Sekretarz jako Office Manager: Rola i obowiązki

Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Roli sekretarza jako Office Managera 2. Obowiązkach sekretarza do pracy w biurze jako Office Manager.

Rola Sekretarza jako Office Managera:

Sekretarz organizacji jest przede wszystkim dyrektorem naczelnym i odpowiada za biuro.

Można go nazwać dyrektorem biura, ale w rzeczywistości jest on kimś więcej, z następujących powodów:

(a) Sekretarz ma wyższy status niż zwykły kierownik biura. Kierownik biura nie należy do najwyższej grupy zarządzającej, ale ogólnie jest sekretarzem. Przynajmniej jest obok najwyższej grupy zarządzającej, tj. Rady Dyrektorów w przypadku firmy. Bardzo często jest on przyjmowany w radzie dyrektorów lub funkcję dyrektora jako sekretarz.

W przypadku spółdzielni sekretarz należy do komitetu zarządzającego. W każdym innym związku sekretarz, wybrany spośród członków, zajmuje najwyższe stanowisko administracyjne. Kierownik biura zazwyczaj nadzoruje rutynową pracę, podczas gdy sekretarz kontroluje całą administrację. W tym sensie kierownik biura jest podporządkowany sekretarzowi.

(b) Kierownik biura ma swój autorytet określony warunkami jego powołania. Robi to, co mu kazano. Ale sekretarz, szczególnie sekretarz spółki, ma również swoje uprawnienia wynikające z ustawy.

(d) W niektórych organizacjach powołuje się sekretarza biura, którego funkcje obejmują stanowisko kierownika biura, i działa pod nadzorem i kontrolą sekretarza, który jest dyrektorem naczelnym.

(e) Z natury sekretarz jest dyrektorem naczelnym, ale kierownik biura niekoniecznie jest dyrektorem naczelnym.

(f) Czasami sekretarz wymaga z mocy prawa pewnych specjalnych kwalifikacji, jakie znajdziemy w przypadku sekretarza firmy. Do kierownika biura nie są wymagane takie specjalne kwalifikacje.

(g) Sekretarz pełni funkcję kierownika biura, gdy nie ma oddzielnego kierownika biura, ale kierownik biura nie może pełnić funkcji sekretarza, w szczególności funkcji ustawowych.

Obowiązki sekretarza do biura w roli Office Managera:

Wczesny start:

Obowiązki sekretarza biura mają wczesny start. Ponieważ sekretarz należy do najwyższej grupy zarządzającej, jest on w trakcie ogólnego procesu kształtowania polityki, w tym polityki dotyczącej administracji biurowej. Skład i funkcje biura w dużej mierze zależą od charakteru i zakresu funkcji organizacji.

Sekretarz jest doradcą kierownictwa i generalnie powierza mu się administracyjną część zarządzania jako całość.

W następnym etapie obowiązki będą następujące:

(A) Planowanie i organizowanie:

Planowanie i organizowanie biura, które są funkcjami najwyższej kadry zarządzającej, może zostać powierzone sekretarzowi.

Takie funkcje to:

(1) Podstawowym obowiązkiem sekretarza jest przygotowanie schematu organizacyjnego dla urzędu, określającego różne zajmowane stanowiska i ich poziomy. Jednocześnie należy sfinalizować klasyfikację stanowisk. Liczba pracowników musi zostać przez niego oszacowana, a także decyzja w sprawie polityki rekrutacji. Wraz z Kartą organizacyjną należy również przygotować Podręcznik Biura, jasno określający uprawnienia każdej pozycji i jej funkcji.

Jest to bardzo pomocne, aby uniknąć:

(a) Indetermination and confusion,

(b) Powielanie uprawnień i

Przy planowaniu przychodzi również przygotowanie budżetu na koszt założenia biura, zarówno obecnego, jak i przyszłego.

