Znaczenie systemów obsługi operacji dla przedsiębiorstw

Znaczenie systemów wsparcia operacji dla przedsiębiorstw!

Systemy wsparcia operacji koncentrują się na działaniach przedsiębiorstwa. Podstawowym celem tych systemów jest poprawa efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa. Ponieważ systemy te dotyczą przede wszystkim operacji, wykorzystują wewnętrzne dane przede wszystkim dla menedżerów na niższych poziomach.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

Systemy wsparcia operacji można dalej podzielić na następujące kategorie:

za. Systemy przetwarzania transakcji

b. Systemy informacji zarządczej

do. Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa.

Systemy przetwarzania transakcji:

System przetwarzania transakcji (TPS) koncentruje się na rejestrowaniu i przetwarzaniu zdarzeń gospodarczych (transakcji) w przedsiębiorstwie. Jego zakres obejmuje całą gamę codziennych czynności przedsiębiorstwa, w tym księgowość finansową, kontrolę zapasów, listę płac i system przetwarzania zleceń sprzedaży.

Ogólnie TPS jest skonstruowany wokół rodzaju transakcji w organizacji. Na przykład system rachunkowości finansowej byłby skonstruowany wokół transakcji finansowych, takich jak rachunki, płatności, faktury i transakcje dzienników zakupów itp. Istnieją moduły do ​​przetwarzania każdej z tych transakcji.

Funkcje TPS:

a) Duża objętość danych:

Ponieważ TPS jest zorientowany na transakcje, zazwyczaj zawiera duże ilości danych. Systemy te wymagają większej pojemności, a ich głównym problemem jest zapewnienie szybkiego i poprawnego rejestrowania danych dotyczących zdarzeń gospodarczych w organizacjach.

b) Automatyzacja podstawowych operacji:

Każdy TPS ma na celu zautomatyzowanie podstawowych operacji przedsiębiorstwa i odgrywa kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jakikolwiek błąd w TPS przez krótki okres czasu może powodować spustoszenie w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Wszelkie słabe punkty TPS mogą prowadzić do niepowodzenia w uzyskiwaniu danych wejściowych ze środowiska lub dostarczania danych wyjściowych do środowiska. TPS łączy przedsiębiorstwo z elementami środowiska zewnętrznego (np. Klientami, dostawcami, udziałowcami itp.). Tak więc TPS jest ważnym źródłem aktualnych informacji dotyczących operacji w przedsiębiorstwie.

c) Korzyści są łatwo mierzalne:

TPS zmniejsza obciążenie pracą osób związanych z operacjami i poprawia ich wydajność poprzez automatyzację niektórych operacji. Większość zalet TPS jest namacalna i łatwo mierzalna. W związku z tym analiza kosztów i korzyści dotyczących TPS jest łatwa do przeprowadzenia. Ponieważ korzyści z TPS są głównie namacalne, akceptacja użytkownika jest łatwa do uzyskania.

d) Źródło danych wejściowych dla innych systemów:

TPS jest podstawowym źródłem informacji wewnętrznych dla innych systemów informatycznych. Duże uzależnienie od innych systemów informacyjnych na TPS w tym celu sprawia, że ​​TPS jest również ważny dla taktycznych i strategicznych decyzji.

Systemy informacji zarządczej:

System informacji zarządczej (MIS) ma na celu zaspokojenie potrzeb informacyjnych menedżerów, w szczególności w odniesieniu do bieżących i przeszłych operacji przedsiębiorstwa. Oferują one raporty podsumowujące działalność przedsiębiorstwa, a czasami udostępniają także łącza on-line do poszczególnych transakcji. Z tego powodu systemy te nazywane są również systemami wsparcia operacji.

Cechy MIS:

a) Podsumowanie informacji:

MIS pomaga menedżerom, podając informacje zbiorcze dotyczące operacji. Takie podsumowania są generalnie dostarczane w formie raportów. Raporty te mogą być okresowe, na wezwanie lub raporty wyjątków. Wcześniejsze MIS były dość sztywne w formatach raportów i okresowości.

