Petty Cash Book: znaczenie, system zaliczania i jego zalety

Znaczenie drobnej książeczki gotówkowej:

Drobny oznacza mały. W dużych firmach wszystkie płatności są dokonywane za pomocą czeków, a wszystkie rachunki są bankowością. Istnieje wiele drobnych płatności z tytułu wydatków, takich jak materiały piśmienne, cartage, wynajem lodówki, napoje dla gości itp., Które nie mogą być opłacane za pomocą czeków.

Co więcej, główny kasjer będzie nadmiernie obciążony, jeśli dokona tak małych, jak i częstych płatności. Aby uniknąć tej niedogodności, takie pozycje wydatków często są usuwane do osobnej książki, znanej jako Petty Cash Book, która jest utrzymywana przez Petty Cashiera. Petty Cashier to osoba, która prowadzi księgę drobnych pieniędzy. Drobne książeczki gotówkowe są utrzymywane w formie kolumnowej.

W tej książce osobne kolumny są dostępne dla zwykłych wydatków. Mały kasjer dokonuje szczegółowej analizy drobnych płatności i zapisów pod odpowiednimi głowami, tj. W kolumnie. Drobna książeczka gotówkowa jest podobna do książeczki gotówkowej.

Kwoty otrzymane przez Petty Cashier od głównego Kasjera są obciążane w książeczce pieniężnej, a wszystkie drobne płatności są uznawane. Okresowa suma każdej kolumny jest księgowana na odpowiednim rachunku nominalnym w księdze głównej.

Książkę można uznać za książkę oryginalnego wpisu lub książki memoriałowej. Jeśli traktowane jest jako część podwójnego wpisu, nie jest wymagane osobne konto pieniężne. Gdy drobna kasjerka potrzebuje dodatkowej gotówki, on tworzy drobny bankomat i przedstawia go Głównemu Kasjerowi, który weryfikuje rachunki i przekazuje dalszą kwotę.

System zaliczania drobnych książek gotówkowych:

W ramach tego systemu runda pieniężna oszacowana jako niezbędna dla ewentualnych potrzeb firmy w celu pokrycia drobnych wydatków za tydzień lub dwa tygodnie jest przekazywana do Petty Cashier. Pod koniec ustalonego okresu lub wcześniej, kiedy drobna kasjerka potrzebuje dodatkowej gotówki, składa drobną książeczkę gotówkową wraz z kuponami.

Główny Kasjer analizuje książkę kasową za pomocą kuponów. Następnie główny kasjer daje pieniądze / czek na dokładną kwotę, którą faktycznie wydał w tym okresie. W ten sposób zaczyna on na następny okres z tą samą kwotą co poprzednio. Oznacza to, że Petty Cashier będzie miał ponownie stałą kwotę na początku następnego okresu.

System ten jest znany jako System Zaliczek Książeczki Gotówkowej. Na przykład firma szacuje, że do spełnienia niewielkich wydatków w firmie przez jeden tydzień wymagana jest kwota 500 Rs. Kwota ta jest przekazywana do Petty Cashier. W tygodniu lub wcześniej, Petty Cashier wydał 480 Rs i potrzebuje więcej gotówki.

Dlatego Petty Cashier uzupełnia zapisy i przekazuje drobną książkę gotówkową wraz z bonami do Chief Cashiera, który sprawdza wpisy. Następnie Główny Kasjer daje czek na dokładną kwotę, którą wydał, tj. Rs 480. Ta suma, tj. Rs 480 plus niewydana równowaga tj. Rs 20 przywróci mu pierwotną sumę, z którą zaczął na początku ostatniego okres tj. R 500.

Zalety systemu zakładania drobnych książek gotówkowych:

1. Odciąża księgę kasową i głównego kasjera od obowiązku rejestrowania drobnych i częstych płatności.

2. Prowizja za oszustwo zostaje zmniejszona, ponieważ Główny Kasjer weryfikuje drobną książeczkę gotówkową wraz z kuponami, a Kasjer jest bardziej odpowiedzialny.

3. Ta metoda jest bardzo naukowa i oszczędza pracę. Całkowite wydatki w ramach każdej kolumny można z łatwością ustalić, a jedynie księgowe sumy z każdej kolumny muszą być księgowane w księdze głównej.

Ilustracja:

Pan Mohan utrzymuje Książkową Książkę Gotówkową w systemie dotacji. Kwota zaliczki wynosi 700 RZ. Poniższe informacje pokazują, w jaki sposób jego książeczka gotówkowa pojawi się w tygodniu zakończonym 18 grudnia.