Budżetowanie: cele, funkcje i czynniki

Budżetowanie: cele, funkcje i czynniki!

Skuteczny system budżetowania ma kluczowe znaczenie dla sukcesu i przetrwania firmy biznesowej. Bez w pełni skoordynowanego systemu budżetowania kierownictwo nie może wiedzieć, w jakim kierunku zmierza firma. Organizacje, które nie planują, prawdopodobnie będą błąkać się bez celu i ostatecznie ulegną wirowi bieżących wydarzeń.

Cele i funkcje budżetowania:

Budżetowanie pomaga w zarządzaniu w następujący sposób:

Budżet Planuj kompilacje:

Prawie wszystkie działania biznesowe wymagają pewnego planowania, aby zapewnić efektywne i maksymalne wykorzystanie ograniczonych zasobów. Pierwszym krokiem w planowaniu jest określenie ogólnych celów i celów firmy. Po zdefiniowaniu ogólnych celów sformułowane zostały strategie osiągania pożądanych celów i ustalono wstępne harmonogramy.

Budżet jest szczegółowym harmonogramem proponowanej kombinacji różnych czynników produkcji, które są najbardziej opłacalne w nadchodzącym okresie. Jest to formalne ramy planowania, które określają konkretne terminy realizacji celów departamentów i przyczyniają się do ogólnych celów organizacji. Budżet uwzględnia oczekiwane wyniki i obecne cele kierownicze.

Cele te kierują działaniami biznesowymi i pomagają w przezwyciężaniu problemów i analizowaniu przyszłości. Budżetowanie wpływa na strategie, które mają tendencję do zmiany, jeśli zmienią się warunki lub cel zarządzania, takie jak zmiana linii produktów.

Budżetowanie przenosi organizację z nieformalnego, "reaktywnego" stylu do formalnego "proaktywnego" stylu zarządzania. W rezultacie mniej czasu poświęcamy na rozwiązywanie nieoczekiwanych problemów, a więcej czasu poświęcamy na pozytywne działania i działania prewencyjne.

Budżety poprawiają koordynację:

Koordynacja jest funkcją kierowniczą, w ramach której wszystkie czynniki produkcji i wszystkie działania departamentu są zrównoważone i zintegrowane, aby osiągnąć cele organizacji. Proces budżetowania stanowi podstawę dla osób we wszystkich częściach organizacji do wymiany pomysłów na najlepsze sposoby osiągnięcia tych celów. Istnieje potrzeba koordynacji między działami produkcji i sprzedaży.

Kierownik produkcji powinien zapewnić odpowiednią produkcję, aby sprostać oczekiwanemu zapotrzebowaniu działu sprzedaży. Z kolei menedżer finansowy musi zapewnić odpowiednią gotówkę, aby spełnić wyższe wymagania dotyczące produkcji. Kierownicy zakupów i personelu muszą znać fabryczne wymagania dotyczące materiałów i pracy. Budżetowanie zmusza kierowników tych różnorodnych funkcji do komunikowania swoich planów i koordynowania ich działań.

Budżety pomagają kierownictwu w koordynowaniu w następujący sposób:

1. Istnienie dobrze opracowanego planu jest głównym krokiem w kierunku osiągnięcia koordynacji. Kierownictwo jest zmuszone myśleć o relacjach między poszczególnymi operacjami i firmą jako całością.

2. Budżety pomagają powstrzymać wysiłki budujące imperium kierownictwa. Budżety poszerzają indywidualne myślenie, pomagając usunąć nieświadome uprzedzenia ze strony inżynierów, sprzedawców i pracowników produkcji.

3. Budżety pomagają wyszukiwać słabe punkty w strukturze organizacyjnej. Formułowanie i administracja budżetami izolują problemy komunikacji, stałej odpowiedzialności i relacji roboczych.

Budżetowanie zapewnia koordynację, w przypadku braku której różne wydziały w organizacji mogą działać w sposób korzystny tylko dla ich poszczególnych działów, ale nie dla celów firmy jako całości. Dział sprzedaży może sprzedawać więcej niż może wyprodukować dział produkcyjny lub odwrotnie.