Jednak ze względu na zmieniające się technologie oprogramowania, nowoczesny system MIS generalnie oferuje narzędzie do kwerend danych online, a także elastyczne formaty raportów z możliwością definiowania przez użytkownika raportów za pomocą pisarzy raportów, które są dość proste w użyciu. Ponieważ MIS oferuje raporty podsumowujące, bez korzystania z wielu narzędzi do analizy danych, są one również określane jako systemy raportowania.

b) Kontrola operacyjna:

MIS oferuje również informacje dotyczące planowanych poziomów, wartości poprzednich okresów i odchyleń. Pomaga to w kontroli operacyjnej i poprawie wydajności operacyjnej. MIS wykorzystuje dane wewnętrzne i generalnie nie wykorzystuje żadnych danych ze środowiska zewnętrznego.

c) Nacisk na informacje wewnętrzne:

MIS wykorzystuje przede wszystkim TPS lub bazy danych jako źródło informacji wejściowych. Zatem MIS skupia się na środowisku wewnętrznym. Ponieważ rola informacji wewnętrznych w podejmowaniu decyzji menedżerskich jest ograniczona, MIS ma tylko ograniczone zastosowania w procesie zarządzania. Rysunek 10.1 ilustruje takie aplikacje:

d) Decyzje strukturalne:

Ponieważ MIS to informacja wewnętrzna, brakuje w nim zaawansowanych narzędzi analizy danych i jako taka jest użyteczna głównie w przypadku decyzji strukturalnych w przewidywalnych sytuacjach decyzyjnych.

Ograniczenia MIS:

Wiele wcześniejszych MIS nie posiadało funkcji raportów wyjątków, kluczowych raportów wskaźników i raportów na wezwanie. Inną powszechną słabością MIS jest brak dostępności raportów ukierunkowanych na decyzje. Na przykład kierownik potrzebuje raportu, który oferuje kompletne informacje dotyczące struktur kosztów decyzji o cenach, a nie tylko szacunkowe koszty stałe i zmienne.

Ze względu na predefiniowaną okresowość raportów MIS możliwe jest, że informacje docierają do kierownika dość późno, a czasem za późno.

Raporty MIS służą jednak informowaniu menedżerów o wydarzeniach w przedsiębiorstwie, nie są jednak nastawione na analizę sytuacji pod względem określania przyczyn niepożądanych sytuacji lub opracowywania i oceny alternatywnych kierunków działań.

Inną, powszechną skargą kierowników jest to, że MIS generalnie reagują dość wolno na dynamikę sytuacji rynkowej, a tym samym pomagają bardziej w przeprowadzaniu sekcji zwłok niż ostrzeżeniu w momencie, gdy coś idzie źle.

Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa:

Ponieważ MIS tradycyjnie opiera się na danych wejściowych z systemów przetwarzania transakcji, mają one kontynuację budowania wokół różnych typów transakcji. W związku z tym struktury organizacyjne mają istotny wpływ na projektowanie MIS. Informacje w ramach MIS są dostarczane w formie raportów, które byłyby wymagane w przypadku różnych działów.

Moduły MIS byłyby na ogół zgodne z typami działów wchodzących w skład struktury organizacyjnej. Rosnące znaczenie elastyczności procesów w reorientacji ich na zmieniające się otoczenie biznesu sprawiło, że system MIS jest mniej istotny. W związku z tym, że inżynieria procesów biznesowych staje się dziś szumną informacją, istnieje potrzeba zmiany całego podejścia do procesów biznesowych. Nowe podejście powinno uwzględniać następujące przesłanki do opracowania systemów informatycznych.

za. Procesy biznesowe mają wpływ na wyniki końcowe.

b. Jednostki organizacyjne czasami stają się przeszkodami w przepływie informacji. Komunikacja między działami jest pierwszą ofiarą rosnącej liczby organizacji.

do. Komunikacja odgrywa ważną rolę w zapewnianiu elastyczności w przedsiębiorstwie. Szybkość przepływu informacji ma kluczowe znaczenie dla lepszego wykorzystania zasobów.

re. Integracja różnych funkcji biznesowych, takich jak produkcja, marketing i finanse, może pomóc w redukcji kosztów i zorientowaniu na klienta procesów biznesowych.

