regularnie

Analiza rentowności:

Analiza rentowności jest ważną działalnością w dziale finansowym. Przy szybko zmieniającym się scenariuszu rynkowym istnieje potrzeba ciągłego czuwania nad krzywą rentowności i odpowiedniego ukierunkowania procesów biznesowych. Ta analiza rentowności stanowi nie tylko podstawę planu alokacji środków na różne działania, ale także kieruje menadżerem finansów w podejmowaniu decyzji takich jak "kontynuuj lub zakończ" oraz ustalanie cen.

IT pomaga kierownikowi finansowemu śledzić cykl życia produktu i podejmować decyzje dotyczące asortymentu produktów. Nowoczesna infrastruktura informatyczna zapewnia kierownikowi finansowemu informacje potrzebne do analizy rentowności, a także nowoczesne narzędzia analizy takich informacji.

Korzyści z wykorzystania infrastruktury IT do analizy rentowności są najgłębsze w przypadku, gdy przedsiębiorstwo ma dużą liczbę produktów i usług do zaoferowania lub ma dużą liczbę centrów zysku.

W takich przypadkach ilość informacji staje się zbyt duża i rozproszona do analizy bez pomocy infrastruktury IT. Tak więc, zdywersyfikowane spółki z dużą liczbą oddziałów lub biur sprzedaży uznają infrastrukturę IT bardzo przydatną w analizie rentowności.

Na przykład bank o rozsądnej wielkości nie będzie w stanie zrozumieć, jak przeprowadzić analizę rentowności bez odpowiedniej infrastruktury IT.

Zarządzanie przepływem środków pieniężnych i funduszy:

Zarządzanie przepływem środków pieniężnych i funduszy zawsze było przedmiotem zainteresowania menedżerów finansowych. Pomimo tego, że jest to dobrze zbadany obszar zarządzania finansami, złe zarządzanie gotówką jest zjawiskiem powracającym w przedsiębiorstwach.

W celu efektywnego zarządzania środkami pieniężnymi i funduszami niezbędne jest posiadanie informacji dotyczących popytu i prawdopodobnej dostępności płynnych zasobów z operacji, decyzji inwestycyjnych i decyzji finansowych.

Ponieważ informacje dotyczące prawdopodobnego zapotrzebowania i dostępności środków pieniężnych i operacji operacyjnych są zależne od dynamiki sił rynkowych i wielu innych czynników, bardzo trudno jest dokładnie oszacować popyt i dostępność środków dla każdego okresu planu.

Nawet w okresie obowiązywania planu istnieje potrzeba zapewnienia poziomu zasobów, jak to ma miejsce w przypadku zarządzania projektem. Duża ilość informacji dotyczących działań w cyklu operacyjnym jest wymagana przy podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania przepływem środków pieniężnych i funduszy.

Konieczne jest zastosowanie zaawansowanych technik modelowania zarządzania gotówką, aby zapewnić fundusze wystarczające do spełnienia wymagań. Infrastruktura IT może bardzo pomóc nie tylko w wydobyciu takich informacji z baz danych, ale także w oszacowaniu popytu i dostępności środków z różnych innych źródeł.

W przypadku firm wielonarodowych inny wymiar, który został dodany do zarządzania gotówką, dotyczy zarządzania portfelem walutowym. Infrastruktura IT może pomóc w generowaniu informacji wymaganych do takich decyzji przy użyciu bardziej złożonych modeli szacowania i prognozowania.

Ocena funduszy i inwestycji:

Decyzja inwestycyjna dotyczy wyboru aktywów, w które należy zainwestować środki. Wymagałoby to oceny alternatywnych propozycji, wyboru opłacalnych wniosków i określenia priorytetu inwestycji w różne działania.

Koszt funduszy lub kapitału jest podstawowym elementem kryteriów wyboru. Informacje wymagane do oceny wniosków stają się coraz bardziej probabilistyczne, a szacunek staje się coraz bardziej złożony, gdy wchodzimy na nowe pastwiska i niepokonane tory w biznesie.

Nielegalna konkurencja powstrzymuje menedżera finansów od projektów, które mają bardziej deterministyczne informacje na temat kosztów i przepływów pieniężnych z projektu.

