Proces oceny wydajności: 6 głównych kroków
Ten artykuł rzuca światło na sześć głównych etapów procesu oceny wyników. Kroki są następujące: 1. Ustalanie standardów 2. Ustalanie celów 3. Pomiar wydajności 4. Porównanie 5. Dyskusja 6. Działania korygujące.
Proces oceny wydajności Etap # 1. Ustalanie standardów:
Proces oceny wyników (przedstawiony w tabeli poniżej) rozpoczyna się od ustanowienia standardów wydajności zgodnie ze strategicznymi celami organizacji.
Proces oceny wydajności Etap # 2. Ustawienie celu:
Drugi krok w ocenie wydajności wspólnie wyznacza mierzalne cele.
Powinny one ewoluować poza strategicznym kierunkiem działania firmy, a dokładniej, z analizą pracy i opisem pracy. Te standardy wydajności powinny być również jasne i obiektywne, aby można je było zrozumieć i zmierzyć.
Oczekiwania, że menedżer ma pod względem wydajności pracy przez swoich pracowników muszą być wystarczająco jasne, aby mógł on w niedalekiej przyszłości przekazać te oczekiwania swoim pracownikom, wzajemnie zgodzić się na konkretne wyniki pracy i środki i oceniać ich skuteczność w stosunku do ustalonych standardów.
Kroki w procesie oceny wydajności:
a) Dział personalny ustala standardy wydajności pracowników.
b) Menedżerowie i pracownicy wspólnie wyznaczają mierzalne cele.
c) Podejmowane są próby mierzenia rzeczywistej wydajności za pomocą różnych metod.
d) Rzeczywiste wyniki są porównywane ze standardami.
e) Ocena jest omawiana z pracownikiem.
f) W razie potrzeby podejmowane są działania naprawcze.
Po ustanowieniu standardów wydajności konieczne jest przekazanie tych oczekiwań. Komunikacja jest dwukierunkową ulicą: zwykłe przekazywanie informacji od kierownika do pracownika w odniesieniu do oczekiwań nie jest komunikacją.
Proces oceny wydajności Etap # 3. Pomiar wydajności:
Trzecim krokiem w procesie oceny jest pomiar wydajności. Aby określić rzeczywistą wydajność, konieczne jest uzyskanie informacji na jej temat. Kierownik personalny powinien być zainteresowany tym, jak mierzy i mierzy.
Proces oceny wyników Krok # 4. Porównanie:
Czwartym krokiem w procesie oceny jest porównanie rzeczywistej wydajności z normami. Na tym etapie kierownik personelu odnotowuje odchylenie między standardową wydajnością a faktyczną wydajnością, tak aby mógł przejść do piątego etapu w procesie dyskusji na temat oceny z pracownikiem.
Proces oceny wyników Krok # 5. Dyskusja:
W rzeczywistości omówienie oceny z pracownikiem jest kolejnym krokiem w procesie oceny wydajności. Taka dyskusja może mieć zarówno negatywną jak i pozytywną motywacyjną konsekwencję, ponieważ ocenianie wydajności może dotknąć jednej z najbardziej emocjonalnie naładowanych czynności oceny wkładu i zdolności innej osoby.
Proces oceny wydajności Krok # 6. Działanie korygujące:
Ostatnim krokiem oceny jest wszczęcie działań korygujących w razie potrzeby. Działania korygujące mogą być dwojakiego rodzaju. Jedna jest natychmiastowa i zajmuje się głównie objawami, a druga jest podstawowa i stara się znaleźć przyczyny (słabe wyniki).
Natychmiastowe działanie korygujące jest często określane jako "gaszenie pożarów", podczas gdy podstawowe działanie korygujące dociera do źródła odchyleń i dąży do stałego dostosowania różnicy (patrz rys. 4.7).
Natychmiastowe działanie poprawia coś teraz i przywraca sprawność. Podstawowe czynności naprawcze pytają, jak i dlaczego odchylenie wydajności. W niektórych przypadkach menedżerowie mogą zracjonalizować fakt, że nie mają czasu na podjęcie podstawowych działań naprawczych i dlatego muszą zadowolić się "nieustannym" rozpalaniem ognia.
Dobrzy menedżerowie zdają sobie sprawę, że poświęcenie trochę czasu na przeanalizowanie problemu może zaoszczędzić jutro więcej czasu, gdy problem może się powiększyć. Te kroki można teraz zilustrować przykładem.
Przykład:
Załóżmy, że producent wprowadza nową linię maszyn i dlatego musi ustanowić ramy analizy wydajności dla operatorów maszyn.
Krok 1: Analiza pracy:
Najpierw przeprowadza się analizę pracy w celu określenia składników pracy i ich względnego znaczenia. Dla operatora maszyny te komponenty mogą regulować ustawienia maszyny, tworzyć części i sprawdzać ich jakość. Patrz rys. 4.7.
Krok 2: Ustawianie kryteriów wydajności (standardów):
Kryteria wydajności obejmowałyby wtedy możliwość ustawienia maszyny, produkcji części i inspekcji gotowych produktów. Prawidłowe środki mogą obejmować dokonywanie wyrywkowych kontroli ustawień maszyn, liczenie liczby wyprodukowanych jednostek i przeprowadzanie sporadycznych inspekcji następczych w celu sprawdzenia jakości.
Krok 3: Ustawianie pożądanego poziomu rzeczywistej wydajności:
Ustalenie standardów wydajności wymagałoby ustawienia pożądanych poziomów rzeczywistej wydajności. Dla operatora maszyny mogą to być w 98% dokładne ustawienia maszyny, 40 jednostek produkcji na godzinę i współczynnik akceptacji jakości 93%.
Rzeczywista wydajność jest następnie mierzona i porównywana ze standardem. Wreszcie menedżer przekazuje informacje zwrotne poszczególnym osobom i administruje nagrodami (lub podejmuje wszelkie działania naprawcze).
Analiza wydajności jest łatwiejsza dla niektórych zadań niż dla innych. Na przykład stanowiska menedżerów są bardziej niejednoznaczne niż te dotyczące pracowników operacyjnych. Określanie kryteriów wydajności, ustalanie standardów wydajności i mierzenie rzeczywistych wyników w takich zawodach jest trudniejsze i trudniejsze.