Wraz z rozwojem technologii sieci pojawił się nowy rodzaj systemu informacyjnego o nazwie System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). System ERP integruje wszystkie procesy organizacji z zadowoleniem klienta i planuje zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa.

Rozwiązania te pomagają skoncentrować się na zdolnościach produkcyjnych, zarządzaniu logistyką i opracowywaniu finansowych konsekwencji każdej decyzji, a nie tylko kosztów obliczeniowych.

Podstawową filozofią systemów ERP jest to, że procesy biznesowe mają być integrowane na wszystkich poziomach, traktując wszystkie zasoby przedsiębiorstwa jako wspólny zasób, przeznaczony przede wszystkim do zaspokajania zmieniających się potrzeb klientów.

Uznając, że potrzeby klientów ciągle się zmieniają, systemy ERP oferują możliwości dostosowania się do zmieniających się potrzeb przy lepszej szybkości reakcji.

Struktura systemu ERP:

Aby zrozumieć, w jaki sposób osiąga się integrację różnych funkcji, a czas reakcji zmniejsza się dzięki lepszej komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa; spójrzmy na schemat typowego systemu ERP (ryc. 10.2). Jak można zauważyć, cały proces rozpoczyna się od poszukiwania sprzedaży i po pomyślnym przejściu procesu obsługi zamówienia sprzedaży.

Przetwarzanie zlecenia klienta jest bezpośrednio powiązane z systemem inwentaryzacji, utrzymaniem zlecenia pracy i modułami należności, integrując w ten sposób funkcję marketingową z produkcją i finansami.

Istnieje integracja wszystkich działań, takich jak kontrola hali produkcyjnej, planowanie produkcji, planowanie produkcji, pozyskiwanie danych wejściowych i śledzenie zapasów wraz z działaniami sprzedażowymi. Planowanie zasobów produkcyjnych (MRP) jest powiązane z działaniami sprzedażowymi za pośrednictwem systemu inwentaryzacji.

Integracja procesów biznesowych poprawia szybkość dostosowywania się do zmian sytuacji rynkowej. Produkcja odbywa się zgodnie z otrzymanym zleceniem sprzedaży oraz w świetle dostępnych zapasów. Odwrotny może się zdarzyć przy braku systemów ERP.

Wyższy stopień integracji może również pomóc w zmniejszeniu poziomu zapasów, a podejście "Just in Time" może być z powodzeniem stosowane w celu obniżenia poziomu zapasów do optymalnego bez poświęcania wydajności produkcji lub zadowolenia klienta.

Systemy ERP mogą być również bardzo skuteczne w nawiązywaniu powiązań między klientem i każdym pracownikiem firmy po jednej stronie a dostawcami firmy po drugiej stronie, co prowadzi do lepszego zrozumienia problemów i poprawy wzajemnych relacji. Problemy klientów i skargi mogą być rozpatrywane szybko.

Zalety systemów ERP:

Systemy ERP stają się ważnym elementem strategii IT przedsiębiorstw. Spora liczba indyjskich firm również wybrała system ERP "z uwagi na potencjalne korzyści z nich płynące.

Niektóre z głównych zalet systemów ERP są następujące:

a) Koncentracja na procesach:

Systemy ERP to systemy zorientowane na procesy biznesowe. Koncentrują się na działaniach procesów biznesowych. W rezultacie cele biznesowe są jasno wyartykułowane. Systemy ERP umożliwiają przedsiębiorstwom skupienie się na potrzebach klientów.

b) Elastyczność:

Systemy ERP zwiększają elastyczność procesów biznesowych poprzez automatyzację samego procesu, a nie automatyzację niektórych funkcji w procesie. Ponieważ większość ważnych procesów jest zautomatyzowana, istnieje większa elastyczność w korzystaniu z zasobów przedsiębiorstwa na różne sposoby i do różnych celów.