Infrastruktura IT może pomóc w korzystaniu z bardziej wyrafinowanych modeli do szacowania kosztów i przepływów pieniężnych oraz pomiaru wskaźników ryzyka i zwrotu dla różnych projektów. Wykorzystanie różnych modeli rentowności jest możliwe dzięki odpowiedniej infrastrukturze IT.

W rzeczywistości w przypadku mniejszych ofert inwestycyjnych prawie żadna poważna ocena nie jest przeprowadzana pod nieobecność odpowiedniej infrastruktury IT.

Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji można obecnie niemal automatycznie ocenić każdą propozycję inwestycji z szybkością i dokładnością. Zachęca to do wdrażania budżetowania zerowego, techniki, która może uniknąć marnotrawienia wydatków na zbędne działania.

W rzeczywistości budżetowanie oparte na zerowej stawało się popularną techniką dopiero po udostępnieniu infrastruktury IT do regularnej oceny każdej propozycji inwestycyjnej w krótkim okresie czasu.

Analiza kosztów:

Analiza kosztów jest ważną czynnością, którą zarządzający finansami przeprowadza regularnie w celu kontrolowania kosztów i wartości zapasów. Informacje o kosztach są również wykorzystywane jako ważny wkład informacyjny w decyzji o cenach. Ponieważ informacje o kosztach są wymagane prawie w czasie rzeczywistym, ręczne systemy informacyjne do analizy kosztów nie miały dużej wartości przy podejmowaniu decyzji biznesowych.

Nowoczesna infrastruktura IT oferuje aktualne informacje o kosztach i narzędzia do badania zachowania różnych elementów kosztów. Umożliwia to menedżerowi finansowemu podejmowanie szybszych decyzji i sprawowanie skutecznej kontroli nad kosztami. Dzięki odpowiedniej infrastrukturze IT możliwe jest generowanie bardziej szczegółowych informacji dotyczących kosztów.

Umożliwia menedżerom bardziej efektywne kontrolowanie nawet mniejszych elementów kosztów Automatyczne generowanie raportów o odchyleniach kosztów pomaga menedżerom uzyskać lepszy wgląd w zmieniające się sytuacje biznesowe i podjąć szybsze działania naprawcze. Oferuje wskazówki do identyfikacji możliwości redukcji kosztów i poprawy rentowności

Odpowiedzialność i raportowanie rentowności:

Księgowość odpowiedzialności obejmuje ustanowienie krótkoterminowych celów działalności jako standardów wydajności dla różnych jednostek organizacyjnych zwanych ośrodkami odpowiedzialności. Jest to technika kontrolna, która polega na monitorowaniu rzeczywistych wyników w odniesieniu do norm, identyfikacji kontrolowanych i niekontrolowanych kosztów i czynników przychodów oraz pomiaru wydajności każdego centrum odpowiedzialności w świetle wygenerowanych w ten sposób informacji.

Księgowość odpowiedzialności wykorzystuje elastyczną koncepcję budżetowania do pomiaru wydajności różnych jednostek organizacji. Zyskała dużą popularność po udostępnieniu infrastruktury informatycznej do utrzymywania szczegółowych informacji do celu i analizy wariancji w celu ustalenia przyczyn odchyleń od planów potrzebnych do sprawowania właściwej kontroli. Infrastruktura IT może stanowić platformę do efektywnego rozliczania odpowiedzialności i raportowania rentowności każdej z jednostek organizacyjnych oddzielnie.

Potrzeby informacyjne dotyczące funkcji finansowej można przedstawić za pomocą rys. 3.2.

Można zauważyć, że ręczny system rachunkowości i sprawozdawczości również generował informacje do podejmowania decyzji finansowych. To, co zrobił IT, to to, że zmieniło ramy analizy i raportowania.

Wykorzystał również pewne wyrafinowane techniki analizy informacji, nawet w przypadku stosunkowo mniejszych jednostek organizacyjnych.

Zmieniły się ramy raportowania z raportów okresowych w predefiniowanych formatach do interaktywnych raportów w pożądanym formacie. Informacje finansowe są aktualne, a ich dostępność jest automatyczna.

Podejście do raportowania jest proaktywne w tym sensie, że wstępnie zdefiniowane potrzeby informacyjne są spełnione bez okresowych żądań użytkownika. IT łączy różne systemy księgowe jako zintegrowaną całość, a tym samym zmniejsza nadmiarowość przechowywanych informacji.

