Zakup zasady i procedury

Zakup zasady i procedura!

Zasady zakupu i procedura:

Najważniejszą czynnością związaną z zarządzaniem materiałami jest polityka zakupowa organizacji. Dostępne są różne systemy do zakupu. System, który należy przyjąć, zależy od wielu czynników, a mianowicie od popytu, podaży, ceny, sprzedawcy, rodzaju materiału, wzoru konsumpcji, konfiguracji organizacyjnej, poprzednich precedensów, procedur, decyzji, części zamiennych i towarów sezonowych itp.

Dawniej, a nawet teraz w niektórych częściach świata, system barterowy jest powszechny w dokonywaniu zakupów, tj. Towarów wymieniających towary. We współczesnym świecie system ten jest odrzucany, a pieniądze odgrywają dominującą rolę. Zostało zaakceptowane jako najbardziej odpowiedni środek wymiany. Zakupy mogą być dokonywane na zasadzie kasowej.

Materiały można również nabywać na zasadzie kredytu. Dobrze zorganizowana procedura zakupowa może być stosowana przez każdą organizację przy dokonywaniu zakupów. Każdy system i procedura zakupu ma swoje własne zalety i ograniczenia. System powinien być taki, który odpowiada wymaganiom organizacji.

Celem polityki zakupu powinien być zakup wymaganego materiału w odpowiedniej ilości z właściwego źródła we właściwym czasie i cenie, w celu uzyskania maksymalnej korzyści z kwoty zainwestowanej w zakup.

Duże organizacje mają dobrze opracowaną pisemną politykę zakupów, a system podlega audytowi.

Zakupy gotówkowe:

Idealna polityka zakupu ma na celu dokonywanie zakupów gotówkowych. Głównym powodem zakupu takich produktów jest pilna potrzeba organizacji. Sugeruje się grupowanie przedmiotów, które mają być zakupione na zasadzie gotówki, z różnych sekcji, które należy zakupić podczas jednej wizyty na rynku.

To znacznie zmniejsza koszt zamawiania. Normalną praktyką stosowaną przez większość organizacji przy zakupie niektórych przedmiotów jest zaproszenie trzech pisemnych lub ustnych cytatów. Najniższa oferta przynosi zamówienie.

Zamówienia telefoniczne są pomocne w znacznym obniżeniu kosztów zakupu. Lista przedmiotów kupowanych często z rynku na bazie gotówki jest przygotowywana z góry przez kierownika zakupu.

Porządek zakupów jest również przestrzegany przez wiele organizacji. W ramach tego systemu kwota odsetek jest przyznawana różnym szefom departamentów za zakup różnych przedmiotów dla ich odpowiednich działów. Kwota podlega ograniczeniu na rok.

Przetargowy system zakupów:

System ten jest stosowany w celu pozyskiwania materiałów w najbardziej konkurencyjnych i rozsądnych cenach. Eliminuje to również szanse na niesłuszną przychylność niektórych dostawców. Daje to szansę różnym dostawcom i łamie monopol jednego lub dwóch dostawców. Zapieczętowane oferty są zapraszane od różnych dostawców, a zleceniodawcy jest ten, który oferuje żądaną jakość materiałów po najniższej cenie.

Metoda ta jest stosowana przez różne przedsiębiorstwa sektora prywatnego i publicznego w celu zakupu przedmiotów, których wartości są bardzo wysokie. Główną wadą tej metody jest to, że czas realizacji zamówień jest dłuższy w porównaniu z innymi systemami.

Zwykle w ramach tej metody stosowane są trzy rodzaje ofert, a mianowicie; przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony i oferta pojedyncza. W systemie otwartym przetargowym ogłoszenia są zamieszczane w gazetach, w różnych renomowanych czasopismach branżowych. Po otrzymaniu wniosków oferenci otrzymują formularze ofertowe.

