Funkcja zakupów

W tym artykule przedstawiono szeroki przegląd funkcji zakupów w zakresie zarządzania materiałami.

Funkcja zakupu:

Funkcja zakupów była częścią funkcji produkcyjnej i cieszyła się bardzo niewielkim statusem w organizacji.

Jednak w ciągu ostatnich kilku dziesięcioleci działalność zakupowa zyskała na znaczeniu dzięki uznaniu wkładu, jaki wnosi ona w sukces każdego przedsiębiorstwa i obecnie jest uznawana za oddzielną funkcję.

1. Interesujące jest to, że ogromny wpływ na efektywność zakupów (lub zamówienia, jak się często nazywa) ma na koszt organizacji. Dzięki racjonalnemu zakupowi dział zakupów może natychmiast wygenerować zysk.

Ogromna odpowiedzialność spoczywająca na podmiotach związanych z zakupami jest zatem wyraźnie widoczna. Stało się tak ze względu na rosnącą liczbę organizacji, rosnącą złożoność materiałów i komponentów oraz ekstremalną konkurencję na współczesnym rynku.

2. Funkcja zakupów różni się od większości innych tym, że osoby wykonujące tę pracę są w znacznym stopniu związane z własną branżą. Istnieje jednak wiele działań w ramach funkcji zakupów, które są wspólne dla wielu branż i innych rodzajów przedsiębiorstw.

Wspólne czynności związane z zakupami:

Działania wspólne dla większości branż to:

(a) Wszyscy nabywcy muszą mieć szeroką wiedzę o rynkach, z których muszą dokonywać zakupów, niezależnie od tego, czy są to surowce, wyprodukowane komponenty, czy też handel hurtowy i detaliczny wyrobów gotowych. Wiedza będzie poszerzać się o to, jak dostawcy działają w odniesieniu do niezawodności i wydajności dostaw.

(b) W większości branż produkcyjnych kupujący będą musieli ściśle współpracować z działem produkcji, aby ustalić ich dokładne wymagania. W sprzedaży detalicznej nabywca odgrywa kluczową rolę w sukcesie przedsięwzięcia, ponieważ musi uważnie obserwować zachowanie konsumenta i oceniać jego gust i popyt.

(c) Chociaż kontrola zapasów może, ale nie musi być bezpośrednią odpowiedzialnością urzędnika ds. zakupów, jest on przede wszystkim odpowiedzialny za zapewnienie dostępności wystarczających dostaw materiałów lub komponentów w celu utrzymania ciągłości produkcji lub sprzedaży. Kupujący może to zrobić na podstawie umów z dostawcami w celu zapewnienia regularnych dostaw lub budowania zapasów do wykorzystania w razie potrzeby.

Ta pierwsza utrzymuje minimum kapitału w magazynie, ale zawsze istnieje ryzyko, że dostawcy nie będą dotrzymywać zobowiązań. Dostawcy z kolei starają się zapewnić, że materiały lub komponenty są łatwo dostępne.

(d) W większości organizacji dział zakupów jest odpowiedzialny za negocjowanie cen zakupu i warunków kredytu.

(e) Kupujący jest również generalnie odpowiedzialny za zapewnienie, że towary zamówione i zafakturowane są rzeczywiście otrzymane oraz że podana cena jest ceną podaną. Aby zminimalizować ryzyko, konieczne kontrole przeprowadzają osoby, które nie są bezpośrednio zaangażowane w składanie zamówień.

(f) Zakup będzie stale monitorował oczekiwane dostawy, aby zapewnić, że dostawcy spełniają swoje zobowiązania dotyczące jakości i terminów dostaw.

(g) Zakup będzie nieustannie badał rynek

(i) Poszukiwanie lepszych produktów, cen, warunków lub dostaw;

(ii) Aby znaleźć alternatywnych dostawców w celu zapewnienia ciągłości dostaw w przypadku, gdy główne źródło nagle zawiedzie z jakiegokolwiek powodu.