Wykorzystanie IT w zarządzaniu finansami powinno również pomóc w zapewnieniu spójności danych na różnych poziomach w organizacji, tak aby agregacja wartości wszystkich działów była zgodna z wartością podaną przez podział, a zagregowane wartości podziałów są zgodne ze skonsolidowanymi wartościami firmy operacyjnej dla różnych czynników finansowych. Rysunek 3.3 podkreśla potrzebę takiej spójności danych.

3. Funkcje produkcyjne i potrzeby informacyjne:

Funkcja produkcji lub zarządzanie jest procesem zarządzania zasobami produkcyjnymi i ich efektywnym wykorzystaniem w celu zaspokojenia potrzeb klientów. Tradycyjnie trzy zasoby produkcyjne zostały uznane za ważne w procesie produkcyjnym, mianowicie ludzi, materiały i maszyny (popularnie zwane trzema M).

Wraz ze wzrostem intensywności technologii produktów i popularnością elastycznego procesu produkcji, technologia jest obecnie uważana za oddzielny zasób. W ten sposób zarządzanie produkcją koncentruje się na zaopatrzeniu, wykorzystaniu i utrzymaniu tych zasobów.

Ogólnie mówiąc, kierownik produkcji pełni dwie podstawowe funkcje:

ja. Zarządzanie materiałami

ii. Planowanie produkcji i kontrola

Zarządzanie materiałami:

Zarządzanie materiałami obejmuje takie działania, jak planowanie materiałów, ustalanie wymagań materiałowych, zarządzanie zapasami, zakup, planowanie produkcji, przydzielanie, dystrybucja materiałów itp.

Kierownik produkcji potrzebuje informacji do prognozowania wymagań materiałowych, rozwoju dostawców i zakupu materiałów i zarządzania zapasami.

Wszystkie te funkcje uległy znacznym zmianom w ostatnim dziesięcioleciu. Wraz z rosnącą konkurencją i szybkimi zmianami technologii zarządzanie materiałami stało się trudniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Nawet w przypadku tradycyjnych linii produktów można znaleźć wiele innowacji w zakresie zarządzania materiałami.

Podstawowe podejście do zamówień uległo zmianie. Menedżerowie ds. Produkcji uważają, że utrzymywanie kontaktu z dostawcami w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie dla zakupu materiałów. Rozwój dostawcy jest uważany za zasadniczą odpowiedzialność za lepsze zamówienia.

Minimalizacja poziomu zapasów stała się krytyczna, ponieważ stopień starzenia się jest bardzo wysoki. Infrastruktura IT może pomóc we wszystkich tych czynnościach związanych z zarządzaniem materiałami. Nowoczesna infrastruktura IT oferuje bezpośredni kontakt z dostawcami za pośrednictwem sieci komputerowych.

Technika zarządzania zapasami "just in time" może być wykorzystana do minimalizacji stanów magazynowych tylko w warunkach wysoce połączonego środowiska zamówień, które jest dostarczane przez infrastrukturę IT.

Planowanie i sterowanie produkcją:

Po zapewnieniu dostępności niezbędnych materiałów kolejnym krokiem w procesie produkcyjnym będzie planowanie i kontrola produkcji. Planowanie produkcji koncentruje się na harmonogramowaniu produkcji, aby ruch wszystkich zasobów potrzebnych do produkcji odbywał się zgodnie z planem. Kontrola produkcji koncentruje się na projektowaniu produktu, kontroli procesu produkcyjnego i zapewnieniu jakości.

Otoczenie rynków wschodzących stawia przed menedżerami produkcji wiele wyzwań. Z jednej strony istnieje presja na obniżenie kosztów poprzez zmniejszenie poziomu zapasów, zastąpienie surowców, zwiększenie wydajności człowieka i maszyny.

Z drugiej strony istnieje nacisk na poprawę wydajności pod względem jakości produktu, dostosowywanie go poprzez oferowanie większej różnorodności w produkcie, skrócenie czasu dostawy itd. Technologie informacyjne mogą odgrywać ważną rolę w sprostaniu wyzwaniom związanym z tymi naciskami.

