Business Letter: Znaczenie, znaczenie i zalety

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o listach biznesowych. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Znaczenie listu biznesowego 2. Znaczenie listu biznesowego 3. Zalety.

Znaczenie listu handlowego:

Przedsiębiorcy muszą komunikować się z klientami, dostawcami, dłużnikami, wierzycielami, władzami publicznymi i ogółem społeczeństwa, jak również między sobą w celu wymiany poglądów oraz wysyłania i otrzymywania informacji. Jest to wymagane do inicjowania, przeprowadzania i zawierania transakcji.

Komunikacja może odbywać się na dwa sposoby:

(1) Ustne:

Albo twarzą w twarz, albo z pomocą różnych maszyn i

(2) Napisane:

Pisząc listy. Ta pisemna komunikacja jest inaczej nazywana korespondencją. Słowo "korespondencja" ma w sobie poczucie "podobieństwa" i "powiązania". Odpowiadanie oznacza zgodność z czymś lub kimś.

Korespondencja lub komunikacja pisemna może odbywać się między dowolnymi dwiema osobami lub stronami. Korespondencja handlowa oznacza korespondencję przedsiębiorców w sprawach handlowych.

Słowo korespondencja ma poczucie wielości. Oznacza litery lub parę liter składających się z oryginalnej litery, po której następuje odpowiedź. Litera "A" ma niewielką wartość. Komunikat jest kompletny, gdy odpowiedź na list jest odpowiedziana lub zostaje podjęte działanie.

Znaczenie listu handlowego:

Przedsiębiorcy muszą nawiązać kontakt z ludźmi, a dopiero potem mogą rozwijać swoje organizacje. Znaczenie komunikacji jest bardzo duże w życiu gospodarczym (odniesienie 3.44). Był czas, kiedy wielkość biznesu była zwykle niewielka, a różnorodne środki komunikacji nie były dostępne, bezpośredni kontakt lub bezpośrednia komunikacja była praktykowana przez przedsiębiorców. Później wprowadzono politykę wysyłania przedstawicieli do bezpośrednich kontaktów. Wszystkie te metody mają swoje ograniczenia.

Znaczenie listów biznesowych jako najtańszej i najobszerniejszej formy komunikacji zostało po raz pierwszy zrealizowane w USA i Wielkiej Brytanii, a teraz ta metoda została zaakceptowana jako najlepsza metoda komunikacji na całym świecie. Było to możliwe dzięki wprowadzeniu coraz większej liczby usług pocztowych. W międzyczasie standaryzacja formy i stylu listów biznesowych sprawiła, że ​​stały się bardziej popularne i akceptowane przez wszystkich.

Korespondencja handlowa ma swój własny język, który znacznie różni się od listów osobistych. Z dnia na dzień wprowadzane są ulepszenia w formie i stylu listów biznesowych, czyniąc je bardziej imponującymi, znaczącymi i kompaktowymi.

Duża liczba książek na ten temat jest dostępna na rynku z pomocą świata biznesu. Wynalezienie różnych maszyn do tego celu sprawia, że ​​listy biznesowe są szybkie w produkcji i dystrybucji.

Nie oznacza to jednak, że inne środki komunikacji zostały porzucone.

Zalety listu firmowego:

Komunikacja za pośrednictwem listów zajmuje największy udział w całkowitej ilości komunikacji dzięki następującym zaletom:

(1) Listy są mniej kosztowne niż inne środki komunikacji.

(2) Listy mogą być wysyłane do odległych miejsc pocztą w krótkim czasie. Oczywiście, listy mogą być wysyłane przez posłańców w sąsiednich obszarach.

(3) Po właściwym myśleniu i planowaniu listy są opracowywane, a zatem tematykę można przedstawić w sposób systematyczny i logiczny.

(4) Idee przekazane w listach są jasne i wolne od niejednoznaczności.

(5) Rozmiar litery może być duży lub mały w zależności od potrzeb.

(6) Listy jednocześnie dostarczają dowodów, a dokładne kopie można zachować.

(7) Taką samą komunikację można nawiązać z kilkoma osobami naraz, poprzez kopiowanie lub drukowanie.

(8) Wiele nieprzyjemnych i delikatnych spraw, których nie można wypowiedzieć twarzą w twarz lub za pomocą urządzeń mechanicznych, można pisać literami w dyskretnym języku.

(9) Litery są odpowiednie dla wszystkich rodzajów komunikacji.

(10) Istnieje standaryzacja formy i stylu łatwo akceptowana przez świat biznesu. Stosowany jest nawet międzynarodowy język kodowy.

(1) Elementy:

List biznesowy zawiera następujące elementy, takie jak każda inna forma komunikacji. - Pisarz lub korespondent - jest komunikatorem. Na nim spoczywa przede wszystkim obowiązek uczynienia listu celowym i skutecznym.

(a) Musi znać formę i styl pisania listów. Różne rodzaje liter mają różne style. Sekretarz organizacji, która jest odpowiedzialna za biuro, w tym dział korespondencji, powinien dobrze znać się na sztuce. Są doświadczeni urzędnicy korespondencyjni, których usługi są wykorzystywane do tego celu.

(b) Musi władać językiem, a angielski jest głównym językiem używanym w świecie komercyjnym. (Drugim międzynarodowym językiem jest francuski).

(c) Musi być zaznajomiony z faktami, na temat których pisze list, w przeciwnym razie nie może wiernie wyrazić faktów i punktów widzenia.

(d) Musi także znać techniczne terminy i zwroty, które należy stosować w poszczególnych typach liter. Może skorzystać z pomocy różnych typów słowników dostępnych na rynku.

(e) Musi zaplanować zanim wyruszy, aby napisać list.

(f) W przypadku, gdy pisze odpowiedź, musi uważnie przeczytać list inicjujący.

(g) Opracowanie będzie zależało w dużej mierze od charakteru odbiorcy.

(2) Adresat lub odbiorca lub czytelnik:

List jest zawsze kierowany do odbiorcy (lub odbiorców). Jest komunikacją, adresatem lub czytelnikiem. Jeżeli litera nie jest imponująca, odbiorca może jej nie czytać, więc niekoniecznie odbiorca jest czytelnikiem. Sporządzenie listu w dużej mierze zależy od charakteru odbiorcy. Ponadto pismo musi dotrzeć do odbiorcy w możliwie najkrótszym czasie. To zależy w dużej mierze od czynnika zewnętrznego - skuteczności systemu pocztowego, chyba że list zostanie wysłany przez posłańca. Forma listu zależy w dużym stopniu od natury odbiorcy.

(3) Wiadomość:

Litera przenosi wiadomość lub bodźce. Może być długi lub krótki, przyjemny i nieprzyjemny, ogólny lub szczególny, regularny lub naglący, przeznaczony dla osoby lub wielu, początkowy lub czuły itp. Styl pisania zależy w dużej mierze od charakteru wiadomości.