20 Lista najlepszych praktyk związanych z zarządzaniem projektami
Poniżej znajduje się lista najlepszych praktyk związanych z zarządzaniem projektami w ogóle, szczególnie w kontekście firm przedsiębiorczych. Dotyczą one różnych tematów, od planowania, przez budżetowanie, kontrolę, po rolę kierownika projektu.
1. Przedsiębiorca lub kierownik projektu powinien co najmniej raz spotkać się z każdym członkiem zespołu projektowego. Ludzie lubią być doceniani za pracę, którą wykonują, a najlepszym sposobem zapewnienia takiego uznania jest dla przedsiębiorcy, aby odwiedził ich i zobaczyć, co robią.
2. Wstępne planowanie jest istotną częścią projektu. Wiele katastrof, które dotknęły projekty, ma swoje źródło w złym planowaniu.
3. Jeśli praca nie postępuje prawidłowo, zatrzymaj pracę i przejrzyj ją. Dużo złej pracy może oznaczać tylko wiele późniejszych zguby i przeróbek.
4. Kierownik projektu powinien brać udział w codziennym postępie projektu. Ci, którzy nie wiedzą, co się dzieje, nie mogą załatwić sprawy.
5. Staraj się zachować prostotę. Skłonność ludzi technicznych polega na szukaniu złożonych odpowiedzi. To może nie być idealne rozwiązanie przez cały czas.
6. Przed podjęciem decyzji, miej oko na konsekwencje. Dotyczy to nawet skompresowanych okresów w projekcie.
7. Zrób papierkową robotę na czas. Dokumentacja jest nieunikniona i służy celowi. Lepiej jest robić to, kiedy jest to konieczne, niż je opóźniać i popełniać błędy z powodu opóźnienia.
8. Fałszywi, źle wychowani i błędni menedżerowie projektów nie są tak dużym problemem jak słabi menedżerowie projektów. Jedynym rozwiązaniem dla słabego menedżera projektu jest pozbycie się zarządzania projektem.
9. Wygodny menedżer projektu nie jest czymś normalnym. Z jednej strony może to być spowodowane skrajnymi kompetencjami i pewnością, ale istnieje również możliwość, że kierownik projektu nie jest zbytnio zainteresowany projektem. Wtedy staje się potencjalnie niebezpieczna sytuacja.
10. Kierownik projektu to nie tylko szef. Bardzo często musi pełnić rolę trenera.
11. Największym czynnikiem motywującym jest zapewnienie robotnikom kontroli nad ich pracą, ale premie pieniężne lub ustne zalecenia mogą skutecznie motywować członków zespołu.
12. Osoba niechętna do pokazywania swoich postępów prawdopodobnie wykonuje złą pracę lub powolną pracę. Tak więc, trzymajcie wszystkich na palcach stale kontrolując ich postępy.
13. Często utrzymuj komunikację. Każdy powinien wiedzieć o postępach w różnych częściach projektu. Wszelkie zmiany są łatwiejsze do dostosowania, jeśli jesteś na to przygotowany.
14. Spotkanie robocze nie powinno składać się z więcej niż sześciu osób. Coś więcej może służyć jedynie jako forum do rozpowszechniania informacji. Na dużych spotkaniach nie można wyciągać żadnych wniosków ani decyzji.
15. Nastąpi przekroczenie czasu i kosztów. Upewnij się, że nie zostaniesz źle wykorzystany.
16. Aby uniknąć przekroczeń, nie szczodry budżet i czas. Przekroczenia są złe, ale równoważą to z tym, że "praca rozszerza się, aby wypełnić dany czas".
17. Błędne decyzje podejmowane wcześniej mogą zostać naprawione, ale właściwe decyzje podjęte późno nie są właściwą odpowiedzią na te pierwsze.
18. Nigdy nie zakładaj, że członek zespołu ma umiejętności lub wiedzę, chyba że ci to powie lub demonstruje swoje kompetencje.
19. Rzeczy, które idą źle, są lekcjami na przyszłość, ale trzeba wyciągnąć wnioski.
20. Nie skupiaj się na usprawiedliwieniach, które ludzie robią, a co więcej, nie usprawiedliwiaj się. Skoncentruj się na przygotowaniu planu działań korygujących.