Komputerowe wspomaganie projektowania (CAD) i systemy sterowania procesem pomagają kierownikowi produkcji w procesie produkcyjnym, podczas gdy systemy informacji o produkcji pomagają mu podejmować decyzje dotyczące planowania produkcji i planowania zamówień oraz przepływu różnych zasobów produkcyjnych. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji w produkcji, niektóre z głównych elementów wyzwania mogą być z powodzeniem spełnione.

Podstawowymi zaletami, jakie IT ma do zaoferowania w zakresie zarządzania produkcją, są elastyczność, kontrola i indywidualizacja. Zalety te wynikają ze swobodnego przepływu informacji do iz procesu produkcyjnego do wszystkich innych jednostek organizacyjnych pomagających w planowaniu produkcji i procesie produkcyjnym.

Szybszy przepływ informacji pomaga nie tylko zmniejszyć straty, wspólną przyczynę wysokich kosztów, ale także zwiększa elastyczność działań produkcyjnych. Łącznie pomagają organizacji sprostać specyficznym potrzebom klienta i docelowym rynkom niszowym, które mogą nie być wykorzystane przez innych rywali rynkowych. Przy pomocy odpowiedniej infrastruktury IT staje się możliwe szersze spojrzenie na zarządzanie produkcją i stworzenie bardziej interaktywnego środowiska do zarządzania produkcją.

Oprogramowanie MRP-II oferuje powiązania między zleceniami sprzedaży i zleceniami pracy, doradza w kwestiach takich jak: kiedy składać zamówienia na zakupy i ile zamawiać w świetle otrzymanych zamówień, anulować zamówienie, inwentaryzować materiały na różnych etapach produkcji, zamówienia zakupu oczekujące na dostawy itp. dla każdego rodzaju wymaganego materiału.

Zlecenia pracy są śledzone, a harmonogramy produkcji odpowiednio korygowane, w przypadku zauważenia rozbieżności w planowej i faktycznej realizacji zleceń pracy. Taki system informacyjny integruje planowanie produkcji, zamówienia, zarządzanie zapasami, kontrolę procesów i inne tego rodzaju działania z planami finansowymi i marketingowymi przedsiębiorstwa.

Potrzeby informacyjne funkcji produkcji można zatem przedstawić za pomocą ryc. 3.4, jak podano poniżej.

4. Zarządzanie zasobami ludzkimi i potrzeby informacyjne:

Zarządzanie zasobami ludzkimi odgrywa kluczową rolę w sukcesie każdego przedsiębiorstwa. Znaczenie tej funkcji rośnie ze względu na rosnącą intensywność wiedzy na temat miejsc pracy w przedsiębiorstwie.

Nie brakuje ludzi szukających pracy na rynku, ale niedobór odpowiedniego rodzaju siły roboczej był poważnym utrudnieniem na drodze do sukcesu w biznesie.

Podstawowe funkcje menedżera zasobów ludzkich to:

ja. Planowanie siły roboczej,

ii. Selekcja i rekrutacja,

iii. Trening i rozwój,

iv. Planowanie wynagrodzeń i zachęt,

v. Ocena wydajności.

Wraz z rosnącą liczbą przedsiębiorstw i zwiększoną mobilnością siły roboczej, w połączeniu z rosnącymi przepisami dotyczącymi ochrony praw pracowników, narasta problem braku zasobów ludzkich. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.

The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.

Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.

Utrzymywanie szczegółowych informacji na temat rekompensaty za siłę roboczą jest jednym z najczęstszych działań, które oferują wymierne korzyści uzasadniające inwestycje w infrastrukturę IT. Podstawowa przewaga IT w tym zakresie wynika z analizy pakietów wynagrodzeń dla różnych klas pracowników i oszacowania potencjalnego wpływu każdej decyzji na ogólną rentowność przedsiębiorstwa.

Takie informacje są przydatne nie tylko w rokowaniach zbiorowych, ale również w racjonalizacji pakietu kompensacyjnego, tak aby zminimalizować koszty zasobów ludzkich przy jednoczesnym utrzymaniu poziomu motywacyjnego każdego pracownika na wysokim poziomie. Pomaga to w utrzymaniu odpowiednich osób w organizacji.