Na przykład wprowadzenie nowego opakowania o mniejszym rozmiarze do oleju spożywczego wymagałoby nie tylko zmian w produkcji, ale również w procesach fakturowania, wysyłki i marketingu. Wymagane zmiany są wykonywane szybko za pomocą systemu ERP, ponieważ wszystkie te procesy są zautomatyzowane i zintegrowane ze sobą. W rzeczywistości, w popularnym pakiecie ERP firmy SAP, istnieje ponad 700 procesów, które są zautomatyzowane i zintegrowane ze sobą.

c) Skrócony czas cyklu:

Systemy ERP integrują różne procesy za pomocą zaawansowanych łączy komunikacyjnych. Przekazywanie informacji pomiędzy procesami odbywa się prawie automatycznie i natychmiastowo.

Skraca to czas cyklu w procesie. W procesach takich jak zarządzanie zapasami, realizacja dłużników, fakturowanie klientów, wysyłka itd. Niewielkie skrócenie czasu cyklu ma znaczny wpływ na koszty operacji. Hindustan Lever Limited połączył swoje 55 oddziałów w całym kraju z dystrybutorami, którzy codziennie uzupełniają zapasy, znacznie zmniejszając poziom zapasów.

d) Lepsza komunikacja:

Jedną z głównych zalet systemu ERP jest ustanowienie ogólnounijnego planu komunikacji. W rezultacie mniejszy jest opór wobec proponowanych zmian ze względu na łatwy dostęp do informacji dotyczących nakazów zmian.

Krytyczne czynniki sukcesu w implementacji systemu ERP:

Systemy ERP są drogimi rozwiązaniami i wymagają dużo czasu i pieniędzy na wdrożenie. Systemy te wpływają na prawie wszystkie codzienne operacje w przedsiębiorstwie, a wdrożenie jest trudnym zadaniem wymagającym ostrożnego podejścia.

Niektóre z krytycznych czynników sukcesu w implementacji systemu ERP to:

a) Dyscyplina:

Integracja i automatyzacja procesów zakłada wysoki poziom dyscypliny ze strony osób zaangażowanych w te procesy. Ponieważ systemy ERP obejmują zarówno integrację, jak i automatyzację procesów, oczekuje się wysokiego stopnia dyscypliny w organizacji wdrażającej. Na przykład SAP (pakiet oprogramowania ERP) wykorzystuje metodę FIFO (First-In-First-Out) do przenoszenia i wyceny zapasów.

W jednej z firm wykorzystujących SAP, operator wózka widłowego pozostawił materiały w pierwszym pustym pojemniku, który zobaczył, zamiast umieszczać je w pojemnikach, które najpierw stały się puste. Po jakimś czasie sugestie dotyczące pobierania materiałów z pojemnika określonego przez SAP nie mogły zostać zaimplementowane, ponieważ wciąż były puste.

Z drugiej strony, pojemniki, które miały być wypełnione materiałami były już pełne, co spowodowało chaos w procesie przenoszenia materiału. Dlatego przestrzeganie procedur odgrywa ważną rolę w sukcesie systemu ERP.

b) Zmiana kultury pracy:

Chęć ponownego zaprojektowania procesów i dzielenie się informacjami jako przyzwyczajeniem to dwa podstawowe wymagania kultury pracy w przedsiębiorstwach wdrażających ERP. W związku z tym "blues implementacyjny" są mniej poważne w przedsiębiorstwach, które mają korzystną kulturę pracy.

c) Najważniejsze wsparcie zarządzania:

Wdrożenie systemu ERP wymaga wsparcia najwyższego kierownictwa i współpracy wszystkich członków grup roboczych zaangażowanych w proces.

Obecnie systemy ERP oferowane w Indiach przez różnych dostawców są dość drogie i zaprojektowane w świetle środowisk bardziej istotnych dla rynków rozwiniętych. Być może lokalni sprzedawcy będą bardziej przydatni dla indyjskich firm, a niestandardowe rozwiązania będą musiały zostać opracowane moduł po module, aby być zintegrowane jeden po drugim. Kolejny problem z dzisiejszym systemem ERP polega na tym, że koncentrują się one przede wszystkim na operacjach, a nie na planowaniu zasobów.