Top 8 kroków zaangażowanych w zakup cyklu materiałów

Ten artykuł rzuca światło na osiem głównych etapów związanych z zakupem cyklu materiałów.

Krok 1. Odbieranie i analizowanie zapotrzebowania na zakup:

Zgłoszenia zapotrzebowania rozpoczynają się od działu lub osoby, która będzie ostatecznym użytkownikiem. W środowisku planowania wymagań materiałowych planista wydaje planowane zlecenie, upoważniając dział zakupów do realizacji zamówienia.

Zgłoszenie zapotrzebowania zawiera co najmniej następujące informacje:

za. Tożsamość inicjatora, podpisana zgoda i konto, do którego przypisany jest koszt.

b. Specyfikacja materiałów.

do. Ilość i jednostka miary.

re. Wymagana data i miejsce dostawy.

mi. Wszelkie inne wymagane informacje uzupełniające.

Krok # 2. Wybór dostawców:

Identyfikacja i wybór dostawców to ważne obowiązki działu zakupów. W przypadku przedmiotów rutynowych lub tych, które nie zostały zakupione w przeszłości, przechowywana jest lista zatwierdzonych dostawców. Jeśli przedmiot nie został wcześniej zakupiony lub nie ma akceptowalnego dostawcy, należy przeprowadzić wyszukiwanie.

Jeśli zamówienie ma małą wartość lub dotyczy standardowych produktów, prawdopodobnie można znaleźć dostawcę w katalogu, dzienniku handlowym lub katalogu.

Krok # 3. Żądanie ofert:

W przypadku dużych pozycji zwykle pożądane jest wystawienie zapytania ofertowego. Jest to pisemne zapytanie, które jest wysyłane do wielu dostawców w celu zapewnienia, że ​​otrzymywane są konkurencyjne i wiarygodne oferty. To nie jest zamówienie sprzedaży. Po tym, jak dostawcy wypełnią oferty i zwrócą je kupującemu, oferty są analizowane pod kątem ceny, zgodności ze specyfikacją, warunków sprzedaży, dostawy i warunków płatności.

W przypadku pozycji, w których specyfikacja może być dokładnie napisana, wybór prawdopodobnie dotyczy ceny, dostawy i warunków sprzedaży. W przypadku produktów, których specyfikacja nie może być dokładnie napisana, podane elementy będą się różnić. Oferty muszą być ocenione pod kątem czynników technicznych i ceny. Zazwyczaj zarówno wydział wydawania, jak i zakup biorą udział w podejmowaniu decyzji.

Krok # 4. Ustalenie właściwej ceny:

Jest to obowiązkiem działu zakupów i jest ściśle związane z wyborem dostawców. Dział zakupów jest również odpowiedzialny za negocjacje cen i stara się uzyskać najlepszą cenę od dostawcy.

Krok # 5. Wydanie zamówienia zakupu:

Zamówienie zakupu to legalna oferta zakupu. Po zaakceptowaniu przez dostawcę staje się prawną umową o dostawę towarów zgodnie z warunkami określonymi w umowie zakupu. Zamówienie zakupu jest przygotowywane na podstawie zgłoszenia zapotrzebowania lub ofert i innych wymaganych dodatkowych informacji.

Kopia jest wysyłana do dostawcy; kopie są zachowywane przy zakupie i wysyłane również do innych działów, takich jak księgowość, dział pochodzenia i odbiór.

Krok # 6. Obserwacja i dostawa:

Dostawca jest odpowiedzialny za dostarczenie zamówionych przedmiotów na czas. Dział zakupów jest odpowiedzialny za zapewnienie dostaw na czas. W przypadku wątpliwości, czy terminy dostaw mogą zostać dotrzymane, zakupy muszą rozwiązać problem na czas i podjąć działania naprawcze.

Może to wymagać przyspieszenia transportu, alternatywnych źródeł zaopatrzenia, współpracy z dostawcą w celu rozwiązania problemów lub zmiany harmonogramu produkcji.

Dział zakupów jest również odpowiedzialny za współpracę z dostawcą przy wszelkich zmianach w zakresie wymagań dostawy. Zapotrzebowanie na przedmioty zmienia się z czasem i może być konieczne przyspieszenie niektórych elementów lub przesunięcie dostawy z powrotem na inne. Kupujący musi informować dostawcę o prawdziwych wymaganiach, aby dostawca był w stanie zapewnić to, co chce i kiedy.

Krok # 7. Odbieranie i przyjmowanie towarów:

Po otrzymaniu towarów dział przyjmujący sprawdza towary, aby upewnić się, że zostały wysłane prawidłowe, są w odpowiedniej ilości i list przewozowy dostarczony przez przewoźnika. Odbiorca przyjmuje następnie towary i zapisuje otrzymany raport z informacją o jakiejkolwiek wariancji. Jeśli wymagana jest dalsza kontrola, na przykład przez kontrolę jakości, towary są przesyłane do kontroli jakości lub przechowywane do kontroli.

Jeżeli towar zostanie odebrany jako uszkodzony, dział przyjmujący doradzi działowi zakupów i zatrzyma towar do dalszego działania. Pod warunkiem, że towary są w porządku i nie wymagają dalszej kontroli, zostaną wysłane do działu początkowego lub do inwentarza.

Kopię raportu odbiorczego przesyła się następnie do działu zakupów, odnotowując wszelkie odchylenia lub rozbieżności od zamówienia zakupu. Jeśli zamówienie zostanie uznane za kompletne pod każdym względem, dział przyjmujący zamknie kopię zamówienia i odpowiednio doradzi działowi zakupów.

Jeśli tak nie jest, zamówienie zakupu pozostaje otwarte w oczekiwaniu na zakończenie. Jeżeli towary zostały również sprawdzone przez dział kontroli jakości, również one doradzą działowi zakupów, czy towary zostały przyjęte, czy nie.

8. Zatwierdzenie faktury dostawcy do zapłaty:

Po otrzymaniu faktury dostawcy należy uzgodnić trzy części - zamówienie zakupu, raport odbiorczy i fakturę. Pozycje i ilości powinny być takie same dla wszystkich; ceny i rozszerzenia cen powinny być takie same na zamówieniu i fakturze.

Wszystkie rabaty i warunki pierwotnego zamówienia zakupu należy sprawdzić na fakturze. Zadaniem działu zakupów jest zweryfikowanie ich i rozwiązanie wszelkich różnic. Po zatwierdzeniu faktura jest wysyłana na konta płatne do zapłaty.