Nowsze zastosowanie infrastruktury informatycznej w zarządzaniu zasobami ludzkimi dotyczy działalności programistycznej. Dzięki multimediom i technikom symulacyjnym przedsiębiorstwo może teraz szkolić swoich pracowników do różnych zadań.

Wprowadzenie inteligentnych agentów w rozwiązaniach programowych ułatwia zrozumienie procesów biznesowych poprzez analizę informacji dostępnych w bazach danych przedsiębiorstwa.

Systemy eksperckie formalizują, przechowują i udostępniają bazę wiedzy przedsiębiorstwa, umożliwiając nowym uczestnikom bogactwo wiedzy zdobytej przez doświadczenie i eksperymenty wcześniejszych wykonawców.

Ocena wydajności jest teraz bardziej szczegółowa i oparta na całym zestawie obowiązków niż na podstawie wybranych, łatwo mierzalnych czynników. Technologia informacyjna sprawiła, że ​​ocena wyników stała się bardziej regularna, systematyczna i kompleksowa.

Nowoczesne narzędzia oceny pracy, które znalazły miejsce jedynie w literaturze dotyczącej zarządzania, zyskują coraz większą popularność wśród menedżerów w wielu organizacjach. Było to możliwe głównie dzięki terminowej dostępności szczegółowych informacji dotyczących wydajności każdego pracownika i każdej jednostki organizacyjnej.

Główne działania zarządzania zasobami ludzkimi, które określałyby potrzeby informacyjne, przedstawiono na ryc. 3.5.

"Zasoby ludzkie (HR) i systemy informacyjne (IS) będą kluczem do przyszłości przyspieszonej organizacji. W tym samym czasie działy HR i IS, które znamy, będą martwe i pochowane. W jaki sposób oba stwierdzenia mogą być prawdziwe? Ponieważ oferowanie usług od nich wymaganych, funkcje HR i IS będą musiały zmienić się poza uznanie ".

5. Zarządzanie informacją jako funkcja biznesowa:

Technologia informacyjna jest obecnie postrzegana jako osobna funkcja biznesowa. Zajmuje się planowaniem, rozwojem i utrzymaniem infrastruktury IT w celu zaspokojenia potrzeb informacyjnych wielu użytkowników w przedsiębiorstwie i poza nim.

Menedżer technologii informatycznych jest odpowiedzialny za zapewnienie, że potrzebne informacje są opracowywane i udostępniane do wykorzystania w procesie decyzyjnym we wszystkich funkcjach biznesowych.

W szczególności wykonuje następujące czynności:

ja. Identyfikacja potrzeb informacyjnych organizacji,

ii. Śledzenie technologii informacyjnych,

iii. Planowanie infrastruktury IT,

iv. Pozyskiwanie odpowiednich zasobów IT,

v. Zapewnienie właściwego wykorzystania i bezpieczeństwa infrastruktury IT.

Menedżer IT powinien pamiętać o następujących cechach środowiska IT:

(1) Informacje są zasobem niematerialnym i są specyficzne tylko dla potrzeb konkretnych przedsiębiorstw. Ponieważ prawie nie ma możliwości pożyczenia tego zasobu lub sprzedaży go innym osobom w zamian za zapłatę, koszt wygenerowania informacji jest kosztem utopionym. Tylko jego wykorzystanie może dodać wartość do zasobu informacyjnego.

(2) Informacje i ich technologia podlegają szybkiemu zepsuciu.

(3) Potrzeby informacyjne szybko się zmieniają, a szybsze rozwiązania są całkiem satysfakcjonujące.

(4) Informacje są przeznaczone dla użytkowników, a ich generowanie nie jest celem samym w sobie.

Funkcja technologii informacyjnej ewoluuje, a przeszłe doświadczenia nie są wystarczające, aby służyć jako wskazówka dla przyszłych działań. Uczenie się przez eksperymentowanie jest więc całkiem naturalne w tej funkcji.

Integracja funkcji biznesowych:

Samo ustanowienie infrastruktury IT nie jest panaceum na problemy menedżera biznesowego. Istnieje potrzeba wykorzystania infrastruktury informatycznej do rozwijania kultury, która promuje większą przejrzystość i wymianę informacji. Infrastruktura informatyczna musi pomóc w integracji funkcji biznesowych, aby zapewnić "jedność" w działaniach organizacji.