(2) Sekretarz będzie teraz decydował, jaki system powinien być stosowany w organizacji biurowej - systemie centralizacji lub systemie decentralizacji. Mądre połączenie dwóch systemów będzie idealne.

(3) Następnie pojawia się rozkład biura. Zdecydowanie preferuje się nowoczesny, otwarty typ układu, sekretarz. Wiele zależy od systemu, którego należy przestrzegać, oraz od kształtu i wielkości dostępnego zakwaterowania.

(4) Teraz wyznaczono etap sekretarzowi do założenia i prowadzenia biura. Konieczne jest przeprowadzenie rekrutacji i zakup wszelkiego rodzaju sprzętu pod jego nadzorem i wskazówkami.

(5) Sekretarz podzieli biuro na funkcjonalne działy, obsadzi wydziały i powierzy obowiązki członkom personelu. Odpowiednie uprawnienia wraz z odpowiadającą im odpowiedzialnością zostaną przekazane każdemu członkowi personelu. W razie potrzeby organizowane będą dla nich szkolenia.

(B) Nadzór i kontrola:

Nadzór i kontrola nie są identycznymi warunkami. Nadzór oznacza tylko nadzorowanie tego, czy podwładni wykonują swoje obowiązki, czy nie. Zwykle robi to kierownik biura. Kontrolowanie to większa funkcja.

To powoduje:

(a) Ustalenie standardu wykonania;

(b) Ocena rzeczywistych wyników;

(d) Usunięcie ewentualnych błędów, aby nie zostały powtórzone.

(1) Sekretarz jest czymś więcej niż zwykłym kierownikiem biura, a więc ma zarówno obowiązki do sprawowania nadzoru i kontroli. Gdy nie ma kierownika biura, może on być wspierany przez przełożonych. Może nie mieć kontroli nad kierownikami działów, takimi jak kierownik produkcji, kierownik ds. Marketingu itp., Którzy wykonują główne funkcje i są określani mianem "liniowych". Mogą być pod ogólnym kierownictwem.

Ale ludzie "pracownicy", którzy są szefami usług, tacy jak Kierownik Personalny, Kierownik Finansowy itp., Generalnie znajdują się pod bezpośrednią kontrolą sekretarza. Niezależnie od okoliczności sekretarz musi kontrolować i koordynować różne funkcje urzędnicze związane z ogólnym lub scentralizowanym urzędem.

(2) Musi utrzymywać stałą łączność pomiędzy najwyższym kierownictwem a pozostałymi pracownikami organizacji, a także z rządem i osobami z zewnątrz zainteresowanymi problemem. Musi utrzymywać łączność między organizacją a ogółem społeczeństwa. To on przenosi się z biura.

(3) Musi utrzymywać koordynację między kierownikiem lub głównym biurem a oddziałami lub oddziałami oddziałów, jeśli takie istnieją.

(4) Musi utrzymywać ciągłe dostawy sprzętu biurowego.

(5) Musi składać wszystkie oświadczenia i dokumenty zgodnie z wymogami ustawowymi.

(6) Musi zorganizować wszystkie zebrania wymagane na mocy ustaw lub innych, a także wszystkie niezbędne podczas spotkań. Spotkania mogą się odbywać w biurze lub w innym miejscu.

(7) Musi zastosować swój umysł do poprawy funkcji biurowych poprzez badanie O & M i na własną rękę.

(8) Musi powiadomić najwyższe kierownictwo o funkcjonowaniu biura i złożyć ustne lub pisemne sprawozdania z zaleceniami lub bez nich.

(C) Ogólne:

Czasami, szczególnie w przypadku towarzystwa lub stowarzyszenia, lub małego koncernu, wiele funkcji duchownych jest bezpośrednio obsługiwanych przez samego sekretarza. Zazwyczaj większość listów wychodzących jest przez niego podpisana. W niektórych urzędach praktyka polega na tym, że przychodząca poczta trafi najpierw do sekretarza, który przejrzy dokumenty, zanim zostaną rozdzielone między odpowiednie działy.