Formularz ofertowy jest ważnym dokumentem zawierającym różne kolumny wymagające informacji od potencjalnych dostawców. Informacje dotyczą najgorętszych pieniędzy do zdeponowania, warunków dostawy itp.

Dostawcy otrzymują wystarczającą ilość czasu, aby podać oferty do określonego czasu, otrzymają oferty i w ustalonym terminie otwarte zostają oferty. Zamówienie jest przekazywane dostawcy, który oferuje najniższą cenę.

Istotną wadą otwartego przetargu jest notowanie nieodpowiedzialnego oferenta. Czasami najniższa cena jest podawana przez takiego oferenta nawet poniżej kosztów materiałowych. Aby kategorycznie odrzucić taki przetarg, należy wyznaczyć odpowiednie powody techniczne i inne oraz uzyskać podpisy wszystkich członków komisji przetargowej.

Ograniczone oferty obejmują składanie zamówień u dostawców o prawdziwej reputacji. Ograniczone oferty są zapraszane od zarejestrowanych i innych znanych dostawców. Czas realizacji jest znacznie ograniczony w ramach ograniczonego systemu przetargowego.

System jest zwykle podejmowany, gdy wartość oferty nie jest bardzo wysoka. W przypadku przedmiotów zastrzeżonych, pojedynczego źródła i pozycji monopolistycznych przyjmuje się ofertę z jednego źródła. Zakupy od siostrzanych koncernów, zamówienia edukacyjne lub od zagranicznych współpracowników, jako kwestia polityki, są wyłączone z koncepcji jednego przetargu.

Stawka procentowa i bieganie:

Niektóre scentralizowane agencje, takie jak DGS i D (Dyrekcja Generalna ds. Zaopatrzenia i Dostaw) zawierają umowę z dostawcami w sprawie stawek obowiązujących dla towarów przez określony czas. W umowach stawek tylko stawki są stałe. W umowach bieżących możliwa jest również zmiana wielkości odchyleń do 25%.

Centralne agencje zbierają informacje od różnych składników (oddziałów) o potrzebach kupujących i zawierają umowę z prawdopodobnymi dostawcami, przystępując do przetargu.

System ten jest wykonywany, gdy wymagane ilości są wyższe, a wprowadzone stawki są konkurencyjne. Można tu przytoczyć inny przykład Centralnej Nowej Agencji, Delhi. Agencja organizuje dla kupujących różne rodzaje czasopism, książek i czasopism oraz działa w tym systemie zakupów.

Duże domy biznesowe, z kilkoma oddziałami rozrzuconymi na całym obszarze w różnych obszarach, mogą stosować ten system. Powszechną praktyką stosowaną przez różnych dostawców jest reklamowanie umów dotyczących stawek z Dyrekcją Generalną Dostawców i Unieszkodliwiania w celu zwiększenia wielkości sprzedaży.

Kontrakty podrzędne:

W przypadku przerywanego rodzaju przemysłu zwykle stosuje się ten system zakupów. Niektóre komponenty i podzespoły pochodzą od podwykonawców specjalizujących się w wytwarzaniu tych elementów. Decyzja o zakupie komponentów od podwykonawców zależy od wielu czynników, mianowicie .; koszty produkcji, dostępność technologii i korzyści specjalizacji itp.

Główną zaletą podwykonawstwa jest to, że podwykonawca specjalizuje się w linii, a jego koszty ogólne są mniejsze, a praca może być rozpoczęta z ograniczonymi finansami i na małą skalę. Jest on w stanie dostarczyć zespoły i inne komponenty lub akcesoria w niższej cenie. Zdecydowanie korzystne dla zakładu jest kupowanie komponentów od podwykonawców, a nie ich produkcja.

Przy wyborze podwykonawcy należy pamiętać o tym, czy podwykonawca jest w stanie dotrzymać harmonogramu dostaw i utrzymać wymaganą jakość komponentów. W najlepszym interesie organizacji byłoby śledzenie podwykonawców w celu zapewnienia terminowej dostawy i przestrzegania zobowiązań.