Każde działanie musi być ukierunkowane na osiągnięcie wspólnych celów ustanowionych dla organizacji jako całości. Systemy informacyjne stają się coraz bardziej wielofunkcyjne, a granice organizacyjne różnych funkcji biznesowych są słusznie naruszane.

Infrastruktura informatyczna może odegrać istotną rolę w skróceniu czasu cyklu, skupieniu się na klientach i zapewnieniu bezproblemowego przepływu informacji pomiędzy różnymi funkcjami biznesowymi, a tym samym poprawie wydajności i efektywności działania firmy.

Skrócenie czasu cyklu:

IT może skrócić czas związany z cyklem produkcyjnym, cyklem rotacji zapasów, cyklem dochodowym itd. Można to osiągnąć poprzez integrację przetwarzania i usprawniania operacji.

Orientacja na klienta:

Dzięki ustanowieniu regularnego i bezproblemowego przepływu informacji z klientem, infrastruktura IT może pomóc w skupieniu się na potrzebach klientów i umożliwić wszystkim funkcjom szybkie dostosowanie się do zmieniających się preferencji klientów. Obsługa klienta, dostosowywanie produktów, reorganizacja obiektów produkcyjnych w związku z potrzebami klientów to tylko niektóre obszary, w których dział IT powinien zapewniać namacalne i szybkie rezultaty.

Bezproblemowy przepływ informacji między funkcjami:

Infrastruktura IT musi być rozwijana w taki sposób, aby zapewniała płynny przepływ informacji we wszystkich funkcjach biznesowych. Równe szanse dla wszystkich menedżerów w zakresie dostępu do informacji to ważny krok w kierunku umożliwienia kierownikowi ogólnego spojrzenia na organizację jako całości zamiast na krótkowzroczny przegląd funkcji biznesowych.

Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) mają na celu osiągnięcie takiej integracji funkcji biznesowych i oferują korzyści płynące z synergii różnych funkcji w osiąganiu celów organizacji.

Potrzeby informacyjne dotyczące różnych funkcji biznesowych różnią się zarówno pod względem natury, jak i treści. Potrzeby te muszą być spełnione, biorąc pod uwagę fakt, że funkcje te zmieniają się w świetle zmieniającego się scenariusza biznesowego.

Istnieje potrzeba zintegrowania potrzeb informacyjnych różnych funkcji biznesowych w dobrze zorganizowaną sieć informacji, która jest bogata w treści i koncentruje się na kliencie.

Próby wdrożenia zintegrowanych systemów informacji biznesowych, popularnie zwanych systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa, są krokami we właściwym kierunku. Można zauważyć, że najczęstszym i ważnym użytkownikiem systemów informacji biznesowych jest menedżer biznesowy. Dlatego jego potrzeby informacyjne powinny być w centrum wszelkich systemów informacji biznesowych.

Potrzeby informacyjne przedsiębiorstwa biznesowego są określane przez funkcje biznesowe, które wykonuje. Funkcje te obejmują marketing, finanse, produkcję i zarządzanie zasobami ludzkimi. Te funkcje bardzo się zmieniły w ciągu ostatnich kilku lat ze względu na zmiany w dynamice biznesu.

W rezultacie istnieje potrzeba świeżego spojrzenia na potrzeby informacyjne różnych funkcji. Należy jednak pamiętać, że te funkcje nie są wodoszczelnymi przedziałami. Są ze sobą powiązane. Wraz ze wzrostem nacisku na potrzeby klientów i efektywnością kosztową operacji biznesowych, zintegrowane systemy informacyjne stają się coraz bardziej popularne.

Dyskusja dotycząca potrzeb informacyjnych o różnych funkcjach wyraźnie powoduje, że większość potrzeb informacyjnych ma przede wszystkim pomóc menedżerom skutecznie wykonywać swoją pracę. To menedżer biznesowy jest odpowiedzialny za kierowanie wysiłków przedsiębiorstwa w kierunku celów biznesowych.

Przez długi czas IT ignorował potrzeby menedżerów dotyczące wyższego rzędu informacji i skupiał się głównie na informacjach operacyjnych podzielonych na segmenty w oparciu o funkcje biznesowe.