Dział sprzedaży może myśleć tylko pod względem ceny, kierownik produkcji może być zainteresowany tylko jakością, kierownik zakupów może chcieć kupić duże ilości, aby skorzystać z korzyści z rabatu, menedżer finansowy musi zadbać o wymagalne zobowiązania i przygotuj fundusze, aby sprostać rosnącym wymaganiom biznesowym. Proces budżetowania pomaga w usuwaniu niespójności między celami i działaniami każdego departamentu i godzi ich różnice, tak aby każdy dział przyczyniał się do ogólnych celów organizacji.

Budżety poprawiają komunikację:

W sprawnej organizacji konieczne jest, aby wszyscy byli informowani o celach, politykach, programach i występach. Powinni jasno rozumieć cele i zadania oraz rolę, jaką mają odegrać w osiągnięciu celu. Jest to możliwe dzięki ich udziałowi w procesie budżetowania. Budżet informuje każdego kierownika o tym, co inni zgodzili się zrobić. Informują również menedżerów o dostępnych zasobach, aby osiągnąć cele i zadania.

Budżety zapewniają podstawę kontroli i oceny wydajności:

Budżetowanie przejmuje kontrolę w trzech punktach:

(1) Podczas opracowywania budżetu działy analizują swoje plany na przyszłość i przedstawiają szacunki zgodnie z ich wymaganiami, uzasadniając każde z nich, wykazując potrzebę.

(2) Po przejrzeniu i zatwierdzeniu budżetów różnych działów stają się one celami, które określają pożądane limity wydatków.

(3) Pod koniec okresu budżetowego dokonuje się porównania rzeczywistych wydatków z wydatkami budżetowymi jako sposobu oceny wyników i ustalenia odpowiedzialności za odstępstwa.

Budżety są podstawą oceny wydajności w organizacji, ponieważ odzwierciedlają realistyczne szacunki dopuszczalnych i oczekiwanych wyników. Większość menedżerów jest zainteresowana, aby wiedzieć, czego się od nich oczekuje, aby mogli monitorować swoje wyniki. Dokładniejsze, bardziej wiarygodne i uzasadnione jest mierzenie aktualnych wyników w stosunku do budżetu, a nie wobec niejasnych oczekiwań lub wyników z poprzedniego roku, kiedy warunki mogły się zmienić.

Dział sprzedaży powinien być oceniany na podstawie tego, czego można było oczekiwać, a nie na podstawie tego, co osiągnięto w poprzednim roku. Jako podstawa oceny rzeczywistych wyników, założona w budżecie wydajność jest ogólnie uważana za lepsze kryterium niż wyniki osiągane w przeszłości.

Czynniki wpływające na:

Ograniczenie lub główny czynnik budżetowy:

Kiedy budżety są tworzone, zawsze istnieje jakiś czynnik, który reguluje lub wyznacza limit ilości, które można wytwarzać lub sprzedawać. Jest to tak zwany czynnik ograniczający lub główny budżet. Chartered Institute of Management Accountant (UK) definiuje główny czynnik budżetowy jako "czynnik, którego zakres musi najpierw zostać oceniony, aby zapewnić, że budżety funkcjonalne są w stanie spełnić." W zakresie sprzedaży czynnikiem ograniczającym jest zapotrzebowanie klientów, na które ma wpływ wiele czynników, takich jak cena i jakość produktu, konkurencja, ogólna siła nabywcza ludności, reklama itp.

W dziedzinie produkcji; głównym czynnikiem budżetowym może być pojemność zakładu, podaż pracy o odpowiedniej jakości lub dostępność rzadkich materiałów. Czasami samo kierownictwo może narzucić czynniki ograniczające, np. Kierownictwo może kontrolować produkcję w celu utrzymania określonego poziomu cen, lub kierownictwo może nie zdecydować się na zakup maszyn i maszyn, a tym samym utrzymać taką samą zdolność zakładu.

Podczas przygotowywania budżetu należy starannie rozważyć ograniczenia lub główne czynniki budżetowe. Jeśli nie zostanie to odpowiednio uwzględnione, budżety mogą nie być realistyczne i trudne do osiągnięcia. Brakuje koordynacji między różnymi departamentami. Główne czynniki budżetowe można wyeliminować, podejmując odpowiednie działania, na przykład zdolność zakładu można zwiększyć poprzez zakup dodatkowego zakładu.