Kupowanie relacji z innymi funkcjami:

1. Dział zakupów prawdopodobnie ma bezpośrednie relacje z bardziej funkcjonalnymi działami w całej organizacji niż jakikolwiek inny pojedynczy dział.

2. Główny związek w produkcji i podobnych przedsiębiorstwach przemysłowych ma trzy aspekty inżynierii produkcji, planowania produkcji i kontroli produkcji. Służy inżynierii produkcji, doradzając w zakresie dostępności i kosztów sprzętu i materiałów.

Dział zakupów, poprzez ciągłe badanie wszystkich odpowiednich źródeł zaopatrzenia, ma szeroką wiedzę i doświadczenie, z którymi może doradzać w tych ważnych sprawach. Podobna usługa jest świadczona na potrzeby planowania produkcji, gdzie informacje dotyczące dostępności i ciągłości dostaw są niezbędne, jeżeli produkcja ma być skutecznie planowana.

Podobnie, kontrola produkcji korzysta z działań działu zakupów, ponieważ dział ten zajmuje się monitorowaniem wydajności dostaw dostawców i wyszukiwaniem alternatywnych źródeł dostaw, jeśli wystąpią opóźnienia lub awarie głównych źródeł dostaw lub mogą wystąpić w najbliższej przyszłości.

3. Dział zakupów ma również bezpośredni związek z funkcją marketingową. Dzieje się tak dlatego, że uwagi i skargi klientów, zwłaszcza w odniesieniu do jakości materiału, mają bezpośredni wpływ na to, co jest kupowane, a czasami, gdzie.

4. Zakupy również mają wiele wspólnego z finansami: dział zakupów jest głównym spedytorem w każdej organizacji. Jego związek z działem księgowości jest więc oczywisty. Warunki kredytowania w odniesieniu do czasów płatności i rabatów gotówkowych są równie ważne, jak faktyczne ceny zakupu.

Ponownie, właściwy harmonogram zakupów może mieć pozytywny wpływ na kapitał obrotowy. Jeśli, na przykład, warunki kredytu są przeznaczone na przekaz pieniężny na koniec miesiąca następującego po dostawie, zamówienia na dostawę w pierwszym tygodniu miesiąca pozwalają na dwumiesięczny kredyt przed terminem płatności.

Wiele takich urządzeń jest również wykorzystywanych przez dział zakupów do korzystania z finansowego aspektu organizacji, bardzo często, na przykład kupujący może być w stanie osiągnąć dobry układ dla organizacji, a skuteczny specjalista ds. Zakupów to osoba, która jest zawsze czujna i jest w stanie skorzystać z tak korzystnych ofert.

Z drugiej strony, ostrożność musi zawsze mieć pierwszeństwo w tym względzie, ponieważ koszty magazynowania mogą łatwo zaabsorbować oszczędności uzyskane dzięki korzystnym cenom.

Polityka zakupów:

Podobnie jak w przypadku innych funkcji, należy ustanowić jasną politykę dotyczącą zakupów. Jest to oczywiście ostateczna odpowiedzialność najwyższego kierownictwa, ale urzędnik ds. Zakupów będzie miał wiele porad, które można udzielić w tej sprawie:

1. Być może pierwszą pozycją polityki zakupu, którą należy wziąć pod uwagę, będzie poziom zapasów, które mają być przewożone. Normalny wzór dostaw przez dostawców może to określić. Jeżeli dostawy są na ogół stałe, można polegać na ciągłym odbiór zamówionych towarów, ale jeśli są one błędne, może być bardziej rozważne ustanowienie zapasów w celu zapewnienia regularnego wkładu w produkcję.

Koszty związane z przechowywaniem sklepów, rabaty ilościowe, ewentualne skutki finansowe przestojów produkcyjnych oraz podatność na pogorszenie jakości i kradzieże będą miały znaczenie dla podjęcia tej decyzji.

2. Po drugie, niektóre surowce podlegają dużym wahaniom cen. Zatem racjonalne i opłacalne może być kupowanie dużych ilości, gdy staną się one dostępne po niskich cenach. W tym celu są dwie korzyści. Po pierwsze, dział produkcji zyskuje korzyść z tanich produktów, co doprowadzi do niższych cen sprzedaży.

Da to produktom końcowym konkurencyjną przewagę cenową. Alternatywnie, niższy koszt może dawać większe zyski, jeśli istnieje rynek dla produktu firmy. Po drugie, gdy ceny surowców rosną, organizacja może być w stanie zbyć swoje nadwyżki zapasów z zyskiem, a tym samym zyskać tylko poprzez utrzymywanie zapasów.

3. Po trzecie, czy zawiera umowy krótkoterminowe lub długoterminowe na zakup materiałów, które mają być częścią polityki zakupu, czy też polityka, która ma wejść na rynek, kiedy materiały rzeczywiście są potrzebne? Kiedy ceny ogólnie rosną, lub gdy dostawy są trudne lub niepewne, taka praktyka jest atrakcyjna.

Z drugiej strony zobowiązanie wobec jednego dostawcy po ustalonych cenach może być szkodliwe, jeśli ceny nagle spadną lub dostawy z kontrahenta zawiodą z jakiegoś powodu.

Cele efektywnego zakupu:

Cele efektywnego zakupu można określić w "siedmiu prawach", które można wyrazić, aby kupić:

za. PRAWE towary

b. w dobrej cenie

do. w PRAWIEJ ilości

re. PRAWEJ jakości

mi. we właściwym czasie

fa. dostarczone do prawego miejsca

sol. na PRAWO

Te siedem aspektów efektywnego zakupu - są oczywiste i wchodzą we wszystkie operacje związane z zakupami.

Kontrola zapasów:

1. Kwestia, czy zapasy materiałów i komponentów powinny leżeć w gestii działu zakupów, nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Niektóre przedsiębiorstwa mają takie zapasy pod kontrolą produkcji, ponieważ fizyczna dostępność tych elementów jest częścią funkcji produkcyjnej.

Inni mówią, że ponieważ dział zakupów jest odpowiedzialny za zamówienia, to ten dział jest odpowiedzialny za kontrolę i rozliczanie zapasów. Wiele innych osób uważa, że ​​przechowywanie i kontrola zapasów powinny być działem odrębnym od jednego, zwłaszcza że wartość finansowa posiadanych zapasów jest zwykle bardzo duża.

2. Te trzy punkty widzenia są rzeczywiście istotne tylko w przypadku, gdy operacje są prowadzone na jednej stronie lub na bardzo niewielkiej liczbie pobliskich lokalizacji i dotyczą głównie działalności produkcyjnej. Inne branże i działania, takie jak budownictwo, w którym przeprowadza się operacje na stronach, odpowiadają na pytanie. Na przykład na każdym placu budowy iw każdym miejscu inżynierii lądowej konieczne jest posiadanie odpowiednich materiałów i komponentów pod bezpośrednią kontrolą kierownika budowy (bez względu na to, jak się nazywa).

3. Głównymi celami utrzymywania zapasów i kontroli zapasów jest zapewnienie odpowiedniego przepływu materiałów i komponentów wymaganych do działalności organizacji, utrzymywanie zapasów minimalnych proporcjonalnych do wymogów operacyjnych w celu zapewnienia dobrej kondycji fizycznej i bezpieczeństwa utrzymywanych zapasów oraz zmniejszenie możliwości oszustwa i kradzieży w jak największym stopniu.

Procedury wymagane do realizacji tych celów będą się różnić w zależności od rodzaju posiadanych sklepów, ich fizycznej dyspozycji i stawek użytkowania.

4. Na koniec wydaje się, że nie ma wspólnego użycia słów (-ów) i magazynów i są one używane w tym samym znaczeniu przez większość czasu.